Cara melindungi informasi sensitif di email Anda

Masalah

Anda tidak ingin penerima email pengguna meneruskan, menyalin, mencetak, atau mendownload pesan atau lampiran, serta menghindari kebocoran informasi sensitif.

Lingkungan

  • Konsol Admin
  • Web Gmail

Solusi

Aktifkan atau nonaktifkan mode rahasia Gmail untuk seluruh domain Anda, atau untuk unit organisasi tertentu.

Aktifkan mode rahasia Gmail ke seluruh organisasi
  1. Login ke konsol Admin.
  2. Buka Menu > Aplikasi > Google Workspace > Gmail > Setelan pengguna.
    • Memerlukan hak istimewa administrator Setelan Gmail.
  3. Scroll ke Mode rahasia
  4. Centang kotak Aktifkan mode rahasia .  
  5. Klik Save.
Mengaktifkan mode rahasia Gmail untuk unit organisasi tertentu
  1. Login ke konsol Admin.
  2. Buka Menu > Aplikasi > Google Workspace > Gmail > Setelan pengguna.
    • Memerlukan hak istimewa administrator Setelan Gmail.
  3. Di sebelah kiri, pilih unit organisasi.
  4. Scroll ke Mode rahasia.
  5. Centang kotak Aktifkan mode rahasia .
  6. Klik Save.
  7. Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat.

Cara mengirim email rahasia
  1. Di komputer, buka Gmail.
  2. Klik Tulis.
  3. Di kanan bawah jendela, klik ikon gembok untuk Mengaktifkan mode rahasia.
    • Tips: Jika Anda sudah mengaktifkan mode rahasia untuk email, buka bagian bawah email, lalu klik Edit.
  4. Tetapkan tanggal habis masa berlaku dan kode sandi. Setelan ini berpengaruh pada teks pesan dan semua lampiran. 
    • Jika Anda memilih Tidak ada kode sandi SMS, penerima yang menggunakan aplikasi Gmail dapat langsung membukanya. Penerima yang tidak menggunakan Gmail akan mendapatkan email berisi kode sandi.
    • Jika Anda memilih Kode sandi SMS,penerima akan mendapatkan kode sandi melalui pesan teks. Pastikan Anda memasukkan nomor telepon penerima, bukan nomor Anda sendiri.
  5. Klik Save.

Penyebab

Mode rahasia di Gmail belum diaktifkan di konsol Admin. Pengguna juga tidak mengetahui di mana tombol Mode rahasia berada di jendela tulis email di Gmail.