Mueve el contenido de tu organización a unidades compartidas

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Comparar tu edición

Como administrador, puedes trasladar carpetas a unidades compartidas, siempre que tengas acceso de visualización a la carpeta y seas administrador de la unidad compartida. También puedes controlar quién puede trasladar archivos de Mi unidad a unidades compartidas en Google Drive y asignar un rol de administrador limitado a los usuarios que lo necesiten.

Traslada carpetas a unidades compartidas como administrador

Los usuarios que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden trasladar una carpeta de Mi unidad a la unidad compartida. Sin embargo, tienen limitaciones en cuanto a los archivos que pueden trasladar, por lo que, a veces, es más conveniente que un administrador traslade la carpeta.

En los siguientes pasos, se describe cómo agregarte como administrador de la unidad compartida, obtener acceso a la carpeta que quieres trasladar y, luego, trasladarla.

Nota: El acceso a los archivos puede cambiar cuando trasladas una carpeta:

  • Todos los miembros de la unidad compartida pueden ver el contenido de la carpeta, incluidos los archivos ocultos anteriormente. (Los archivos ocultos aparecen en Mi unidad cuando compartes una carpeta con alguien, pero quitas el acceso a un archivo específico de esa carpeta). Algunos miembros no pueden ver las carpetas si tienen acceso limitado.
  • Los usuarios con los que se compartió directamente una carpeta antes del traslado aún pueden acceder a ella. Los usuarios con acceso de editor a la carpeta antes del traslado tienen acceso de administrador de contenido después.
  • Es posible que los usuarios que tenían acceso indirecto a una carpeta y su contenido a través del acceso a una carpeta superior pierdan el acceso a la carpeta. No se copian los permisos de archivo indirectos heredados de los permisos de la carpeta superior.

Para trasladar una carpeta a una unidad compartida, sigue estos pasos:

  1. Si aún no tienes acceso de administrador a la unidad compartida, haz lo siguiente:

    1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

      Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

    2. Haz clic en Administrar unidades compartidas.
    3. Coloca el cursor sobre la unidad compartida a la que quieres trasladar carpetas y haz clic en Administrar miembros. Si tienes muchas unidades compartidas, puedes filtrar la lista por nombre de unidad compartida o por otros atributos.
    4. Agrega tu cuenta de administrador a la unidad compartida con permisos de administrador.

  2. Si aún no tienes acceso a las carpetas que quieres trasladar a una unidad compartida, pídele al propietario que le otorgue a tu cuenta de administrador acceso de lector o superior.

  3. Abre drive.google.com con tu cuenta de administrador.

  4. A la izquierda, haz clic en Compartidos conmigo y busca la carpeta que quieres trasladar.

  5. A la izquierda, expande Unidades compartidas y busca la unidad compartida a la que quieres trasladar la carpeta.

  6. Arrastra la carpeta que quieres trasladar a la unidad compartida.

  7. Acepta la solicitud de confirmación para trasladar la carpeta a la unidad compartida. Es posible que recibas notificaciones sobre los siguientes problemas:

    • La carpeta tiene elementos que no se pueden trasladar, como elementos que pertenecen a otra organización. Para revisar una lista de los elementos que no se pueden trasladar, en el cuadro de notificación, haz clic en Descargar lista de archivos (CSV). La lista incluye el nombre del elemento, el propietario y el motivo por el que no se puede trasladar. Para obtener más detalles, consulta la sección Archivos y carpetas que no se pueden trasladar en esta página.
    • Intentas trasladar más de 100,000 elementos a la vez. Si la carpeta superior es demasiado grande, puedes crear una nueva carpeta superior en la unidad compartida y, luego, trasladar las subcarpetas de forma individual para no superar el límite.
    • El traslado generará más de 500,000 elementos en la unidad compartida o más de 20 carpetas anidadas. Para obtener más detalles, consulta Límites de las unidades compartidas.
    • No tienes permiso para trasladar contenido a unidades compartidas que pertenecen a organizaciones externas.

Archivos y carpetas que no se pueden trasladar

En el caso de los archivos o las carpetas que no se pueden trasladar debido a problemas de permisos o acceso, se crea un acceso directo al elemento en la unidad compartida para conservar la estructura de carpetas existente, y el elemento se traslada a la raíz de Mi unidad del propietario del archivo. Para evitar una reorganización importante de la estructura o el contenido de las carpetas debido a elementos que no se pueden trasladar, se rechaza el traslado de carpetas en los siguientes casos:

  • 25 o más elementos no se pueden trasladar.
  • El 10% o más de los elementos no se pueden trasladar.

Para revisar una lista de los archivos que no se pueden trasladar y los motivos, en la notificación que aparece después de intentar el traslado, haz clic en Descargar lista de archivos (CSV).

Permite que los propietarios o editores de archivos trasladen archivos a unidades compartidas

Este parámetro de configuración controla quién puede trasladar un archivo a una unidad compartida, ya sean los propietarios y editores o solo el propietario de un archivo. Debido a que la propiedad del archivo cambia del propietario a la organización cuando se traslada un archivo a una unidad compartida, esta opción controla quién puede cambiar la propiedad de un archivo.

  • Cuando se marca la opción Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas , sucede lo siguiente:

    • El propietario de un archivo puede trasladarlo a una unidad compartida en la que tenga acceso de colaborador, administrador de contenido o administrador como mínimo.
    • Los editores pueden trasladar un archivo a una unidad compartida en la que tengan acceso de colaborador, administrador de contenido o administrador. Sin embargo, si la unidad compartida está configurada de modo que sus archivos no se puedan compartir con personas que no son miembros, el propietario del archivo debe ser miembro de la unidad compartida.

  • Cuando se desmarca la opción Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas, solo el propietario del archivo puede trasladarlo a una unidad compartida en la que tenga acceso de colaborador, administrador de contenido o administrador.

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de migración.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo para algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (la opción habitual para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado).

    La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Marca la casilla Permitir que los usuarios migren archivos a unidades compartidas.
  5. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar (o Sin configurar para un grupo).

Permite que un usuario traslade la mayoría de los archivos y las carpetas a unidades compartidas

Si un usuario necesita trasladar archivos y carpetas que no son de su propiedad o a los que no tiene acceso de edición, y estás de acuerdo con delegarle acceso de administrador, puedes asignarle un rol de administrador limitado.

  1. Crea un rol de administrador con el privilegio de Drive y Documentos Mover cualquier archivo o carpeta a unidades compartidas.
  2. Asigna el rol de administrador al usuario.