अपने संगठन के लिए शेयर की गई ड्राइव सेट अप करना

इस सुविधा के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Starter (नोट किए गए वर्शन को छोड़कर), Business Standard, और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें

शेयर की गई ड्राइव बनाने के लिए, यहां जाएं.

एडमिन के तौर पर, आपके पास यह मैनेज करने का विकल्प होता है कि आपके संगठन के उपयोगकर्ता, Google Drive में मिलकर काम करने के लिए शेयर की गई ड्राइव कैसे बना सकते हैं और उनका इस्तेमाल कैसे कर सकते हैं. शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों का मालिकाना हक, किसी व्यक्ति के बजाय आपके संगठन के पास होता है. अगर फ़ाइल बनाने वाला व्यक्ति आपके संगठन को छोड़ देता है, तब भी ये सेटिंग बनी रहती हैं. इससे आपको डेटा को नुकसान से बचाने में मदद मिलती है.

अपने उपयोगकर्ताओं को, संगठन या टीम के इस्तेमाल के लिए बनाए गए कॉन्टेंट के लिए, शेयर की गई ड्राइव का इस्तेमाल करने के लिए कहें. जैसे, प्रोजेक्ट प्लान, रिसर्च के नतीजे या टीम मीटिंग के नोट. अपने उपयोगकर्ताओं से कहें कि वे निजी और गोपनीय फ़ाइलों को 'मेरी ड्राइव' में सेव करें. जैसे, एक-एक करके की गई मीटिंग के नोट, परफ़ॉर्मेंस का आकलन, और करियर डेवलपमेंट प्लान.

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तुरंत शुरू करना

  1. शेयर की गई ड्राइव क्या होती हैं? लेख में, शेयर की गई ड्राइव और उन्हें इस्तेमाल करने के सबसे सही तरीकों के बारे में जानें
  2. शेयर की गई ड्राइव बनाने और सदस्यों को जोड़ने का तरीका जानें ध्यान दें: शेयर की गई ड्राइव, Admin console में नहीं, बल्कि Drive में बनाई जाती हैं.
  3. (ज़रूरी नहीं, Business Starter के लिए उपलब्ध नहीं है) तय करें कि आपको बाहरी उपयोगकर्ताओं, मेहमानों या सदस्यों के अलावा अन्य लोगों के साथ शेयर करने की सुविधा को सीमित करना है या नहीं. साथ ही, शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट अनुमतियां सेट करें.
  4. शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें और फ़ोल्डर जोड़ना

बुनियादी सेटअप

  1. जानें कि शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइल ऐक्सेस करने की सुविधा कैसे काम करती है

  2. तय करें कि शेयर की गई ड्राइव कौन बना सकता है. Google Workspace Business और Enterprise वर्शन में, सभी उपयोगकर्ता डिफ़ॉल्ट रूप से शेयर की गई ड्राइव बना सकते हैं. Google Workspace for Education के ग्राहकों के लिए, शेयर की गई ड्राइव बनाने की सुविधा डिफ़ॉल्ट रूप से बंद होती है.

  3. यह सेट करें कि नई शेयर की गई ड्राइव, संगठन की किस इकाई को असाइन की जाएंगी.

    डिफ़ॉल्ट रूप से, शेयर की गई ड्राइव को टॉप लेवल की संगठनात्मक इकाई को असाइन किया जाता है. साथ ही, उस संगठनात्मक इकाई पर Drive की डेटा नीतियां लागू होती हैं. ज़्यादा बेहतर कंट्रोल के लिए, उन्हें शेयर की गई ड्राइव बनाने वाले व्यक्ति की संगठन की इकाई या किसी अन्य संगठन की इकाई को असाइन किया जा सकता है.

  4. उपयोगकर्ताओं के लिए ट्रेनिंग के संसाधन शेयर करें.

ऐडवांस डिप्लॉयमेंट और मैनेजमेंट

इन चरणों से आपको यह समझने में मदद मिलती है कि कॉन्टेंट को दूसरी जगह ले जाने या शेयर करने की सुविधा को मैनेज करने के लिए, शेयर की गई ड्राइव को कैसे डिप्लॉय किया जाए.

