Como começar: guia de configuração do Workspace Studio para administradores

Com o Google Workspace Studio, os usuários podem criar "fluxos" que automatizam tarefas de trabalho rotineiras em apps do Google Workspace, incluindo Gmail, Drive e Chat, além de serviços de terceiros. Os usuários com acesso ao Gemini podem criar fluxos descrevendo o que querem fazer.

Os fluxos podem agir em nome dos usuários, redigindo e-mails, criando e atualizando arquivos, criando tarefas e muito mais. Fluxos mal configurados podem editar ou excluir dados sem querer ou enviar notificações em excesso. Os administradores podem gerenciar esses riscos com políticas e monitoramento.

Este guia apresenta práticas recomendadas para administradores configurarem, oferecerem suporte e gerenciarem o Workspace Studio para maximizar a produtividade, mantendo a segurança e o controle.

Etapa 1: Configurar o Workspace Studio para sua organização

Antes de permitir que os usuários usem o Workspace Studio, recomendamos que você configure o acesso e as proteções para garantir que os fluxos funcionem como esperado e que os dados permaneçam seguros.

1. Gerenciar o acesso ao Studio

  • Encontre a configuração:Admin Console e depois Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Workspace Studio.
  • Ação:verifique se o Status do serviço está definido como ATIVADO para as unidades organizacionais e os grupos adequados.
  • Recomendação: crie uma unidade organizacional filha com o acesso ao Studio desativado. Assim, você pode mover rapidamente um usuário para ela e interromper um fluxo de trabalho de propriedade dele.

Saiba mais: Ativar ou desativar o Google Workspace Studio na sua organização

2. Gerenciar o acesso aos recursos do Studio

Você pode controlar se os usuários podem usar o Gemini para criar fluxos, usar etapas com tecnologia de IA nos fluxos, usar etapas para outros serviços do Workspace e usar integrações ou etapas personalizadas.

Recomendações:

  • Permitir que os usuários com acesso ao Gemini para Google Workspace usem os recursos do Gemini no Studio.
  • Permitir que os usuários usem etapas para serviços do Workspace a que têm acesso. Bloqueie etapas de um serviço apenas se houver risco de abuso.
  • Use a lista de permissões do Google Workspace Marketplace para controlar quais integrações e etapas personalizadas publicadas os usuários podem usar.

Instruções detalhadas: Gerenciar o acesso a etapas e inicializadores no Workspace Studio

3. Gerenciar quem pode compartilhar fluxos

Quando você permite que as pessoas compartilhem fluxos internamente, elas podem compartilhar fluxos úteis que aumentam a produtividade geral e economizam tempo para outras pessoas que não precisam recriar os mesmos fluxos.

  • Como o compartilhamento funciona:quando um usuário compartilha um fluxo, o destinatário clica em um link para receber uma cópia dele. A cópia inclui a configuração do proprietário, como texto inserido, endereços de e-mail e links para arquivos no Drive. O destinatário não tem acesso aos dados particulares do proprietário, como e-mails ou arquivos do Drive, apenas ao conteúdo que já pode acessar.
  • Encontre a configuração:Admin Console e depois Apps e depois Google Workspace e depois Workspace Studio e depois Configurações de compartilhamento.
  • Recomendação:permita o compartilhamento para unidades organizacionais e grupos confiáveis para que eles possam distribuir modelos de fluxo padronizados.

Saiba mais: Permitir que as pessoas compartilhem fluxos no Workspace Studio

4. Configurar alertas

Você pode criar regras de atividade para receber notificações sobre atividades específicas do Studio, como:

  • Alerta de alta frequência:detecta fluxos que podem estar em loop ou sendo executados em excesso.

    • Condição: crie uma regra para Eventos de registro de regras em que o evento seja Iniciar execução.
    • Limite: defina a regra para alertar se a contagem exceder 100 em 1 hora.
    • Ação: envie um e-mail para todos os administradores.

  • Alerta de uso de IA:monitore o uso da IA generativa em automações.

    • Condição: crie uma regra em que Nome da etapa contenha "Peça ao Gemini" ou, opcionalmente, outras etapas com tecnologia de IA. Para conferir uma lista de todas as etapas disponíveis, consulte o Guia de acionadores e etapas no Workspace Studio.
    • Ação: envie uma notificação ao superadministrador.

Saiba como: Configurar alertas de atividade para o Workspace Studio

Etapa 2. Oferecer suporte aos usuários

Ajude os usuários a criar fluxos, entender limites e resolver problemas.

1. Primeiros passos

2. Noções básicas sobre os limites

O Workspace Studio aplica os seguintes limites:

  • Limite de fluxo:os usuários podem criar no máximo 25 fluxos, incluindo os ativos e os interrompidos.
  • Limite de etapas:um fluxo pode ter no máximo 20 etapas.
  • Acionador do Gmail:no máximo 25 fluxos ativos podem ser iniciados com novos e-mails.
  • Execuções diárias:há um limite diário para o total de execuções de fluxo por usuário. Se um usuário atingir esse limite, todos os fluxos serão pausados até o próximo ciclo de 24 horas. Durante esse período, os fluxos não iniciam novas execuções.

Saiba mais: Saiba mais sobre os limites do Google Workspace Studio

3. Solução de problemas comuns

Conheça os problemas mais comuns que os usuários podem encontrar no Workspace Studio.

Etapa 3. Monitorar e gerenciar a atividade do Studio

Você tem ferramentas robustas para investigar e controlar a atividade de fluxo.

1. Investigar atividade

Use a ferramenta de auditoria e investigação ou a ferramenta de investigação de segurança para analisar o que os fluxos fizeram.

  • Origem de dados:selecione Eventos de registro de regras.
  • Filtros:é possível filtrar por Ator (e-mail do usuário), ID do fluxo, Evento, Nome da etapa e muito mais.
  • Caso de uso:encontrar o proprietário de um fluxo que executa uma etapa "Perguntar ao Gemini" várias vezes por minuto.

Saiba mais: Eventos de registro do Workspace Studio

2. Parar um fluxo

Se um fluxo estiver se comportando de maneira irregular, você poderá interrompê-lo. Você tem algumas opções:

  • Opção 1: o usuário interrompe. Peça ao usuário para desativar o fluxo ou editar a configuração.
  • Opção 2: o suporte interrompe o processo
    1. Use uma ferramenta de investigação para receber o ID do fluxo do fluxo problemático.
    2. Entre em contato com o suporte do Google Workspace e informe o ID do fluxo para que ele seja interrompido.
  • Opção 3: parada de emergência
    1. Mova o usuário para uma unidade organizacional em que o acesso ao Studio esteja desativado.
    2. Isso interrompe todos os fluxos para esse usuário imediatamente.

Saiba como: interromper um fluxo do Workspace Studio como admin