מנהלי מערכת בקבוצות Google יכולים ליצור קבוצות שניהול החברוּת בהן הוא אוטומטי. אפשר ליצור קבוצות דינמיות כדי להוסיף או להסיר חברים באופן אוטומטי לפי התנאים לחברוּת בקבוצה. כך דואגים שהקבוצות נשארות עדכניות, במיוחד אם הארגון מתפרס על הרבה מיקומים או שחברי הצוות שבו מתחלפים.
אפשר להשתמש בקבוצות דינמיות בתור:
- רשימות של כתובות אימייל ורשימות תפוצה
- קבוצות בפיקוח ותיבות דואר משותפות
- קבוצות אבטחה
מהי חברוּת בקבוצה דינמית?
חברוּת בקבוצה דינמית שונה מחברות בקבוצות אחרות:
- אי אפשר להוסיף אנשים לקבוצה באופן ידני – כדי לשנות את החברים בקבוצה, צריך לשנות את התנאים לחברוּת בקבוצה.
- רק משתמשים יכולים להיות חברים – קבוצות Google לא עומדות בתנאים לחברוּת בקבוצה ולכן אי אפשר להוסיף קבוצה לקבוצה דינמית.
- אי אפשר להוסיף קבוצות דינמיות כחברים – אי אפשר להוסיף קבוצה דינמית לקבוצה אחרת.
ניהול אורחים בקבוצות דינמיות
מכיוון שאורחים הם משתפי פעולה חיצוניים, כל קבוצה דינמית שתיצרו לא תכלול משתמשי אורח כברירת מחדל. כדי לכלול משתמשי אורח בקבוצה דינמית, צריך לכלול אותם באופן ספציפי באמצעות תנאי שמבוסס על המאפיין is_guest_user.
דוגמה 1
תנאי: attribute_1 && attribute_2
תוצאה: השאילתה מומרת ל- (attribute_1 && attribute_2) && is_guest_user == false. הקבוצה הדינמית תכלול את כל המשתמשים הרגילים שמקיימים את התנאים attribute_1 && attribute_2.
דוגמה 2
תנאי: (attribute_1) || (attribute_2 && is_guest_user == true)
תוצאה: כל המשתמשים (אורחים ומשתמשים רגילים) שמקיימים את התנאי attribute_1 וכל משתמשי האורח שמקיימים את התנאי attribute_2.
יצירת קבוצה דינמית
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
קבוצות.לשם כך נדרשת הרשאת אדמין בקבוצות.
- לוחצים על יצירת קבוצה דינמית.
- בונים את התנאים לחברוּת בקבוצה.
- רשימת תנאים – בוחרים קריטריונים לחברוּת. לדוגמה, כדי להגדיר קבוצה של אנשים בארגון שעובדים במחלקה מסוימת, בוחרים באפשרות מחלקה של משתמש.
- השדה 'ערך' – מזינים את הערך שרוצים להשתמש בו. אפשר להשתמש באותיות, במספרים ובתו קו תחתון (_). אם תשתמשו ברווחים או בתווים אחרים, תוצג לכם הודעת שגיאה. אפשר ליצור רק תנאי אחד לכל קבוצה. כשבוחרים תנאים וערכים, השאילתה נוצרת ומופיעה כשורה של טקסט. לדוגמה, אם בוחרים באפשרות 'קוד המדינה שווה ל-US', השאילתה תופיע כ-'user.addresses.exists(address, address.country_code=='US')'. מידע נוסף על יצירת תנאים זמין במאמר בנושא יצירת תנאים לחברוּת בקבוצות דינמיות.
