شروع کنید: راهنمای راه‌اندازی Workspace Studio برای مدیران

Google Workspace Studio به کاربران اجازه می‌دهد تا «جریان‌هایی» ایجاد کنند که وظایف کاری روتین را در برنامه‌های Google Workspace، از جمله Gmail، Drive و Chat و سرویس‌های شخص ثالث، خودکارسازی می‌کند. کاربرانی که به Gemini دسترسی دارند می‌توانند با توصیف آنچه می‌خواهند انجام دهند، جریان‌هایی ایجاد کنند.

جریان‌ها می‌توانند از طرف کاربران عمل کنند، ایمیل‌ها را تهیه کنند، فایل‌ها را ایجاد و به‌روزرسانی کنند، وظایفی را ایجاد کنند و موارد دیگر. جریان‌های ضعیف پیکربندی شده می‌توانند ناخواسته داده‌ها را ویرایش یا حذف کنند یا اعلان‌های بیش از حد ارسال کنند. مدیران می‌توانند این خطرات را از طریق سیاست‌گذاری و نظارت مدیریت کنند.

این راهنما بهترین شیوه‌ها را برای مدیران جهت پیکربندی، پشتیبانی و مدیریت Workspace Studio ارائه می‌دهد تا ضمن حفظ امنیت و کنترل، بهره‌وری را به حداکثر برسانند.

مرحله ۱. Workspace Studio را برای سازمان خود راه‌اندازی کنید

قبل از اینکه به کاربران اجازه دهید از Workspace Studio استفاده کنند، توصیه می‌کنیم دسترسی‌ها و گاردریل‌ها را پیکربندی کنید تا مطمئن شوید جریان‌ها طبق انتظار رفتار می‌کنند و داده‌ها ایمن می‌مانند.

۱. مدیریت دسترسی به استودیو

  • تنظیمات را پیدا کنید: کنسول مدیریت و سپس منو و سپس برنامه‌ها و سپس فضای کاری گوگل و سپس استودیوی فضای کاری.
  • اقدام: بررسی کنید که وضعیت سرویس برای واحدها و گروه‌های سازمانی مربوطه روی روشن (ON) تنظیم شده باشد.
  • توصیه : یک واحد سازمانی فرزند ایجاد کنید که دسترسی به Studio در آن خاموش باشد. این به شما امکان می‌دهد تا به سرعت یک کاربر را به آن منتقل کنید تا جریانی را که متعلق به اوست متوقف کنید.

بیشتر بدانید: Google Workspace Studio را برای سازمان خود روشن یا خاموش کنید

۲. مدیریت دسترسی به ویژگی‌های استودیو

شما می‌توانید کنترل کنید که آیا کاربران می‌توانند از Gemini برای ایجاد جریان‌ها، استفاده از مراحل مبتنی بر هوش مصنوعی در جریان‌های خود، استفاده از مراحل برای سایر سرویس‌های Workspace و استفاده از ادغام‌ها یا مراحل سفارشی استفاده کنند یا خیر.

توصیه‌ها:

  • به کاربرانی که به Gemini برای Google Workspace دسترسی دارند، اجازه دهید از ویژگی‌های Gemini در Studio استفاده کنند.
  • به کاربران اجازه دهید از مراحل مربوط به سرویس‌های Workspace که می‌توانند به آنها دسترسی داشته باشند، استفاده کنند. فقط در صورتی مراحل مربوط به یک سرویس را مسدود کنید که خطر سوءاستفاده وجود داشته باشد.
  • از لیست مجاز بازار Google Workspace برای کنترل اینکه کاربران می‌توانند از کدام ادغام‌ها و مراحل سفارشی منتشر شده استفاده کنند، استفاده کنید.

دستورالعمل‌های دقیق: مدیریت دسترسی به مراحل و شروع‌کننده‌ها در Workspace Studio

۳. مدیریت افرادی که می‌توانند جریان‌ها را به اشتراک بگذارند

وقتی به افراد اجازه می‌دهید جریان‌های کاری خود را با دیگران به صورت داخلی به اشتراک بگذارند، می‌توانند جریان‌های مفیدی را به اشتراک بگذارند که بهره‌وری کلی را افزایش می‌دهد و در زمان دیگران صرفه‌جویی می‌کند، چرا که دیگر نیازی به ایجاد مجدد همان جریان‌ها ندارند.

  • نحوه‌ی اشتراک‌گذاری: وقتی کاربری جریانی را به اشتراک می‌گذارد، گیرنده روی لینکی کلیک می‌کند تا یک کپی از جریان دریافت کند. این کپی شامل تنظیمات مالک، مانند متنی که وارد کرده، آدرس‌های ایمیل و لینک‌های فایل‌های موجود در درایو است. گیرنده به داده‌های خصوصی مالک، مانند ایمیل‌ها یا فایل‌های درایو، دسترسی ندارد و فقط به محتوایی که از قبل می‌تواند به آن دسترسی داشته باشد، دسترسی دارد.
  • تنظیمات را پیدا کنید: کنسول مدیریت و سپس برنامه‌ها و سپس فضای کاری گوگل و سپس استودیو فضای کاری و سپس تنظیمات اشتراک گذاری
  • توصیه: اجازه اشتراک‌گذاری را به واحدها و گروه‌های سازمانی مورد اعتماد بدهید تا بتوانند الگوهای جریان استاندارد را توزیع کنند.

