אדמינים ב-Gmail יכולים ליצור כללים לניהול ספאם, תוכן אימייל וקבצים מצורפים לאימייל בארגון. יכול להיות שתצטרכו כללים חדשים כשתוסיפו שירות של Google Workspace או כשתגדירו את האבטחה של Gmail. כדי לקצר את משך הזמן שנדרש לבדיקת כללים חדשים וכללים שעברו שינוי, כדאי לפעול בהתאם לשיטות המומלצות הבאות.
לפני שמתחילים
- כשיוצרים כללים, בדרך כלל צריך לשנות ולבדוק אותם כמה פעמים כדי לוודא שהם פועלים בצורה נכונה בארגון.
- מומלץ לנסות כללים חדשים בסביבת בדיקה (המלצות לסביבת בדיקה מפורטות בהמשך הדף).
- ככל שיש יותר כללים, זמן הבדיקה ארוך יותר.
- השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף
איך הגודל והמבנה של הארגון משפיעים על הכללים
- עדכון כללים שחלים על הרבה משתמשים או על יחידות ארגוניות גדולות נמשך זמן רב יותר.
- כללים שמוגדרים ליחידה ארגונית חלים גם על יחידות צאצא ארגוניות שלה. לכן, יכול להיות שיעבור יותר זמן עד שהעדכונים יחולו על יחידות ארגוניות עם הרבה צאצאים.
שיטות מומלצות לסביבת הבדיקה
| המלצה | תיאור |
|---|---|
| יוצרים סביבת בדיקה עם כמה משתמשים. | סביבת בדיקה קטנה מאפשרת לכם לעדכן כללים במהירות ולבדוק איך הם משפיעים על זרימת האימיילים והמסירה שלהם. גודל הסביבה שבה נעשה שימוש בכלל משפיע ישירות על משך הזמן שנדרש לעדכון הכלל. |
| שימוש בסביבת בדיקה מומלצת. |
אפשר להשתמש באחד מסוגי סביבות הבדיקה הבאים:
|
| מגדירים את דומיין הבדיקה בדיוק כמו הדומיין הראשי. | אם משתמשים בדומיין משני לצורך בדיקה, צריך להגדיר אותו כמו הדומיין הראשי כדי שהכללים יתנהגו כמו בדומיין הראשי. |
| מסירים את כל הכללים שלא בשימוש מסביבת הבדיקה. | מוסיפים לסביבת הבדיקה רק את הכללים שרוצים לבדוק. אם בדקתם כללים בסביבה הזו בעבר, צריך להסיר את הכללים הישנים לפני שמוסיפים כללים חדשים ובודקים אותם. |
שיטות מומלצות ליצירה ולבדיקה של כללים
| המלצה | תיאור |
|---|---|
| בודקים את הכללים באמצעות נתונים אמיתיים. | בודקים את אותו סוג של קבצים מצורפים ותוכן (כולל תוכן מאובטח) שמשתמשים בו בדרך כלל בארגון. |
| מומלץ להימנע מרשימות ארוכות או ממחרוזות ארוכות. | כדי לחסוך זמן ולמנוע בעיות אפשריות, מומלץ להימנע משימוש בביטויים עם יותר מ-1,000 תווים וברשימות עם יותר מ-1,000 רכיבים. |
| לפני שמבצעים בדיקה, צריך לבדוק את תחביר הכלל. | כדי לקבל תוצאות בדיקה דומות לתוצאות שתקבלו בארגון, כדאי לבדוק את תחביר הכלל עם נתונים אמיתיים. אפשר לבדוק את הכלל קודם במסוף Google Admin. אפשר גם לבדוק את הנתונים באמצעות מסווגים מוגדרים מראש שמפעילים כללים. מידע נוסף על בדיקת נתונים באמצעות Cloud Data Loss Prevention API |
| בדיקה ביחידה ארגונית ברמה העליונה. |
מומלץ לבצע את הבדיקה ביחידה ארגונית ברמת הורה ולא ביחידת בת ארגונית. כמו במקרה של קבוצות מקוננות, קשה לבודד ולזהות את הכלל שגורם לבעיה ביחידת בת ארגונית. עם זאת, אם אתם רוצים לבדוק איך כלל חדש פועל עם כללים קיימים, אתם יכולים להעתיק את הכלל החדש ליחידה ארגונית לצורך בדיקה, שהיא יחידת צאצא של היחידה הארגונית שמשתמשת בכללים הקיימים. כאן אפשר לקרוא איך כמה כללים משפיעים על התנהגות ההודעות. |
| לא מומלץ לבדוק כללים עם קבוצות. |
זמן עדכון הכלל תלוי בגודל הקבוצה (מספר החברים), ויכול להיות שיהיה קשה לקבוע את גודל הקבוצה. בנוסף, יותר מסובך לבדוק כללים עם קבוצות מקוננות. כשמוסיפים כלל חדש, צריך לבטל את הסימון של התיבה קבוצות בהגדרה סוגי חשבון שיושפעו. |
| צריך להשתמש בשורת נושא ייחודית לכל הודעה שמשמשת לבדיקת כלל. | שורות נושא ייחודיות עוזרות לכם לזהות אילו כללים הוחלו על הודעות הבדיקה. בחיפוש ביומן אימייל (ELS) מוצגות ההודעות לפי שורת הנושא. בכל רשומה של הודעה מצוין הכלל שהוחל על ההודעה. |
| בכל פעם שמעדכנים כלל, צריך לשנות את השם שלו. | בחיפוש ביומן האימייל, הכללים מוצגים לפי שם. כשמעדכנים ובודקים כלל כמה פעמים, שם כלל ייחודי עוזר לדעת איזו גרסה של הכלל נבדקת. |
שיטות מומלצות לאימות כללים
אפשר להשתמש בחיפוש ביומן אימייל כדי לבדוק אילו כללים הוחלו על הודעות בדיקה. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא חיפוש הודעות באמצעות הכלי 'חיפוש ביומן אימייל'.