शुरू करें: एडमिन के लिए Workspace Studio सेट अप करने की गाइड

Google Workspace Studio की मदद से, उपयोगकर्ता "फ़्लो" बना सकते हैं. ये फ़्लो, Google Workspace के ऐप्लिकेशन (जैसे, Gmail, Drive, और Chat) और तीसरे पक्ष की सेवाओं में रोज़मर्रा के कामों को ऑटोमेट करते हैं. Gemini का ऐक्सेस रखने वाले उपयोगकर्ता, अपनी ज़रूरत के हिसाब से फ़्लो बना सकते हैं. इसके लिए, उन्हें सिर्फ़ यह बताना होगा कि उन्हें क्या करना है.

फ़्लो, उपयोगकर्ताओं की ओर से ईमेल ड्राफ़्ट करने, फ़ाइलें बनाने और अपडेट करने, टास्क बनाने जैसे काम कर सकते हैं. फ़्लो को सही तरीके से कॉन्फ़िगर न करने पर, डेटा में अनजाने में बदलाव हो सकता है या वह मिट सकता है. इसके अलावा, बहुत ज़्यादा सूचनाएं भी भेजी जा सकती हैं. एडमिन, नीति और निगरानी के ज़रिए इन जोखिमों को मैनेज कर सकते हैं.

इस गाइड में, एडमिन के लिए सबसे सही तरीके बताए गए हैं. इनकी मदद से, सुरक्षा और कंट्रोल बनाए रखते हुए, Workspace Studio को कॉन्फ़िगर, मैनेज, और इस्तेमाल किया जा सकता है. इससे प्रॉडक्टिविटी को ज़्यादा से ज़्यादा बढ़ाया जा सकता है.

पहला चरण. अपने संगठन के लिए Workspace Studio सेट अप करना

हमारा सुझाव है कि उपयोगकर्ताओं को Workspace Studio का इस्तेमाल करने की अनुमति देने से पहले, ऐक्सेस और गार्डरेल कॉन्फ़िगर करें. इससे यह पक्का किया जा सकेगा कि फ़्लो आपकी उम्मीद के मुताबिक काम कर रहे हैं और डेटा सुरक्षित है.

1. Studio का ऐक्सेस मैनेज करना

  • सेटिंग ढूंढें: Admin console इसके बाद मेन्यू इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Workspace Studio.
  • कार्रवाई: पक्का करें कि संगठन की सही इकाइयों और ग्रुप के लिए, सेवा की स्थिति चालू पर सेट हो.
  • सुझाव: एक चाइल्ड संगठन की इकाई बनाएं, जिसमें Studio का ऐक्सेस बंद हो. इससे किसी उपयोगकर्ता को तुरंत इस इकाई में ले जाकर, उसके मालिकाना हक वाले फ़्लो को रोका जा सकता है.

ज़्यादा जानें: अपने संगठन के लिए Google Workspace Studio को चालू या बंद करना

2. Studio की सुविधाओं का ऐक्सेस मैनेज करना

आपके पास यह कंट्रोल करने का विकल्प होता है कि उपयोगकर्ता Gemini का इस्तेमाल करके फ़्लो बना सकते हैं या नहीं. साथ ही, वे अपने फ़्लो में एआई की मदद से काम करने वाले स्टेप जोड़ सकते हैं या नहीं. इसके अलावा, वे Workspace की अन्य सेवाओं के लिए स्टेप जोड़ सकते हैं या नहीं. साथ ही, वे इंटिग्रेशन या कस्टम स्टेप का इस्तेमाल कर सकते हैं या नहीं.

सुझाव:

  • जिन उपयोगकर्ताओं के पास Gemini for Google Workspace का ऐक्सेस है उन्हें Studio में Gemini की सुविधाएं इस्तेमाल करने की अनुमति दें.
  • उपयोगकर्ताओं को उन Workspace सेवाओं के लिए चरणों का इस्तेमाल करने की अनुमति दें जिन्हें वे ऐक्सेस कर सकते हैं. किसी सेवा के लिए सिर्फ़ तब चरणों को ब्लॉक करें, जब उसके गलत इस्तेमाल का खतरा हो.
  • Google Workspace Marketplace की अनुमति वाली सूची का इस्तेमाल करके, यह कंट्रोल करें कि उपयोगकर्ता किन इंटिग्रेशन और पब्लिश किए गए कस्टम स्टेप का इस्तेमाल कर सकते हैं.

