Configurare i Drive condivisi per la tua organizzazione

Versioni supportate per questa funzionalità: Business Starter (tranne quanto indicato), Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard ed Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard ed Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials ed Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Confronta la tua versione

Per creare un Drive condiviso, visita questa pagina.

In qualità di amministratore, puoi gestire il modo in cui gli utenti della tua organizzazione possono creare e utilizzare i Drive condivisi per collaborare su Google Drive. I file che si trovano su Drive condivisi sono di proprietà della tua organizzazione e non di una singola persona. Rimangono attivi anche se l'utente che ha creato il file lascia l'organizzazione, aiutandoti a evitare potenziali perdite di dati.

Incoraggia gli utenti a utilizzare i Drive condivisi per contenuti destinati a essere utilizzati a livello di organizzazione o di team, ad esempio piani di progetto, risultati di ricerche o appunti delle riunioni dei team. Invita gli utenti a conservare su Il mio Drive i file personali e privati, ad esempio gli appunti delle riunioni individuali, le valutazioni del rendimento e i piani di sviluppo professionale.

In questa pagina

Avvio rapido

  1. Scopri di più sui Drive condivisi e sulle relative best practice nella pagina Cosa sono i Drive condivisi?
  2. Scopri come creare Drive condivisi e aggiungere membri Nota: i Drive condivisi vengono creati su Drive, non nella Console di amministrazione.
  3. (Facoltativo, non disponibile per Business Starter) Valuta se vuoi limitare la condivisione con utenti esterni, visitatori o non membri e imposta le autorizzazioni di condivisione predefinite per i Drive condivisi.
  4. Aggiungere file e cartelle a un Drive condiviso

Configurazione di base

  1. Scopri come funziona l'accesso ai file nei Drive condivisi

  2. Specifica chi può creare i Drive condivisi. Per le versioni Google Workspace Business ed Enterprise, tutti gli utenti possono creare Drive condivisi per impostazione predefinita. Per i clienti di Google Workspace for Education, la creazione di Drive condivisi è disattivata per impostazione predefinita.

  3. Imposta a quale unità organizzativa sono assegnati i nuovi Drive condivisi.

    Per impostazione predefinita, i Drive condivisi vengono assegnati all'unità organizzativa di primo livello e si applicano i criteri relativi ai dati di Drive di questa unità organizzativa. Per un controllo più granulare, puoi assegnarli all'unità organizzativa del creatore del Drive condiviso o a qualsiasi altra unità organizzativa.

  4. Condividi risorse di formazione per gli utenti.

Implementazione e gestione avanzate

Questi passaggi ti aiutano a capire come implementare i Drive condivisi quando devi spostare i contenuti o gestire la condivisione.

Passaggio 1: Pianifica la modalità di spostamento dei contenuti nei Drive condivisi

  1. Se devi spostare molti file e cartelle nei Drive condivisi, consulta Limiti dei Drive condivisi e le Best practice per migrazioni di grandi dimensioni a Google Drive.
  2. Per preservare la struttura delle cartelle di Il mio Drive, gli amministratori e gli utenti con accesso come Gestore possono spostare su un Drive condiviso le cartelle di loro proprietà o che sono condivise con loro. Altrimenti, i membri del Drive condiviso con accesso come Collaboratore o con un ruolo superiore possono creare cartelle e aggiungere file.
  3. Specifica chi può spostare i file nei Drive condivisi.

Passaggio 2: configura conservazione dei dati, protezione dei dati e condivisione dei Drive condivisi avanzate

Funzionalità non supportate per Business Starter

  1. Configura le impostazioni di condivisione predefinite per i Drive condivisi.

    • Stabilisci se i contenuti del Drive condiviso possono essere condivisi con utenti esterni o con persone che non sono membri del Drive condiviso.
    • Stabilisci se i visualizzatori e i commentatori possono scaricare, stampare e copiare i file in un Drive condiviso.
    • Specifica se i membri del Drive condiviso con accesso come Gestore possono sovrascrivere le impostazioni di condivisione predefinite.

    • Configura la possibilità di condivisione delle cartelle condivise da parte dei gestori dei contenuti.

      Nota: le autorizzazioni di condivisione per i Drive condivisi non limitano le persone con cui possono essere condivise le richieste dei moduli Google.

  2. Se la tua organizzazione utilizza la prevenzione della perdita di dati (DLP) per le regole relative a Drive, controlla le regole e assicurati che siano appropriate per i file nei Drive condivisi. Le regole DLP per Drive si applicano ai file nei Drive condivisi in base all'unità organizzativa. Scopri di più su DLP e su come vengono assegnati i Drive condivisi alle unità organizzative.

  3. Se la tua organizzazione utilizza Google Vault per conservare i file su Google Drive, imposta le regole di conservazione per i file nei Drive condivisi.

  4. Ulteriori considerazioni:

    • Quando sposti un file nei Drive condivisi, gli utenti con cui il file è condiviso possono perdere l'accesso. Le impostazioni di condivisione dei Drive condivisi possono avere la precedenza sulla condivisione di un file. Ad esempio, se il file è stato condiviso con un utente esterno, ma la condivisione esterna non è consentita per il Drive condiviso, l'utente esterno non potrà più accedere al file.
    • Se alcuni utenti della tua organizzazione hanno licenze che non supportano i Drive condivisi, ad esempio la versione Frontline o Cloud Identity Premium, in questa pagina rivedi le modalità di accesso di questi utenti ai contenuti dei Drive condivisi.
    • Se vuoi consentire la condivisione di file e cartelle con persone senza Account Google, puoi attivare la condivisione con i visitatori.

Passaggio 3: (Facoltativo) Crea Drive condivisi e sposta i file

Potresti voler creare Drive condivisi come amministratore nei seguenti scenari:

  • Se scegli di consentire solo a te e agli altri amministratori di creare Drive condivisi e spostare file, devi configurare i Drive condivisi per i tuoi utenti.
  • Se la tua organizzazione ha appena iniziato a utilizzare i Drive condivisi e vuoi stabilire una struttura per i Drive condivisi di uso comune.

Scopri come creare Drive condivisi, aggiungere membri e impostare il relativo livello di accesso. Se sei un gestore del Drive condiviso, puoi aggiungere membri su drive.google.com. In alternativa, puoi aggiungere membri nella Console di amministrazione.

Importante:finché non aggiungi membri al Drive condiviso, solo gli utenti con cui i file sono condivisi direttamente potranno accedere ai file.

Formare gli utenti

Per aiutare gli utenti a sfruttare al meglio i Drive condivisi, condividi le seguenti risorse:

Accesso per gli utenti con licenze che non supportano i Drive condivisi

I privilegi dei Drive condivisi per gli utenti che dispongono di licenze di qualsiasi versione di Frontline, G Suite Basic, Cloud Identity Premium e Cloud Identity Free variano a seconda che il Drive condiviso si trovi all'interno o all'esterno della tua organizzazione.

Drive condivisi interni

Questi utenti possono essere aggiunti come membri dei Drive condivisi, ma solo con privilegi di Visualizzatore. Tuttavia, se un file in un Drive condiviso viene condiviso direttamente con loro, è possibile concedergli anche di commentare o modificare il file. Non possono caricare file nei Drive condivisi, anche se sono membri.

Drive condivisi esterni

Questi utenti possono essere aggiunti come membri dei Drive condivisi esterni e hanno qualsiasi livello di accesso, incluso Gestore.