Configura el almacenamiento total del correo electrónico

Como administrador, puedes asegurarte de que se almacene una copia de todos los mensajes enviados o recibidos en tu dominio, incluidos los mensajes enviados o recibidos por buzones ajenos a Gmail, en los buzones de Gmail de los usuarios asociados.

Almacenamiento total del correo electrónico y Vault

Si tu organización usa Vault, es posible que desees configurar el almacenamiento total del correo electrónico para garantizar que Vault tenga acceso completo a los correos electrónicos de tu organización:

Los usuarios pueden enviar mensajes de correo electrónico con otros servicios principales de Google Workspace además de Gmail. Por ejemplo:

Calendario: Invitaciones salientes y mensajes enviados con la opción Enviar correo electrónico a los invitados en la versión de Calendario para computadoras
Drive: Contenido de los mensajes enviados cuando los usuarios comparten archivos, transfieren la propiedad o comentan archivos en Drive
Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google: Mensajes enviados por la app cuando los usuarios envían archivos por correo electrónico como adjuntos o cambian las aprobaciones de los archivos
Formularios: Mensajes de correo electrónico que contienen formularios o vínculos a formularios
Keep: Mensajes de correo electrónico enviados cuando los usuarios comparten notas en Keep

El almacenamiento total del correo electrónico garantiza que los mensajes enviados por otros servicios principales aparezcan en las carpetas de elementos enviados de los usuarios y, por lo tanto, sean accesibles para Vault.

Nota: El almacenamiento total del correo electrónico solo se aplica a los servicios principales de Google Workspace. Es posible que otros servicios de Google puedan enviar mensajes de correo electrónico en nombre de los usuarios. Es posible que los mensajes enviados por esos servicios no se almacenen en la carpeta de elementos enviados de los usuarios y que no estén disponibles para Vault.

En el caso de las organizaciones que redireccionan los mensajes a servidores de correo electrónico ajenos a Gmail, puedes configurar el almacenamiento total del correo electrónico para garantizar que todos los mensajes se almacenen en los buzones de Gmail y estén disponibles para Vault.
También puedes configurar esta opción si tienes un sistema ajeno a Gmail que usa el servicio de retransmisión de SMTP para enrutar mensajes en nombre de tus usuarios, por ejemplo, para sistemas de seguimiento de tickets, bases de datos de errores o sistemas de notificación automatizados, y deseas mostrar los mensajes en los buzones de Gmail de tus usuarios. Esto es fundamental para almacenar mensajes en Google Vault para todos los usuarios que habilitan la retransmisión de SMTP.

Consideraciones antes de habilitar el almacenamiento total del correo electrónico

Antes de habilitar el almacenamiento total del correo electrónico, debes revisar cuidadosamente algunas consideraciones importantes:

No debes habilitar el almacenamiento total del correo electrónico si tienes reglas de enrutamiento de cumplimiento que cambian el destinatario (y no quieres que el destinatario original reciba una copia del correo electrónico).
Cuando tienes habilitado el servicio de retransmisión de SMTP, los buzones de los usuarios conservarán una copia del mensaje en la carpeta de elementos enviados (por ejemplo, cuando se envía correo desde un escáner) si está habilitado el almacenamiento total del correo electrónico. Esto podría hacer que las cuentas excedan los límites de almacenamiento si la edición de tu cuenta tiene límites de almacenamiento. Compara las ediciones.
Debes habilitar el almacenamiento total del correo electrónico si solo usas Gmail para la función de Vault y reenvías el correo electrónico a tu servidor de correo electrónico local o a otro proveedor de correo electrónico.