निर्देशों के बारे में ज़्यादा जानकारी: Workspace Studio में चरणों और स्टार्टर का ऐक्सेस मैनेज करना

3. यह मैनेज करना कि कौन फ़्लो शेयर कर सकता है

जब लोगों को अपने संगठन के अंदर फ़्लो शेयर करने की अनुमति दी जाती है, तो वे ऐसे फ़्लो शेयर कर सकते हैं जो काम के हों. इससे संगठन की कुल प्रॉडक्टिविटी बढ़ती है और उन लोगों का समय बचता है जिन्हें एक ही फ़्लो को दोबारा नहीं बनाना पड़ता.

  • शेयर करने की सुविधा कैसे काम करती है: जब कोई उपयोगकर्ता किसी फ़्लो को शेयर करता है, तो न्योता पाने वाला व्यक्ति उस फ़्लो की कॉपी पाने के लिए, लिंक पर क्लिक करता है. कॉपी में मालिक का सेटअप शामिल होता है. जैसे, मालिक ने जो टेक्स्ट डाला है, ईमेल पते, और Drive में मौजूद फ़ाइलों के लिंक. पाने वाले व्यक्ति को मालिक के निजी डेटा का ऐक्सेस नहीं मिलता. जैसे, ईमेल या Drive की फ़ाइलें. उसे सिर्फ़ उस कॉन्टेंट का ऐक्सेस मिलता है जिसे वह पहले से ऐक्सेस कर सकता है.
  • सेटिंग ढूंढने के लिए: Admin console इसके बाद ऐप्लिकेशन इसके बाद Google Workspace इसके बाद Workspace Studio इसके बाद शेयर करने की सेटिंग पर जाएं.
  • सुझाव: भरोसेमंद संगठनात्मक इकाइयों और ग्रुप को शेयर करने की अनुमति दें, ताकि वे स्टैंडर्ड फ़्लो टेंप्लेट डिस्ट्रिब्यूट कर सकें.

ज़्यादा जानें: लोगों को Workspace Studio में फ़्लो शेयर करने की अनुमति देना

4. सूचनाएं सेट अप करना

गतिविधि के नियम बनाए जा सकते हैं, ताकि आपको Studio की खास गतिविधि के बारे में सूचना मिल सके. जैसे:

  • बार-बार सूचना मिलना: ऐसे फ़्लो का पता लगाएं जो लूप में चल रहे हों या बहुत ज़्यादा चल रहे हों.

    • शर्त: नियम के लॉग इवेंट के लिए एक नियम बनाएं, जिसमें इवेंट रन शुरू करें हो.
    • थ्रेशोल्ड: नियम को इस तरह सेट करें कि अगर एक घंटे में, संख्या 100 से ज़्यादा हो जाती है, तो सूचना मिले.
    • कार्रवाई: सभी एडमिन को ईमेल भेजें.

  • एआई के इस्तेमाल से जुड़ी सूचना: ऑटोमेशन में जनरेटिव एआई के इस्तेमाल पर नज़र रखें.

    • शर्त: ऐसा नियम बनाएं जिसमें चरण का नाम में "Gemini से पूछें" शामिल हो. इसके अलावा, एआई की मदद से काम करने वाले अन्य चरण भी शामिल किए जा सकते हैं. उपलब्ध सभी चरणों की सूची देखने के लिए, Workspace Studio में स्टार्टर और चरणों के बारे में गाइड देखें.
    • कार्रवाई: सुपर एडमिन को सूचना भेजें.

यह तरीका जानें: Workspace Studio के लिए गतिविधि से जुड़ी सूचनाएं सेट अप करना

दूसरा चरण. उपयोगकर्ताओं की मदद करना

अपने उपयोगकर्ताओं को फ़्लो बनाने, सीमाओं को समझने, और फ़्लो से जुड़ी समस्याओं को हल करने में मदद करें.

