Configura la interoperabilidad del Calendario de Google y Microsoft Outlook para Google Beam

Este documento solo se aplica a las licencias de Google Beam para Meet.

Si tu organización usa la SKU de Google Beam para Meet y Microsoft Outlook, cuando reserves reuniones, puedes optimizar el proceso de reserva para las salas habilitadas para Beam habilitando la Interoperabilidad de Calendario. Esto crea una experiencia de reserva fluida para los usuarios que trabajan en Microsoft 365.

Esta integración permite a los usuarios ver la disponibilidad de las salas de Google Beam para Meet directamente en su calendario de Outlook y reservarlas. Completa los siguientes flujos de trabajo para configurar la interoperabilidad de las salas de Beam.

Configura la interoperabilidad básica

Para permitir que Microsoft Exchange y el Calendario de Google funcionen juntos, completa el flujo de trabajo de configuración de la Interoperabilidad de Calendario. Esto permite a los usuarios ver la disponibilidad en ambos sistemas.

Configura credenciales de disponibilidad adicionales

Además de configurar el espacio de direcciones de disponibilidad para tu dominio normal de Google Workspace, debes generar un conjunto de credenciales para el dominio resource.calendar.google.com en el paso 3 de la configuración de la Interoperabilidad de Calendario y agregar su espacio de direcciones de disponibilidad en el paso 4.

Cuando crees la segunda credencial, la cuenta de rol de Google y su archivo de credenciales deben ser los mismos que los que se usaron en la configuración inicial, y debes establecer la dirección de disponibilidad de Google que deseas agregar a resource.calendar.google.com:

Este paso adicional es necesario porque los recursos de Google Workspace siempre tienen una dirección de correo electrónico @resource.calendar.google.com (a diferencia de los usuarios normales que tienen direcciones en tu dominio) y, desde el punto de vista de Exchange, estos son dos dominios diferentes. Este paso de configuración permite que Exchange enrute correctamente las solicitudes de disponibilidad del calendario para los recursos de Google Workspace al Calendario de Google.

Configura las salas de Beam como recursos del Calendario de Google

Cada sala con un dispositivo Beam debe existir como un recurso en la Consola del administrador de Google. Una vez que exista el recurso, puedes etiquetar la sala con "Google Beam" como una función para que se pueda buscar y filtrar.

Para configurar las salas de Beam como recursos, haz lo siguiente:

  1. Si las salas aún no existen como recursos en la Consola del administrador de Google, primero sigue los pasos de la sección Agrega recursos de Crea edificios, funciones & recursos de Calendario para agregarlas.
  2. Una vez que existan los recursos de las salas para todas las salas en las que deseas tener dispositivos habilitados para Beam, sigue los pasos de Agrega Google Beam como una función de recurso para crear una etiqueta para Google Beam y agregarla a las salas. Esto facilitará su búsqueda cuando programes reuniones.
  3. Para cada sala, registra la dirección de correo electrónico del recurso que se asigna automáticamente. La necesitarás en la siguiente sección para crear un usuario para cada sala en Outlook. Para ver el correo electrónico en los detalles de la sala, ve a Menú y luego Directorio y luego Edificios y recursos y haz clic en el nombre de la sala.

Configura las salas habilitadas para Beam como usuarios de Outlook

Debido a las diferencias en la forma en que el Calendario de Google y Outlook manejan los recursos de las salas, las salas habilitadas para Beam deben configurarse como usuarios de Outlook para que ambos sistemas puedan dirigirse a ellas. Deben configurarse como contactos de toda la empresa para que el Asistente para la programación de Microsoft los muestre a todos los usuarios.

Para agregar las salas como usuarios, haz lo siguiente:

  1. Abre el Administrador de Outlook y agrega contactos externos para toda tu organización. Consulta la documentación de Microsoft sobre cómo hacer lo siguiente:
  2. Actualiza el nombre de contacto de cada usuario de la sala para ayudar a los usuarios a encontrarlo rápidamente.
    • Establece el nombre, el apellido y el nombre visible.
    • Incluye "Google Beam", el nombre de la sala y las coordenadas en la convención de nombres.
    • Cuando se te solicite, establece la dirección de correo electrónico de la sala en la misma que se usa para la sala en la Consola del administrador de Google.

Verifica la interoperabilidad reservando una reunión

Para verificar la interoperabilidad entre Outlook y el Calendario de Google, prueba los siguientes flujos de trabajo en Outlook:

  • Reserva directa: El organizador agrega salas habilitadas para Beam y detalles de Meet a una reunión nueva.
  • Agregar sala más tarde: El organizador agrega una sala habilitada para Beam a una invitación existente.
  • Ediciones iniciadas por el invitado: Un asistente agrega una sala habilitada para Beam a una invitación existente.

Puedes verificar que funcionaron si las salas y los detalles de Meet aparecen en la pantalla táctil de la sala o en el calendario de la sala en la Consola del administrador de Google. Los cambios deberían aplicarse de inmediato.

Para ver el calendario en la Consola del administrador, haz lo siguiente:

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Dispositivos y luego Hardware de Google Meet y luego Dispositivos.

    Es posible que algunas funciones requieran tener el privilegio de Ver dispositivos o Administrar asignación de calendario del hardware de Meet View devices or Manage calendar assignment privilege, o ambos.

  2. Haz clic en el panel Videollamadas y calendario y, luego, haz clic para ver tu evento en el calendario de la sala.

Instala el complemento de Google Meet

Para generar detalles de Meet para sus eventos, los usuarios necesitan el complemento de Google Meet en Outlook. Si tu organización admite la implementación centralizada, te recomendamos que uses ese método. Consulta la documentación de Microsoft para obtener instrucciones. Si la implementación centralizada no es una opción, puedes hacer que los usuarios la instalen directamente. Proporciónales las siguientes instrucciones:

  1. Accede a tu cuenta de usuario de Outlook.
  2. Ve a la tienda Microsoft AppSource.
  3. Haz clic en Obtener ahora.
  4. Accede a Microsoft Marketplace y sigue las instrucciones para instalar y habilitar el complemento de Google Meet.