بیشتر بدانید: به افراد اجازه دهید جریان‌ها را در Workspace Studio به اشتراک بگذارند

۴. هشدارها را تنظیم کنید

شما می‌توانید قوانین فعالیت ایجاد کنید تا از فعالیت‌های خاص استودیو مطلع شوید، مانند:

  • هشدار با فرکانس بالا: جریان‌هایی را که ممکن است در حال حلقه زدن یا اجرای بیش از حد باشند، تشخیص دهید.

    • شرط: برای رویدادهای ثبت وقایع، قانونی ایجاد کنید که در آن رویداد Start run باشد.
    • آستانه: این قانون را طوری تنظیم کنید که اگر تعداد در عرض ۱ ساعت از ۱۰۰ بیشتر شد، هشدار داده شود.
    • اقدام: ارسال ایمیل به همه مدیران.

  • هشدار استفاده از هوش مصنوعی: بر استفاده از هوش مصنوعی مولد در اتوماسیون نظارت کنید.

    • شرط: قانونی ایجاد کنید که نام مرحله شامل «از جمینی بپرسید» باشد و در صورت تمایل، سایر مراحل مبتنی بر هوش مصنوعی نیز در آن گنجانده شود. برای مشاهده فهرستی از تمام مراحل موجود، به راهنمای شروع‌کننده‌ها و مراحل در Workspace Studio مراجعه کنید.
    • اقدام: ارسال اعلان به مدیر ارشد.

یاد بگیرید چگونه: هشدارهای فعالیت را برای Workspace Studio تنظیم کنید

مرحله ۲. از کاربران خود پشتیبانی کنید

به کاربران خود کمک کنید تا جریان‌ها را ایجاد کنند، محدودیت‌ها را درک کنند و جریان‌های خود را عیب‌یابی کنند.

۱. شروع کار

  • کاربران را برای ایجاد اولین جریان کاری خود به studio.workspace.google.com هدایت کنید.
  • کاربران را تشویق کنید تا برای آموزش‌های مربوط به ایجاد جریان‌ها و استفاده از مراحل ، مرکز راهنمای Workspace Studio را بررسی کنند.

۲. درک محدودیت‌ها

Workspace Studio محدودیت‌های زیر را اعمال می‌کند:

  • محدودیت جریان: کاربران می‌توانند حداکثر ۱۰۰ جریان ، شامل فعال و متوقف، ایجاد کنند.
  • محدودیت پله: یک جریان می‌تواند حداکثر ۲۰ پله داشته باشد.
  • شروع جیمیل: بیش از ۲۵ جریان فعال نمی‌توانند از ایمیل‌های جدید شروع شوند.
  • تعداد دفعات روزانه: محدودیت روزانه‌ای برای کل دفعات جریان به ازای هر کاربر وجود دارد. اگر کاربری به این محدودیت برسد، تمام جریان‌ها تا چرخه ۲۴ ساعته بعدی متوقف می‌شوند. در طول این مدت، جریان‌ها، دفعات جدیدی را شروع نمی‌کنند.

بیشتر بدانید: درباره محدودیت‌های Google Workspace Studio اطلاعات کسب کنید

۳. عیب‌یابی مشکلات رایج

با مشکلات رایج‌تری که کاربران ممکن است با Workspace Studio با آنها مواجه شوند، آشنا شوید.

مرحله ۳. نظارت و مدیریت فعالیت استودیو

شما ابزارهای قدرتمندی برای بررسی و کنترل فعالیت جریان دارید.

۱. فعالیت‌ها را بررسی کنید

از ابزار حسابرسی و بررسی یا ابزار بررسی امنیتی برای بررسی آنچه جریان‌ها انجام داده‌اند، استفاده کنید.

  • منبع داده: رویدادهای ثبت قوانین را انتخاب کنید.
  • فیلترها: می‌توانید بر اساس بازیگر (ایمیل کاربر)، شناسه جریان ، رویداد ، نام مرحله و موارد دیگر فیلتر کنید.
  • مورد استفاده: یافتن مالک یک جریان که یک مرحله از الگوریتم Ask Gemini را چندین بار در دقیقه اجرا می‌کند.

بیشتر بدانید: رویدادهای ثبت وقایع Workspace Studio

۲. یک جریان را متوقف کنید

اگر یک جریان رفتار نامنظمی دارد، می‌توانید آن را متوقف کنید. چند گزینه دارید:

  • گزینه ۱ - کاربر آن را متوقف می‌کند. از کاربر بخواهید جریان را خاموش کند یا تنظیمات آن را ویرایش کند.
  • گزینه ۲ - پشتیبانی آن را متوقف می‌کند
    1. از یک ابزار بررسی برای دریافت شناسه جریان (Flow ID ) جریان مشکل‌دار استفاده کنید.
    2. با پشتیبانی Google Workspace تماس بگیرید و شناسه جریان را برای متوقف کردن آن ارائه دهید.
  • گزینه ۳ - توقف اضطراری
    1. کاربر را به واحد سازمانی که دسترسی به Studio در آن غیرفعال است، منتقل کنید.
    2. این کار بلافاصله تمام جریان‌های مربوط به آن کاربر را متوقف می‌کند.

یاد بگیرید چگونه: جریان Workspace Studio را به عنوان مدیر متوقف کنید