1. शुरू करना

  • उपयोगकर्ताओं को studio.workspace.google.com पर भेजें, ताकि वे अपना पहला फ़्लो बना सकें.
  • उपयोगकर्ताओं को फ़्लो बनाने और चरणों का इस्तेमाल करने के ट्यूटोरियल के लिए, Workspace Studio के सहायता केंद्र पर जाने के लिए कहें.

2. सीमाओं के बारे में जानकारी

Workspace Studio में ये सीमाएं लागू होती हैं:

  • फ़्लो की सीमा: उपयोगकर्ता ज़्यादा से ज़्यादा 100 फ़्लो बना सकते हैं. इनमें चालू और बंद किए गए फ़्लो शामिल हैं.
  • चरणों की सीमा: किसी फ़्लो में ज़्यादा से ज़्यादा 20 चरण हो सकते हैं.
  • Gmail स्टार्टर: नए ईमेल से, 25 से ज़्यादा चालू फ़्लो शुरू नहीं किए जा सकते.
  • हर दिन के रन: हर उपयोगकर्ता के लिए, हर दिन के कुल फ़्लो रन की एक सीमा होती है. अगर कोई उपयोगकर्ता इस सीमा तक पहुंच जाता है, तो अगले 24 घंटे तक सभी फ़्लो रुक जाते हैं. इस दौरान, फ़्लो नई रनिंग शुरू नहीं करते हैं.

ज़्यादा जानें: Google Workspace Studio की सीमाओं के बारे में जानें

3. सामान्य समस्याएं हल करना

Workspace Studio का इस्तेमाल करते समय, उपयोगकर्ताओं को होने वाली सामान्य समस्याओं के बारे में जानें.

तीसरा चरण. Studio में की गई गतिविधि पर नज़र रखना और उसे मैनेज करना

आपके पास फ़्लो की गतिविधि की जांच करने और उसे कंट्रोल करने के लिए बेहतरीन टूल हैं.

1. गतिविधि की जांच करना

ऑडिट और जांच टूल या सुरक्षा जांच टूल का इस्तेमाल करके, यह देखें कि फ़्लो ने क्या किया है.

  • डेटा सोर्स: नियम के लॉग इवेंट चुनें.
  • फ़िल्टर: ऐक्टर (उपयोगकर्ता का ईमेल), फ़्लो आईडी, इवेंट, चरण का नाम वगैरह के हिसाब से फ़िल्टर किया जा सकता है.
  • इस्तेमाल का उदाहरण: उस फ़्लो के मालिक का पता लगाएं जो हर मिनट में कई बार 'Gemini से पूछें' चरण को पूरा करता है.

ज़्यादा जानें: Workspace Studio के लॉग इवेंट

2. किसी फ़्लो को रोकना

अगर कोई फ़्लो ठीक से काम नहीं कर रहा है, तो उसे रोका जा सकता है. आपके पास कुछ विकल्प हैं:

  • पहला विकल्प–उपयोगकर्ता इसे बंद कर देता है. उपयोगकर्ता से फ़्लो बंद करने या उसके सेटअप में बदलाव करने के लिए कहें.
  • दूसरा विकल्प–सहायता टीम इसे बंद कर देती है
    1. समस्या वाले फ़्लो का फ़्लो आईडी पाने के लिए, जांच टूल का इस्तेमाल करें.
    2. Google Workspace की सहायता टीम से संपर्क करें और उन्हें फ़्लो आईडी दें, ताकि वे इसे बंद कर सकें.
  • तीसरा विकल्प–इमरजेंसी स्टॉप
    1. उपयोगकर्ता को संगठन की किसी ऐसी इकाई में ले जाएं जिसके लिए, Studio को ऐक्सेस करने की सुविधा बंद है.
    2. इससे उस उपयोगकर्ता के लिए, सभी फ़्लो तुरंत बंद हो जाते हैं.

यह तरीका जानें: एडमिन के तौर पर, Workspace Studio के फ़्लो को रोकना