הפסקה של רצף אוטומטי ב-Workspace Studio כאדמין

בעזרת Google Workspace Studio, אנשים בארגון יכולים ליצור תהליכי עבודה כדי להפוך את העבודה באפליקציות Workspace ובשירותי צד שלישי שהם מורשים להתחבר אליהם לאוטומטית. תהליכי העבודה האלה יכולים לשפר את הפרודוקטיביות של העובדים על ידי אוטומציה של משימות שגרתיות, אבל לפעמים הם פועלים בצורה לא צפויה או לא רצויה.

בדרך כלל מגלים פעילות לא רצויה של זרימות עבודה בדוחות ממשתמשים או ביומני האירועים של Workspace, כמו:

• פעילות בתדירות גבוהה – למשל, יותר הודעות שנשלחות ב-Gmail או ב-Google Chat, או יותר שינויים בקובץ, או יותר קבצים שנוצרו מהרגיל או מהאפשרי עבור בן אדם. טיפ: להודעות ב-Chat שנשלחות על ידי רצפי פעולות ב-Studio יש צ'יפ ליד השם של השולח שמראה שהן נשלחו על ידי רצף פעולות ב-Studio.
• פעילות לא רצויה שמתרחשת בלוח זמנים קבוע – לדוגמה, יכול להיות שהיא תחזור על עצמה בערך כל שעה בכל שעות היום. הערה: יש השהיה מובנית בתהליכים, כך שהמרווח לא תמיד יהיה זהה בכל חזרה.

כדי לעצור תהליך, קודם צריך לזהות איזה תהליך גורם לבעיה, ואז לשלוח בקשה לתמיכה כדי לעצור אותו.

שלב 1: זיהוי התהליך שגורם לבעיה

1. כדי לחפש ביומנים של Studio באמצעות הכלי לביקורת וחקירה או הכלי לחקירת אבטחה, פועלים לפי ההוראות במאמר בנושא אירועים ביומן של Workspace Studio. אפשר לנסות את מסנני המאפיינים הבאים:

   1. שחקן – מוגדר ככתובת האימייל של המשתמש.
   2. אירוע – אם אתם יודעים מתי הבעיה התרחשה, מסננים לפי השלמת השלב ומחפשים שלב שהסתיים בערך באותו הזמן. אפשר גם לסנן לפי אפליקציית שלב אם אתם יודעים שהפעילות התרחשה ב-Gmail, ב-Chat או באפליקציה בחבילת Workspace אחרת.

2. כשמוצאים את התהליך, ברשימת התוצאות, רושמים את מזהה התהליך.

שלב 2: הפסקת התהליך של משתמש

1. פונים לצוות התמיכה למשתמשי Google Workspace עם מזהה רצף הפעולות שרוצים לעצור. צוות התמיכה יעצור את רצף הפעולות בשבילכם.

2. אם אתם צריכים להפסיק זרימה באופן מיידי ולא יכולים לחכות לתמיכה, אתם יכולים להפסיק את כל הזרימות של הבעלים.

   חשוב: השלבים האלה משביתים את כל התהליכים של המשתמש. לפני שממשיכים, חשוב לוודא שאין להם תהליכי עבודה קריטיים לעסק.

   1. מוסיפים יחידה ארגונית. מגדירים את היחידה הארגונית הנוכחית של המשתמש כיחידת האב.
   2. מעבירים את המשתמש ליחידה הארגונית החדשה.

   3. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace Workspace Studio.

      מעבר אל Workspace Studio

      כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

   4. לוחצים על סטטוס השירות.
   5. בצד ימין, בוחרים את היחידה הארגונית החדשה.
   6. משנים את סטטוס השירות למושבת.
   7. לוחצים על שינוי מברירת המחדל.
   8. אחרי שהתמיכה תעצור את התהליך, תוכלו להעביר את המשתמש חזרה ליחידה הארגונית המקורית שלו כדי שהוא יוכל להשתמש שוב ב-Workspace Studio. התהליך יישאר מושבת עד שהמשתמש יפעיל אותו מחדש.