Là quản trị viên CNTT, bạn có thể kiểm soát các chế độ cài đặt mặc định cho các cuộc họp trên Google Meet trong tổ chức của mình. Cuộc họp kết hợp là cuộc họp mà một số người cùng ở trong một phòng, còn những người khác tham gia từ xa bằng máy tính hoặc điện thoại. Bài viết này nêu bật các phương pháp hay nhất để giúp bạn dễ dàng quản lý và mọi người trong tổ chức của bạn có thể tham gia cuộc họp kết hợp một cách thuận tiện hơn.
|
|
|
|
|
Thiết lập cho cuộc họp kết hợp |
|
Đảm bảo Meet có đủ băng thông Thiết lập mạng để bạn có đủ băng thông cho mọi người nhìn thấy và nghe thấy. Phương pháp hay nhất là cung cấp cho Meet đường dẫn ngắn nhất có thể đến Internet. Tìm hiểu cách Chuẩn bị mạng cho các buổi họp trên Meet |
|
|
Đặt Meet làm ứng dụng gọi video mặc định Nếu bạn sử dụng Meet làm ứng dụng gọi video mặc định, thì đường liên kết đến cuộc họp trên Meet sẽ tự động được thiết lập cho người dùng khi họ tạo cuộc họp trong Lịch Google. Tìm hiểu cách Kiểm soát tính năng hội nghị truyền hình cho sự kiện trên lịch (dành cho quản trị viên) |
|
|
Thiết lập chế độ mặc định cho chính sách về micrô và camera Đặt chế độ mặc định cho người dùng để họ không phải xử lý chế độ thiết lập phức tạp. Tìm hiểu thêm về các chính sách của Chrome và nhận các URL được cấp quyền truy cập vào thiết bị ghi âm và quay video mà không cần lời nhắc:
|
|
|
Thiết lập phòng họp và thiết bị trong phòng họp Bạn nên thiết lập phòng họp và phần cứng cho người dùng để các tính năng phóng to, xác nhận có mặt trong phòng và chỉ định phòng có ý nghĩa và hiệu quả đối với người dùng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập vào: |
|
|
Sử dụng tính năng âm thanh thích ứng Nếu tổ chức của bạn không có đủ thiết bị hội nghị truyền hình, mọi người vẫn có thể họp trong cùng một phòng trên máy tính xách tay của riêng mình và có trải nghiệm âm thanh liền mạch. Với tính năng âm thanh thích ứng, Meet tự động phát hiện và đồng bộ hoá nhiều micrô và loa. Tìm hiểu cách sử dụng tính năng âm thanh thích ứng trong Meet |
|
|
Tạo nền cho cuộc họp cho người dùng Tạo một hình nền có biểu trưng công ty để đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu và chia sẻ hình nền đó với người dùng. Bạn cũng có thể khuyến khích người dùng tạo nền độc đáo trong Meet bằng AI. Tìm hiểu cách Cho phép người dùng áp dụng phông nền và hiệu ứng đặc biệt |
|
|
|
|
|
Chuẩn bị cho các cuộc họp kết hợp quy mô lớnNếu cuộc họp kết hợp của bạn có hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn người tham dự, thì phương pháp hay nhất là phát trực tiếp cuộc họp. Phần lớn người tham dự sẽ là người xem không tham gia. Bạn có thể gửi đường liên kết đến cuộc họp trên Meet cho những người mà bạn muốn họ tham gia cuộc họp, còn đường liên kết đến sự kiện phát trực tiếp cho những người khác. |
|
|
Chọn chế độ phát trực tiếp mặc định Thiết lập chế độ cài đặt mặc định cho tính năng phát trực tiếp, chẳng hạn như việc bạn có muốn Meet phát trực tiếp lên YouTube hay không. Tìm hiểu cách Bật hoặc tắt tính năng phát trực tiếp cho Meet |
|
|