- (אופציונלי) כדי להגדיר תנאי שיכלול רק משתמשים שלא עומדים בערך מסוים, יוצרים את התנאי בשלב 4 ואז לוחצים על סמל ההחרגה
. בשילתא, ההחרגה מופיעה כסימן קריאה (!). מידע נוסף זמין במאמר בנושא החרגת משתמשים מקבוצה דינמית. (אופציונלי) אפשר להשתמש בכמה צמדים של תנאי-ערך כדי לבנות את התנאים לחברוּת בקבוצה. כדי לכלול או להחריג אנשים שעומדים בתנאים הבאים:
- בכל התנאים – בוחרים מהרשימה את האפשרות And. בשאילתה, התנאים שנוספו מופיעים עם שני אמפרסנדים (&&) ביניהם.
- לפחות בתנאי אחד – בוחרים מהרשימה את האפשרות Or. בשאילתה, תנאי either/or מופיעים עם שני קווים אנכיים (||) ביניהם.
כשמוסיפים זוגות של תנאי-ערך, חשוב לזכור שהאורך המקסימלי של השאילתה הוא 10,000 תווים.
(אופציונלי) כדי להציג את המשתמשים האפשריים בקבוצה בהתאם לתנאי, לוחצים על תצוגה מקדימה.
לוחצים על יצירת קבוצה דינמית.
הזן את פריטי המידע הבאים:
שדה תיאור שם השם שמשמש לזיהוי הקבוצה ברשימות ובהודעות. תוכלו להיעזר בהנחיות האלה:
- השם יכול להכיל עד 73 תווים.
- כדאי לתת שם שקל להבין ממנו מה מטרת הקבוצה.
תיאור מהי מטרת הקבוצה. המידע הזה יופיע בדף 'מידע כללי על הקבוצה'. אפשר להוסיף גם פרטים על החברים בקבוצה, התוכן בקבוצה, שאלות נפוצות וקישורים לקבוצות קשורות. כתובת אימייל קבוצתית כתובת האימייל של הקבוצה. אם מופיע יותר מדומיין אחד יש לבחור את הדומיין המתאים מהרשימה. כתובות אימייל יכולות להכיל עד 63 תווים. מכסת תווים זו אינה כוללת את הדומיין של הכתובת, למשל @example.com.
חלק מהמילים שמורות ואי אפשר להשתמש בהן לכתובות אימייל. באילו מילים אי אפשר להשתמש לכתובות אימייל?
לוחצים על שמירה.
(אופציונלי) משנים את הגדרות הגישה לפי הצרכים שלכם.
לוחצים על סיום.
אפשר ליצור עד 500 קבוצות דינמיות. כדי לבקש להגדיל את המגבלה הזו, צריך לפנות לתמיכה ולציין את מספר המגבלה הרצוי, את תרחיש השימוש או את הסיבה לבקשה. אנחנו בודקים כל בקשה לגופה. כדי להגיש את הבקשה, אפשר לעבור אל יצירת קשר עם צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace.
הקצאת תפקידים בקבוצות דינמיות
מקצים תפקידים בקבוצה דינמית כמו שמקצים תפקידים בכל קבוצה אחרת, אבל יש מגבלות מסוימות שחלות על בעלים ומנהלים של קבוצות דינמיות. פרטים נוספים זמינים במאמר הסבר על תפקידים בקבוצות דינמיות.
אוטומציה של כללי מדיניות אבטחה באמצעות קבוצות אבטחה דינמיות
כדי לאכוף מדיניות באמצעות קבוצות דינמיות, צריך להוסיף להן תווית אבטחה. לדוגמה, אפשר ליצור קבוצה דינמית כדי להגדיר מדיניות לכל מי שעובד בארגון במיקום גיאוגרפי מסוים. כשהמשתמשים עוברים ומשנים את המיקום שלהם בפרופיל המשתמש, המערכת מוסיפה אותם לקבוצה או מסירה אותם ממנה באופן אוטומטי.
- יוצרים קבוצה דינמית של משתמשים שעומדים בקריטריונים הרצויים.
- מוסיפים תווית אבטחה לקבוצה.
- כדי ליצור מדיניות ולבחור לאיזו מדיניות תהיה עדיפות, פועלים לפי השלבים במאמר התאמה אישית של הגדרות של שירות באמצעות הגדרות לקבוצות משתמשים.