Como começar: guia de configuração do Workspace Studio para administradores

O Google Workspace Studio permite que os usuários criem "fluxos" que automatizam tarefas de trabalho rotineiras nos apps do Google Workspace, incluindo Gmail, Drive e Chat, e serviços de terceiros. Os usuários com acesso ao Gemini podem criar fluxos descrevendo o que querem fazer.

Os fluxos podem agir em nome dos usuários, redigindo e-mails, criando e atualizando arquivos, criando tarefas e muito mais. Fluxos mal configurados podem editar ou excluir dados sem querer ou enviar notificações em excesso. Os administradores podem gerenciar esses riscos por meio de políticas e monitoramento.

Este guia oferece práticas recomendadas para que os administradores configurem, ofereçam suporte e gerenciem o Workspace Studio para maximizar a produtividade, mantendo a segurança e o controle.

Etapa 1: Configurar o Workspace Studio para sua organização

Antes de permitir que os usuários usem o Workspace Studio, recomendamos que você configure o acesso e as proteções para garantir que os fluxos se comportem conforme o esperado e que os dados permaneçam seguros.

1. Gerenciar o acesso ao Studio

  • Encontre a configuração: Admin Console e depois Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Workspace Studio.
  • Ação:verifique se o Status do serviço está definido como ATIVADO para as unidades organizacionais e grupos apropriados.
  • Recomendação: crie uma unidade organizacional filha com o acesso ao Studio desativado. Isso permite que você mova rapidamente um usuário para ela e interrompa um fluxo de que ele é proprietário.

Saiba mais: Ativar ou desativar o Google Workspace Studio na sua organização

2. Gerenciar o acesso aos recursos do Studio

Você pode controlar se os usuários podem usar o Gemini para criar fluxos, usar etapas com tecnologia de IA nos fluxos, usar etapas para outros serviços do Workspace e usar integrações ou etapas personalizadas.

Recomendações :

  • Permita que os usuários que têm acesso ao Gemini para Google Workspace usem os recursos do Gemini no Studio.
  • Permita que os usuários usem etapas para serviços do Workspace a que eles têm acesso. Só bloqueie etapas de um serviço se houver risco de abuso.
  • Use a lista de permissões do Google Workspace Marketplace para controlar quais integrações e etapas personalizadas publicadas os usuários podem usar.

Instruções detalhadas: Gerenciar o acesso a etapas e inicializadores no Workspace Studio

3. Gerenciar quem pode compartilhar fluxos

Quando você permite que as pessoas compartilhem fluxos internamente, elas podem compartilhar fluxos úteis que aumentam a produtividade geral e economizam tempo para outras pessoas que não precisam recriar os mesmos fluxos.

  • Como o compartilhamento funciona:quando um usuário compartilha um fluxo, o destinatário clica em um link para receber uma cópia do fluxo. A cópia inclui a configuração do proprietário, como texto inserido, endereços de e-mail e links para arquivos no Drive. O destinatário não tem acesso aos dados particulares do proprietário, como e-mails ou arquivos do Drive, apenas ao conteúdo que já pode acessar.
  • Encontre a configuração: Admin Console e depois Apps e depois Google Workspace e depois Workspace Studio e depois Configurações de compartilhamento.
  • Recomendação:permita o compartilhamento para unidades organizacionais e grupos confiáveis para que eles possam distribuir modelos de fluxo padronizados.

Saiba mais: Permitir que as pessoas compartilhem fluxos no Workspace Studio

4. Configurar alertas

Você pode criar regras de atividade para receber notificações sobre atividades específicas do Studio, como:

  • Alerta de alta frequência:detecta fluxos que podem estar em loop ou sendo executados em excesso.

    • Condição: crie uma regra para Eventos de registro da regra em que o evento seja Iniciar execução.
    • Limite: defina a regra para alertar se a contagem exceder 100 em 1 hora.
    • Ação: envie um e-mail para todos os admins.

  • Alerta de uso de IA:monitora o uso de IA generativa em automações.

    • Condição: crie uma regra em que Nome da etapa contenha "Peça ao Gemini" e, opcionalmente, outras etapas com tecnologia de IA. Para uma lista de todas as etapas disponíveis, consulte Guia de acionadores e etapas no Workspace Studio.
    • Ação: envie uma notificação para o superadmin.

Saiba como: Configurar alertas de atividade para o Workspace Studio

Etapa 2: Oferecer suporte aos usuários

Ajude os usuários a criar fluxos, entender os limites e resolver problemas.

1. Primeiros passos

2. Noções básicas sobre os limites

O Workspace Studio aplica os seguintes limites:

  • Limite de fluxo:os usuários podem criar no máximo 100 fluxos, incluindo ativos e interrompidos.
  • Limite de etapas:um fluxo pode ter no máximo 20 etapas.
  • Acionador do Gmail:no máximo 25 fluxos ativos podem ser iniciados a partir de novos e-mails.
  • Execuções diárias:há um limite diário para o total de execuções de fluxo por usuário. Se um usuário atingir esse limite, todos os fluxos serão pausados até o próximo ciclo de 24 horas. Durante esse período, os fluxos não iniciam novas execuções.

Saiba mais: Saiba mais sobre os limites do Google Workspace Studio

3. Como solucionar problemas comuns

Familiarize-se com os problemas mais comuns que os usuários podem encontrar no Workspace Studio.

Etapa 3: Monitorar e gerenciar a atividade do Studio

Você tem ferramentas robustas para investigar e controlar a atividade do fluxo.

1. Investigar atividade

Use a ferramenta de auditoria e investigação ou a ferramenta de investigação de segurança para analisar o que os fluxos fizeram.

  • Fonte de dados:selecione Eventos de registro da regra.
  • Filtros: você pode filtrar por Ator (e-mail do usuário), ID do fluxo, Evento, Nome da etapa e muito mais.
  • Caso de uso:encontre o proprietário de um fluxo que executa uma etapa "Peça ao Gemini" várias vezes por minuto.

Saiba mais: Eventos de registro do Workspace Studio

2. Interromper um fluxo

Se um fluxo estiver se comportando de forma instável, você poderá interrompê-lo. Você tem algumas opções:

  • Opção 1: o usuário interrompe. Peça ao usuário para desativar o fluxo ou editar a configuração.
  • Opção 2: o suporte interrompe
    1. Use uma ferramenta de investigação para receber o ID do fluxo problemático.
    2. Entre em contato com o suporte do Google Workspace e informe o ID do fluxo para que ele seja interrompido.
  • Opção 3: parada de emergência
    1. Mova o usuário para uma unidade organizacional que tenha o acesso ao Studio desativado.
    2. Isso interrompe todos os fluxos desse usuário imediatamente.

Saiba como: Interromper um fluxo do Workspace Studio como admin