पहला चरण. कॉन्टेंट को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने की योजना बनाना

  1. अगर आपको कई फ़ाइलों और फ़ोल्डर को शेयर की गई ड्राइव में ले जाना है, तो शेयर की गई ड्राइव की सीमाएं और Google Drive में बड़ी संख्या में फ़ाइलों को माइग्रेट करने के सबसे सही तरीके देखें.
  2. 'मेरी ड्राइव' में मौजूद फ़ोल्डर के स्ट्रक्चर को बनाए रखने के लिए, एडमिन और मैनेजर की भूमिका वाले उपयोगकर्ता, अपने मालिकाना हक वाले या उनके साथ शेयर किए गए फ़ोल्डर को किसी शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकते हैं. इसके अलावा, शेयर की गई ड्राइव के सदस्य जिनके पास योगदान देने वाले का ऐक्सेस या इससे ज़्यादा का ऐक्सेस है वे फ़ोल्डर बना सकते हैं और फ़ाइलें जोड़ सकते हैं.
  3. तय करें कि कौन फ़ाइलों को शेयर की गई ड्राइव में ले जा सकता है.

दूसरा चरण. शेयर की गई ड्राइव को शेयर करने, डेटा की सुरक्षा करने, और डेटा के रखरखाव से जुड़ी ऐडवांस सेटिंग सेट अप करना

Business Starter के लिए उपलब्ध नहीं है

  1. शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की डिफ़ॉल्ट अनुमतियां सेट करें.

    • यह सेट करें कि शेयर की गई ड्राइव का कॉन्टेंट, बाहरी उपयोगकर्ताओं या उन लोगों के साथ शेयर किया जा सकता है या नहीं जो शेयर की गई ड्राइव के सदस्य नहीं हैं.
    • यह सेट करें कि दर्शक और टिप्पणी करने वाले लोग, शेयर की गई ड्राइव की फ़ाइलें डाउनलोड, प्रिंट, और कॉपी कर सकते हैं या नहीं.
    • यह सेट करें कि मैनेजर लेवल के ऐक्सेस वाले शेयर की गई ड्राइव के सदस्य, शेयर करने की आपकी डिफ़ॉल्ट सेटिंग को बदल सकते हैं या नहीं.

    • यह सेट करें कि कॉन्टेंट मैनेजर, फ़ोल्डर शेयर कर सकते हैं या नहीं.

      ध्यान दें: शेयर की गई ड्राइव के लिए, शेयर करने की अनुमतियों से यह तय नहीं होता कि Google फ़ॉर्म के अनुरोधों को किन लोगों के साथ शेयर किया जा सकता है.

  2. अगर आपका संगठन, Drive के लिए डेटा लीक होने की रोकथाम (डीएलपी) से जुड़े नियमों का इस्तेमाल करता है, तो उन नियमों की समीक्षा करें. साथ ही, पक्का करें कि वे शेयर की गई ड्राइव की फ़ाइलों के लिए सही हों. Drive के लिए डेटा चोरी को रोकने (डीएलपी) से जुड़े नियम, संगठन की इकाई के हिसाब से शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों पर लागू होते हैं. डेटा सुरक्षा के बारे में ज़्यादा जानें. साथ ही, यह भी जानें कि शेयर की गई ड्राइव को संगठन की इकाइयों को कैसे असाइन किया जाता है.

  3. अगर आपका संगठन Google Drive में फ़ाइलों को बनाए रखने के लिए Google Vault का इस्तेमाल करता है, तो शेयर की गई ड्राइव में मौजूद फ़ाइलों के लिए निजी डेटा के रखरखाव के नियम सेट करें.

  4. ध्यान देने वाली अन्य बातें:

