אדמינים של קבוצות יכולים לעדכן את הפרטים של כל קבוצה בארגון, גם אם הם לא יצרו את הקבוצה. הפרטים האלה כוללים את שמות הקבוצות, כתובות האימייל, התיאורים, כתובות האימייל החלופיות, חברי הקבוצות והגדרות הגישה.
שינוי שם של קבוצה
שימוש במסוף Admin
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
קבוצות.לשם כך נדרשת הרשאת אדמין בקבוצות.
- לוחצים על שם הקבוצה.
- מימין, לוחצים על שינוי השם של הקבוצה.
- מזינים שם חדש.
- לוחצים על שמירה.
איך משנים את כתובת האימייל, התיאור או כתובת האימייל החלופית של הקבוצה
שימוש במסוף Admin
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
קבוצות.לשם כך נדרשת הרשאת אדמין בקבוצות.
- לוחצים על שם הקבוצה.
- לוחצים על פרטי הקבוצה.
- כדי לערוך את פרטי הקבוצה, לוחצים על סמל העריכה
בפינה השמאלית העליונה, מול פרטי הקבוצה או כתובות האימייל החלופיות.
אם משנים את כתובת האימייל של הקבוצה במסוף Admin, הכתובת הקודמת מתווספת ככתובת אימייל חלופית. שינוי כתובת האימייל לא יגרום למחיקת אימיילים שנשלחו אל הקבוצה או ממנה. מידע נוסף על עריכת כתובות אימייל חלופיות
עדכון הגדרות נוספות בקבוצות Google
שימוש בקבוצות Google
צריך להפעיל את Groups for Businessב-Google Groups אפשר לעדכן את ההגדרות הבאות, שחלקן לא זמינות במסוף Admin:
- כללי – שם הקבוצה, כתובת האימייל והגדרות בסיסיות אחרות שאפשר להגדיר במסוף Admin. בנוסף, תכונות כמו הודעת פתיחה או הפיכת הקבוצה לתיבת דואר נכנס משותפת.
- פרטיות החברים – אילו פרטים מזהים אישיים החברים צריכים לספק או להציג, או מי יכול ליצור קשר עם בעלי הקבוצה.
- מדיניות פרסום – מי יכול לפרסם או לצרף קבצים, כתובת ברירת מחדל לשליחת הודעות מהקבוצה, האם ההודעות מנוהלות, מגבלות פרסום לחברים חדשים ועוד.
- אפשרויות אימייל – הוספת כותרת תחתונה לאימיילים שנשלחים מהקבוצה, תשובות אוטומטיות להודעות נכנסות ועוד.
- ניהול חברים – מי יכול להוסיף או להסיר חברים, או ליצור תפקידים או הרשאות בהתאמה אישית לקבוצה.
פרטים נוספים מופיעים במאמר בנושא עדכון ההגדרות של קבוצה.
אם משנים את כתובת האימייל של קבוצה בקבוצות Google, הכתובת הקודמת לא נוספת ככתובת אימייל חלופית.
שינוי הגדרות הגישה
שימוש במסוף Admin
אדמינים יכולים להשתמש במסוף Admin כדי לערוך את הגדרות הגישה של קבוצות הארגון בקבוצות Google. הגדרות הגישה קובעות מה חברי הקבוצה יוכלו לעשות בה, בהתאם לתפקיד שלהם ולאפשרויות השיתוף של הארגון.
-
במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט
ספרייה
קבוצות.לשם כך נדרשת הרשאת אדמין בקבוצות.
- לוחצים על שם הקבוצה.
- לוחצים על גישה הגדרות כדי לבדוק את ההגדרות של חברי הקבוצה.
- גוללים למטה בדף כדי לראות מי יכול להצטרף לקבוצה ואם מותר לצרף אליה משתמשים מחוץ לארגון.
- בפינה השמאלית העליונה של הקטע סוג הגישה, לוחצים על סמל העריכה .
- בוחרים את סוג הגישה לקבוצה – ציבורית, צוות, לעדכונים בלבד או מוגבלת.
כל סוג כולל הרשאות מוגדרות מראש לבעלי הקבוצה, למנהלים ולחברים, וגם הגדרה אם הקבוצה פתוחה לכל הארגון או לאנשים מחוץ לארגון. - (אופציונלי) כדי להתאים אישית את הגדרות הגישה, לוחצים על התאים בטבלה כדי לבחור או לבטל את הבחירה באפשרות. אם משנים את אחת האפשרויות, סוג הגישה לקבוצה משתנה למותאם אישית.
בטבלה הבאה מפורטים תיאורים של ההגדרות:הגדרה
תיאור
הגדרות גישה
קובעים אילו פעולות אנשים יכולים לבצע בקבוצה. אפשר גם להגדיר הרשאות מבוססות-תפקידים לקבוצה בקבוצות Google בכתובת groups.google.com. מידע נוסף על תפקידים בקבוצות
הקטגוריה 'חיצוניים' כוללת את כל מי שלא שייך לארגון שלכם. אנשים חיצוניים יכולים להיות חברים בקבוצה או לא להיות חברים בה.
- מי יכול לפנות לבעלים של הקבוצה – מציינת מי יכול לשלוח אימייל ישירות לבעלים של הקבוצה.
- מי יכול לראות את השיחות – מציין מי יכול לראות את השיחות שפורסמו בקבוצה. משתמשים שלא חברים בקבוצה מחוץ לארגון (חיצוניים) יכולים לראות את השיחות רק אם אפשרויות השיתוף ב-Groups for Business מוגדרות כגלויות לכולם באינטרנט.
- מי יכול לפרסם – ההגדרה הזו קובעת מי יכול לפרסם הודעות בקבוצה.
- מי יכול לראות את רשימת המשתתפים – ההגדרה הזו קובעת מי יכול לראות את רשימת המשתתפים בקבוצה.
- מי יכול להצטרף לקבוצה — הגדרה שקובעת מי יכול להוסיף אנשים לקבוצה, להזמין אנשים להצטרף לקבוצה ולאשר בקשות הצטרפות לקבוצה.
מי יכול להצטרף לקבוצה
בוחרים איך להוסיף אנשים לקבוצה:
- כל משתמש מהארגון יכול לשלוח בקשה — משתמשים מהארגון יוכלו לשלוח בקשת הצטרפות לקבוצה ולקבל אישור לפני ההצטרפות.
- כל אחד בארגון יכול להצטרף לקבוצה — משתמשים מהארגון יוכלו להצטרף בעצמם לקבוצה.
- רק משתמשים מוזמנים — אנשים יכולים להצטרף לקבוצה רק אם קיבלו הזמנה.
הפעולה מותרת לחברים מחוץ לארגון
כדי למנוע מאנשים מבחוץ להצטרף לקבוצה, צריך להשבית את ההגדרה הזו. אפשר גם להפעיל את ההגדרה כדי לאפשר לאנשים מבחוץ להצטרף לקבוצה.
אדמינים יכולים תמיד להוסיף אנשים מבחוץ לקבוצה במסוף Google Admin, בלי קשר להגדרה של חברות חיצונית.
הפעלה של ההגדרה הזו מוסיפה באופן אוטומטי הודעה לביטול הרשמה לכותרת התחתונה של הודעות אימייל שנשלחות לחברי קבוצה חיצוניים. כדי להסיר את ההודעה, משביתים את ההגדרה הזו.
- לוחצים על שמירה.