Gerenciar o acesso a etapas e inicializadores no Workspace Studio

Edições compatíveis com este recurso: Business Starter, Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard e Education Plus. Compare sua edição. Complementos compatíveis com esse recurso: AI Ultra Access, Google AI Pro for Education. Comparar complementos

Como administrador, você controla quais etapas e modelos iniciais as pessoas na sua organização podem usar para criar fluxos no Google Workspace Studio. Algumas etapas, como determinadas etapas de complementos e integrações do Google Workspace, podem compartilhar dados com apps e serviços de terceiros.

É possível controlar o acesso para o seguinte:

Permitir ou bloquear etapas do Gemini para Google Workspace

Edições compatíveis com este recurso:Enterprise Standard e Enterprise Plus; Complemento Teaching and Learning e Education Plus; Google AI Pro para Educação e AI Ultra Access. Comparar sua edição

Usuários com menos de 18 anos não podem usar os recursos de IA no Workspace Studio. 

Observação:os recursos de IA no Workspace Studio seguem os princípios de privacidade da Central de privacidade da IA generativa no Google Workspace. 

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois IA generativa e depois Gemini para Workspace.

    Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como superadministrador.

  2. Clique no painel Acesso a recursos.
  3. (Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado) na lateral.

    As configurações do grupo substituem as unidades organizacionais. Saiba mais

  4. Ao lado de Workspace Studio, clique em Editar.
  5. Clique em Ativado ou Desativado.
  6. Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.

    Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).

Quando o Gemini para Google Workspace está desativado para o Workspace Studio, as pessoas não podem fazer o seguinte:

  • Criar fluxos com base em um comando.
  • Usar etapas de IA. Todos os fluxos ativos que têm etapas de IA param de funcionar.

Permitir ou bloquear o envio de um webhook

Esse recurso está em visualização limitada.

Os webhooks permitem que os fluxos enviem ou recebam dados com um link ou uma API externa. A etapa de webhook permite que as pessoas se conectem a recursos internos e externos que não são diretamente compatíveis com o Workspace Studio. No entanto, as pessoas precisam ter cuidado ao compartilhar dados da organização externamente.

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Apps e depois Google Workspace e depois Workspace Studio.

    O Workspace Studio ainda está sendo lançado, e talvez essas configurações não apareçam no seu Admin Console. Saiba mais

    Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".

  2. Clique em Configurações de webhook.
  3. (Opcional) Para aplicar a configuração a um departamento ou equipe, selecione uma unidade organizacional na lateral.
  4. Escolha uma opção.
  5. Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.

    Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar.

Permitir ou bloquear etapas do complemento do Google Workspace

Esse recurso está em visualização limitada.

As etapas do complemento Google Workspace são personalizadas e criadas por desenvolvedores da sua organização ou terceiros. Os usuários do Workspace Studio podem adicionar variáveis às etapas do complemento que contêm dados da Conta do Google da sua organização, como o conteúdo de uma mensagem no Gmail ou no Chat, um documento no Drive ou informações de eventos da Agenda. Em seguida, o fluxo pode compartilhar esses dados com o proprietário do complemento de terceiros. Saiba mais sobre as etapas personalizadas

As etapas do complemento são instaladas pelo Google Workspace Marketplace. Você gerencia essas etapas como qualquer complemento do Google Workspace publicado no Marketplace. Você pode:

Permitir ou bloquear etapas de integrações do Workspace

Esse recurso está em visualização limitada.

As integrações do Workspace são semelhantes às etapas de complementos do Google Workspace, mas são desenvolvidas por terceiros, parceiros do Google e pelo Google. Elas permitem que o Workspace Studio e o Gemini se conectem a apps como Jira, Asana e Mailchimp e troquem dados com facilidade.

As integrações do Workspace são gerenciadas como qualquer complemento do Google Workspace publicado no Marketplace. Você pode:

Permitir ou bloquear etapas específicas do serviço do Workspace

As pessoas precisam ter acesso a um serviço do Workspace para usar os iniciadores e as etapas desse serviço. Por exemplo, se o Google Chat estiver desativado para sua organização, as pessoas não poderão usar etapas do Chat nos fluxos.

Para permitir ou bloquear o uso de fluxos que realizam ações em serviços específicos do Google Workspace sem desativá-los, use os controles de API. Talvez também seja necessário atualizar os níveis de acesso baseado no contexto atribuídos a esses apps.

Observação:os recursos de IA no Workspace Studio seguem os princípios de privacidade da Central de privacidade da IA generativa no Google Workspace.

Permitir etapas do app do Workspace

  1. Siga as instruções em Controlar quais apps acessam os dados do Google Workspace para definir os seguintes apps como Confiáveis. Marque também a caixa Isentar de bloqueios de acesso à API pelos níveis de Acesso Baseado no Contexto se a organização atribuir níveis de Acesso Baseado no Contexto aos apps.

    • Drive para o Workspace Studio
    • Gemini para Workspace Studio
    • Gmail para o Workspace Studio
    • Google Agenda para o Workspace Studio
    • Google Chat para Workspace Studio
    • Do Google Formulários para o Workspace Studio
    • Planilhas para o Workspace Studio

  2. Se a organização atribuir níveis de acesso baseado no contexto a apps, talvez seja necessário isentar os apps na lista de permissões para permitir o acesso.

    1. Siga as instruções em Atribuir níveis de Acesso Baseado no Contexto a apps para encontrar apps com níveis de acesso atribuídos.
    2. Clique em cada app com um nível de acesso atribuído.
    3. Se as configurações de política tiverem a caixa Impedir que outros apps acessem os apps selecionados via APIs se os níveis de acesso não forem atendidos marcada, marque também a caixa Isentar apps permitidos para que eles sempre possam acessar as APIs de serviços específicos do Google, sem considerar os níveis de acesso.

Bloquear etapas do app do Workspace

Siga as instruções em Controlar quais apps acessam os dados do Google Workspace para bloquear qualquer um dos seguintes apps:

  • Drive para o Workspace Studio
  • Gemini para Workspace Studio
  • Gmail para o Workspace Studio
  • Google Agenda para o Workspace Studio
  • Google Chat para Workspace Studio
  • Do Google Formulários para o Workspace Studio
  • Planilhas para o Workspace Studio