Configura firmas de usuarios de Google Workspace en Gmail

Para agregar una firma a tu correo electrónico, consulta Cómo crear una firma de Gmail.

Las personas que usan Gmail en el trabajo, en una institución educativa o en otros grupos pueden crear una firma personalizada que se agregue automáticamente a sus mensajes de Gmail. Tus usuarios pueden agregar información de contacto, el logotipo de la empresa, vínculos y mucho más.

Como administrador, puedes crear la misma firma para que la usen todos. También puedes permitir que los usuarios agreguen imágenes de Google Drive a su firma. Las firmas de Gmail pueden tener hasta 10,000 caracteres.

Asigna una firma predeterminada a cada usuario

Puedes agregar automáticamente un pie de página de texto a los correos electrónicos de todos. Agrega texto para el cumplimiento legal, promociones de la empresa o una firma estándar. Los usuarios no ven el mensaje cuando escriben un correo electrónico. Además, no pueden cambiarla ni quitarla. Para obtener más información, consulta Agrega un pie de página estándar para los mensajes salientes de los usuarios.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego  Apps y luego Google Workspace y luego Gmail y luego Cumplimiento.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de configuración de Gmail.

  2. Desplázate hasta el parámetro de configuración Agregar pie de página.
  3. Haz clic en Configurar o Agregar otra regla.
  4. En la casilla Agregar parámetro de configuración, sigue estos pasos:
    Opción de configuración Qué hacer
    Agregar pie de página Ingresa un nombre para el parámetro de configuración del pie de página. El nombre del parámetro de configuración aparece en la tabla de parámetros de configuración.
    Agrega el siguiente pie de página a todos los mensajes de correo electrónico salientes
    1. Ingresa el texto que deseas que aparezca en la parte inferior de cada mensaje que envíen las personas de tu organización.
    2. Usa las herramientas de formato para personalizar la apariencia del texto. Si agregas una imagen al pie de página, te recomendamos que tenga entre 70 y 100 píxeles de alto por entre 300 y 400 píxeles de ancho. El tamaño máximo es de 100 píxeles de alto por 1,000 píxeles de ancho.
    Opciones

    (Opcional) De forma predeterminada, el pie de página solo se agrega a los mensajes que se envían a destinatarios ajenos a tu organización.

    Para agregar el pie de página también a los mensajes internos, marca la casilla Agregar el pie de página a los mensajes que se envíen dentro de tu organización.
  5. En la parte inferior del cuadro Agregar parámetro de configuración, haz clic en Guardar.
  6. Verifica que tu regla nueva aparezca en la tabla Agregar pie de página.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Nota: (para usuarios avanzados) Puedes usar la API de Gmail para aplicar la misma firma a la configuración de todos los usuarios. La firma aparece cuando los usuarios abren la ventana de redacción y pueden editarla si lo desean. Para obtener más información, consulta Cómo administrar firmas.

Cómo los usuarios pueden agregar imágenes a sus firmas de Gmail

Tus usuarios pueden agregar una imagen a su firma de Gmail desde Drive, desde su computadora o desde una dirección web (URL).

  1. En Gmail, ve a Configuración.
  2. Selecciona la pestaña General y luego desplázate hasta tu firma.
  3. Haz clic en Insertar imagen.

Para agregar una imagen desde una dirección web, sigue estos pasos:

  1. Selecciona Dirección web (URL).

  2. Pega la URL de la imagen en el espacio proporcionado.

    La imagen aparecerá en el espacio que se encuentra a continuación.

  3. Haz clic en Seleccionar. La imagen se agregará a tu firma.

Para obtener más información, consulta Cómo encontrar la URL de una página o imagen.

Sigue estos pasos para agregar una imagen desde Mi unidad:

  1. Selecciona Mi unidad.
  2. Selecciona la imagen que quieras agregar.
  3. Haz clic en Seleccionar. La imagen se agregará a tu firma.

Importante: Si los usuarios agregan una foto o imagen de Drive, deben compartirla de forma pública para que aparezca en su firma. Para obtener más detalles, consulta Cómo compartir archivos de Google Drive.

Sigue estos pasos para subir una imagen desde tu computadora:

  1. Selecciona Subir.
  2. Arrastra y suelta el archivo de imagen en la ventana o haz clic en Seleccionar un archivo de tu dispositivo.
  3. Si hiciste clic en Seleccionar un archivo…
    1. Selecciona el archivo de imagen.
    2. Haz clic en Abrir.

La imagen se agregará a tu firma.

Permitir que los usuarios agreguen imágenes desde Drive

Para permitir que las personas de tu organización agreguen imágenes de Drive a su firma, debes activar la configuración en la Consola del administrador de Google.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Drive y Documentos.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de uso compartido y, en Se comparte fuera de tu organización, selecciona Activado.
  3. Marca la casilla Cuando se permite compartir archivos fuera de tu organización , los usuarios de tu organización pueden permitir que cualquier persona que tenga el vínculo pueda ver los archivos y el contenido web publicado.
  4. Haz clic en Guardar.

Administra firmas para una organización grande

Si tienes una organización grande con muchas firmas para administrar, Workspace Marketplace ofrece apps para ayudarte.

Soluciona problemas con las firmas de Gmail

Si tienes problemas para agregar una firma de Gmail o imágenes a una firma de Gmail, consulta Cómo solucionar problemas relacionados con las firmas de Gmail.