Là quản trị viên CNTT, bạn có thể kiểm soát các chế độ cài đặt mặc định cho cuộc họp trên Google Meet trong tổ chức của mình. Cuộc họp kết hợp là cuộc họp mà một số người tham gia cùng nhau trong một phòng, còn những người khác tham gia từ xa bằng máy tính hoặc điện thoại. Bài viết này nêu bật các phương pháp hay nhất để giúp bạn dễ dàng quản lý và hỗ trợ tiếp cận cuộc họp kết hợp cho mọi người trong tổ chức.
|
|
|
|
Thiết lập cho cuộc họp kết hợp
|
|
Đảm bảo Meet có đủ băng thông Thiết lập mạng để có đủ băng thông cho mọi người được nhìn thấy và nghe thấy. Phương pháp hay nhất là cung cấp cho Meet đường dẫn ngắn nhất có thể đến Internet. Tìm hiểu cách Chuẩn bị mạng cho cuộc họp trên Meet |
|
|
Đặt Meet làm ứng dụng gọi video mặc định Nếu bạn sử dụng Meet làm ứng dụng gọi video mặc định, thì đường liên kết đến Meet sẽ tự động được thiết lập cho người dùng khi họ tạo cuộc họp trong Lịch Google. Tìm hiểu cách Kiểm soát tính năng hội nghị truyền hình cho sự kiện trên Lịch (dành cho quản trị viên) |
|
|
Thiết lập chế độ mặc định cho chính sách về micrô và máy ảnh Thiết lập chế độ mặc định cho người dùng để họ không phải thực hiện quy trình thiết lập phức tạp. Tìm hiểu thêm về các chính sách của Chrome và lấy URL được cấp quyền truy cập vào các thiết bị ghi âm và ghi hình mà không cần lời nhắc: |
|
|
Thiết lập phòng họp và phần cứng trong phòng họp Bạn nên thiết lập phòng họp và phần cứng cho người dùng để các tính năng phóng to, đăng ký phòng và chỉ định phòng có ý nghĩa và hiệu quả đối với người dùng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập vào: |
|
|
Sử dụng tính năng âm thanh thích ứng Nếu tổ chức của bạn không có đủ phần cứng hội nghị truyền hình, thì mọi người vẫn có thể họp trong cùng một phòng trên máy tính xách tay của riêng họ và có trải nghiệm âm thanh liền mạch. Với tính năng âm thanh thích ứng, Meet sẽ tự động phát hiện và đồng bộ hoá nhiều micrô và loa. Tìm hiểu cách sử dụng tính năng âm thanh thích ứng trong Meet |
|
|
Tạo hình nền cuộc họp cho người dùng Tạo hình nền bằng logo công ty để có thương hiệu nhất quán và chia sẻ hình nền đó với người dùng. Bạn cũng có thể khuyến khích người dùng tạo hình nền độc đáo trong Meet bằng AI. Tìm hiểu cách Cho phép người dùng áp dụng hình nền và hiệu ứng đặc biệt |
|
|
|
|
Chuẩn bị cho cuộc họp kết hợp có quy mô lớnNếu cuộc họp kết hợp có hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn người tham dự, thì bạn nên phát trực tiếp cuộc họp đó. Phần lớn người tham dự sẽ là người xem không tham gia. Bạn có thể cung cấp đường liên kết đến Meet cho những người mà bạn muốn tham gia cuộc họp và đường liên kết đến sự kiện phát trực tiếp cho tất cả những người khác. |
|
|
Chọn chế độ mặc định cho sự kiện phát trực tiếp Thiết lập chế độ mặc định cho sự kiện phát trực tiếp, chẳng hạn như bạn có muốn Meet phát trực tiếp lên YouTube hay không. Tìm hiểu cách Bật hoặc tắt tính năng phát trực tiếp cho Meet |
|
|