Chỉ định các vai trò như người xem, người tham gia và người đồng tổ chức Bạn có thể chỉ định một số người tham dự cuộc họp là người xem và những người khác là người tham gia. Người xem có thể xem cuộc họp nhưng không thể tương tác với cuộc họp. Phương pháp hay nhất là mỗi cuộc họp nên có ít nhất một người tổ chức tham dự để cho phép hoặc đuổi người khác ra khỏi cuộc họp. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập: |
|
|
Giúp người tổ chức có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với cuộc họp của họ Trao quyền cho người tổ chức bằng Quyền quản lý của người tổ chức. Khi chế độ này được bật, người tổ chức cuộc họp có thể nhấp vào biểu tượng Bộ điều khiển của người tổ chức
|
|
|
Cho phép người tổ chức cuộc họp nhận báo cáo về tình hình tham dự và sự kiện phát trực tiếp Giúp người dùng nắm được thông tin và số liệu thống kê về các cuộc họp của họ. Tìm hiểu cách Cho phép người tổ chức nhận báo cáo về số người tham dự cuộc họp và số lượt xem sự kiện phát trực tiếp |
|
|
Cho phép mọi người tạo và trả lời các cuộc thăm dò ý kiến Cho phép người dùng thực hiện thăm dò ý kiến trong cuộc họp. Tìm hiểu cách Tiến hành cuộc thăm dò ý kiến trong Google Meet |
trong cuộc họp để kiểm soát:|
|
|
|
|
Bật chế độ hỗ trợ tiếp cậnMeet tích hợp sẵn bộ tính năng hỗ trợ tiếp cận hữu ích trong nhiều trường hợp. Các tính năng được liệt kê dưới đây là các phương pháp hay nhất. Tìm hiểu thêm về bộ tính năng hỗ trợ tiếp cận của Google Meet |
|
|
Ghi lại cuộc họp Khuyến khích mọi người ghi lại cuộc họp cho những người không thể tham dự. Nhắc họ rằng cuộc họp không được ghi lại tự động; luôn phải có người bắt đầu ghi lại trong cuộc họp. Ngoài ra, hãy nhắc người dùng rằng nếu muốn lưu bản ghi cuộc họp lâu hơn 3 tháng, họ phải lưu lại tệp vào một vị trí mới trong Google Drive. Tìm hiểu cách Bật hoặc tắt tính năng ghi trong Meet cho tổ chức của bạn |
|
|
Chép lời cuộc họp Khuyến khích người dùng tạo bản chép lời cuộc họp để họ có bản ghi bằng văn bản về mọi nội dung diễn ra trong cuộc họp. Bản chép lời rất hữu ích khi bạn muốn ghi lại một cuộc họp nhưng không có đủ bộ nhớ trên Drive hoặc khi bạn cần trích dẫn chính xác lời của một người. Tìm hiểu cách Bật hoặc tắt tính năng chép lời cuộc họp |
|
|
Tránh hiện tượng phản hồi âm thanh và xem tên người dùng trong phòng họp Tránh gây ra tiếng vọng trong các buổi trình bày tại phòng bằng cách sử dụng Chế độ đồng hành. Khi người dùng trong phòng họp đăng ký vào phòng bằng Chế độ đồng hành, họ sẽ được xác định bằng tên trong phụ đề và bản chép lời hoặc khi họ giơ tay. Họ cũng có thể trình bày màn hình mà họ đang sử dụng Chế độ đồng hành. Thiết bị đồng hành sẽ bị tắt tiếng để giảm thiểu hiện tượng phản hồi âm thanh. |
|
|
Sử dụng phụ đề và tính năng dịch phụ đề Giúp mọi người nắm bắt thông tin bằng phụ đề tự động bằng nhiều ngôn ngữ. Phụ đề xuất hiện theo thời gian thực. Tìm hiểu cách Sử dụng phụ đề và tính năng dịch phụ đề trong Google Meet |
|
|
Khuyến khích người dùng ghép nối với người phiên dịch Cho phép người dùng ghép nối với người phiên dịch để mọi người trong cuộc họp đều thấy ô video của họ bên cạnh nhau. Đây cũng là phương pháp hay nhất khi nhiều người cùng nhau trình bày. Tìm hiểu cách Ghép nối ô trong Google Meet |