    • फ़ाइलों को शेयर की गई ड्राइव में ले जाने पर, जिन लोगों के साथ फ़ाइल शेयर की गई है उनके पास से ऐक्सेस हट सकता है. शेयर की गई ड्राइव की शेयरिंग सेटिंग, किसी फ़ाइल को शेयर करने की सेटिंग को बदल सकती हैं. उदाहरण के लिए, अगर फ़ाइल को किसी बाहरी उपयोगकर्ता के साथ शेयर किया गया था, लेकिन शेयर की गई ड्राइव के लिए बाहरी उपयोगकर्ता के साथ शेयर करने की अनुमति नहीं है, तो उस बाहरी उपयोगकर्ता के पास फ़ाइल का ऐक्सेस नहीं रहेगा.
    • अगर आपके संगठन के कुछ उपयोगकर्ताओं के पास ऐसे लाइसेंस हैं जो शेयर की गई ड्राइव के साथ काम नहीं करते, जैसे कि Frontline का कोई भी वर्शन या Cloud Identity Premium, तो इस पेज पर देखें कि ये उपयोगकर्ता, शेयर की गई ड्राइव में मौजूद कॉन्टेंट को कैसे ऐक्सेस कर सकते हैं.
    • अगर आपको उन लोगों के साथ फ़ाइलें और फ़ोल्डर शेयर करने की अनुमति देनी है जिनके पास Google खाते नहीं हैं, तो विज़िटर के साथ शेयर करने की सुविधा चालू करें

तीसरा चरण. (ज़रूरी नहीं) शेयर की गई ड्राइव बनाएं और फ़ाइलें ट्रांसफ़र करें

एडमिन के तौर पर, इन स्थितियों में शेयर की गई ड्राइव बनाई जा सकती हैं:

  • अगर आपको सिर्फ़ खुद और अन्य एडमिन को शेयर की गई ड्राइव बनाने और फ़ाइलें ट्रांसफ़र करने की अनुमति देनी है, तो आपको अपने उपयोगकर्ताओं के लिए शेयर की गई ड्राइव सेट अप करनी होंगी.
  • अगर आपके संगठन ने हाल ही में शेयर की गई ड्राइव का इस्तेमाल शुरू किया है और आपको सबसे ज़्यादा इस्तेमाल की जाने वाली शेयर की गई ड्राइव के लिए एक स्ट्रक्चर बनाना है.

शेयर की गई ड्राइव बनाने, सदस्यों को जोड़ने, और उनके ऐक्सेस का लेवल सेट करने का तरीका जानें. अगर आपके पास शेयर की गई ड्राइव को मैनेज करने की अनुमति है, तो drive.google.com पर जाकर सदस्यों को जोड़ा जा सकता है. इसके अलावा, Admin console में जाकर भी सदस्यों को जोड़ा जा सकता है.

अहम जानकारी: जब तक शेयर की गई ड्राइव में सदस्यों को नहीं जोड़ा जाता, तब तक सिर्फ़ वे लोग फ़ाइलें ऐक्सेस कर सकते हैं जिनके साथ फ़ाइलें सीधे तौर पर शेयर की गई हैं.

अपने उपयोगकर्ताओं को ट्रेनिंग देना

उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव का ज़्यादा से ज़्यादा फ़ायदा मिल सके, इसके लिए ये संसाधन शेयर करें:

ऐसे लाइसेंस वाले उपयोगकर्ताओं के लिए ऐक्सेस जो शेयर की गई ड्राइव के साथ काम नहीं करते

Frontline के किसी भी वर्शन, G Suite Basic, Cloud Identity Premium, और Cloud Identity Free के लाइसेंस इस्तेमाल करने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए, शेयर की गई ड्राइव से जुड़ी अनुमतियां इस बात पर निर्भर करती हैं कि शेयर की गई ड्राइव आपके संगठन के अंदर है या बाहर.

संगठन के अंदर शेयर की गई ड्राइव

इन उपयोगकर्ताओं को शेयर की गई ड्राइव के सदस्यों के तौर पर जोड़ा जा सकता है. हालांकि, उन्हें सिर्फ़ व्यूअर की भूमिका दी जा सकती है. हालांकि, अगर शेयर की गई ड्राइव में मौजूद किसी फ़ाइल को सीधे तौर पर उनके साथ शेयर किया जाता है, तो उन्हें फ़ाइल में टिप्पणी करने या बदलाव करने की अनुमति भी दी जा सकती है. वे शेयर की गई ड्राइव में फ़ाइलें अपलोड नहीं कर सकते. भले ही, वे सदस्य हों.

संगठन के बाहर के लोगों के साथ शेयर की गई ड्राइव

इन उपयोगकर्ताओं को, बाहरी शेयर की गई डिस्क के सदस्यों के तौर पर जोड़ा जा सकता है. साथ ही, इनके पास कोई भी ऐक्सेस लेवल हो सकता है. इसमें मैनेजर लेवल भी शामिल है.