Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Comparar tu edición
Los usuarios pueden enviar documentos en Google Drive a través de un proceso formal de aprobación. Los revisores pueden aprobar el documento, rechazarlo o dejar comentarios en los ellos directamente en Drive, Documentos y otros editores de Google Workspace. Puedes usar este proceso para obtener la aprobación de un contrato o una nueva contratación, aprobar cambios en un documento antes de su publicación y otras situaciones de aprobación formal.
Cómo funciona
Cuando un usuario envía un documento para su aprobación, los responsables de aprobación reciben notificaciones por correo electrónico o en Drive sobre la solicitud. Si el usuario establece una fecha límite, los revisores recibirán recordatorios por correo electrónico en los que se indicará que se necesita su aprobación o que esta venció. Los usuarios deciden si los editores pueden editar el contenido, dejar comentarios o hacer sugerencias en el documento seleccionando si se bloquea o no el documento. Los documentos están desbloqueados de forma predeterminada.
Los responsables de aprobación deberán seguir un vínculo al documento donde podrán revisarlo, dejar comentarios, rechazarlo o aprobarlo. Si un usuario solicita aprobaciones de varias personas, el documento quedará aprobado una vez que todos los revisores aprueben el archivo. Si se realiza un cambio, todos los revisores deberán volver a aprobar la última versión del archivo. Si un revisor rechaza el archivo, no se aprobará.
Cuando todos los revisores aprueben el documento, se bloqueará el archivo. Los archivos bloqueados no se pueden editar hasta que se desbloqueen. Si desbloqueas el archivo, no se cancelará la solicitud de aprobación actual.
Para obtener más detalles, consulta Cómo recibir aprobaciones en archivos de Google Drive.
Controla aprobaciones
Como administrador, puedes controlar el modo en que los usuarios participan en el proceso de aprobación y cómo se gestionan los archivos implicados.
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Drive y Documentos.Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.
- Haz clic en Aprobaciones.
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(Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo a algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para departamentos) o un grupo de configuración (opción avanzada).
La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información
- Para permitir que usuarios ajenos a la organización aprueben documentos de su propiedad, en Permitir solicitudes de aprobación en archivos de la organización, haz clic en Activado.
- Para permitir que los usuarios soliciten aprobaciones en archivos ajenos a la organización, en Permitir que los usuarios de tu organización soliciten aprobaciones de archivos, haz clic en Activado.
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Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.
Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).