Chỉ định các vai trò như người xem, người tham gia và người đồng tổ chức Bạn có thể chỉ định một số người tham dự cuộc họp làm người xem và những người khác làm người tham gia. Người xem có thể xem cuộc họp nhưng không thể tương tác với cuộc họp. Phương pháp hay nhất là mỗi cuộc họp nên có ít nhất một người tổ chức tham dự để cho phép mọi người tham gia hoặc loại bỏ người tham gia. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập vào: |
|
|
Trao cho người tổ chức quyền kiểm soát nhiều hơn đối với cuộc họp Trao quyền cho người tổ chức bằng tính năng Quyền quản lý của người tổ chức. Khi bật tính năng này, người tổ chức cuộc họp có thể nhấp vào biểu tượng Bộ điều khiển của người tổ chức
|
|
|
Cho phép người tổ chức cuộc họp nhận báo cáo về tình hình tham dự và sự kiện phát trực tiếp Giúp người dùng nắm được thông tin và số liệu thống kê về cuộc họp của họ. Tìm hiểu cách Cho phép người tổ chức nhận báo cáo về tình hình tham dự cuộc họp và lượt xem sự kiện phát trực tiếp |
|
|
Cho phép mọi người tạo và phản hồi cuộc thăm dò ý kiến Cho phép người dùng thực hiện cuộc thăm dò ý kiến trong cuộc họp. Tìm hiểu cách Thực hiện cuộc thăm dò ý kiến trong Google Meet |
trong cuộc họp để kiểm soát:|
|
|
|
Bật tính năng hỗ trợ tiếp cậnMeet có các bộ tính năng hỗ trợ tiếp cận được tích hợp sẵn, hữu ích trong nhiều tình huống. Các tính năng được liệt kê bên dưới là những phương pháp hay nhất. Tìm hiểu thêm về bộ tính năng hỗ trợ tiếp cận của Google Meet |
|
|
Ghi lại cuộc họp Khuyến khích mọi người ghi lại cuộc họp để những người không thể tham dự có thể xem lại. Nhắc họ rằng cuộc họp không được ghi lại tự động; luôn phải có người bắt đầu ghi lại trong cuộc họp. Ngoài ra, hãy nhắc người dùng rằng nếu muốn lưu bản ghi cuộc họp trong hơn 3 tháng, họ phải lưu lại tệp vào một vị trí mới trong Google Drive. Tìm hiểu cách Bật hoặc tắt tính năng ghi lại cuộc họp trên Meet cho tổ chức của bạn |
|
|
Chép lời cuộc họp Khuyến khích người dùng tạo bản chép lời cuộc họp để họ có bản ghi bằng văn bản về mọi điều đã xảy ra trong cuộc họp. Bản chép lời rất hữu ích khi bạn muốn ghi lại cuộc họp nhưng không có đủ dung lượng trên Drive hoặc khi bạn cần trích dẫn chính xác lời của ai đó. Tìm hiểu cách Bật hoặc tắt tính năng chép lời cuộc họp |
|
|
Tránh tình trạng phản hồi âm thanh và xem tên người dùng trong phòng họp Tránh tình trạng phản hồi âm thanh trong các bài thuyết trình trong phòng bằng cách sử dụng Chế độ đồng hành. Khi người dùng trong phòng họp đăng ký vào phòng bằng Chế độ đồng hành, họ sẽ được xác định bằng tên trong phụ đề và bản chép lời hoặc khi họ giơ tay. Họ cũng có thể trình bày màn hình mà họ đang sử dụng Chế độ đồng hành. Thiết bị đồng hành sẽ bị tắt tiếng để giảm thiểu tình trạng phản hồi âm thanh. |
|
|
Sử dụng phụ đề và tính năng dịch phụ đề Giúp mọi người nắm bắt thông tin mới nhất bằng phụ đề tự động bằng nhiều ngôn ngữ. Phụ đề sẽ xuất hiện theo thời gian thực. Tìm hiểu cách Sử dụng phụ đề và tính năng dịch phụ đề trong Google Meet |
|
|
Khuyến khích người dùng ghép nối với người phiên dịch Cho phép người dùng ghép nối với người phiên dịch để mọi người trong cuộc họp đều thấy ô video của họ cạnh nhau. Đây cũng là phương pháp hay nhất khi nhiều người cùng nhau trình bày. Tìm hiểu cách Ghép nối ô trong Google Meet |