Agregar eventos a calendarios automáticamente

Ediciones compatibles con esta función: Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits. Comparar tu edición

Puedes establecer el valor predeterminado para los eventos que aparecen automáticamente en los calendarios principales de los usuarios. Si establecen su propio valor, los usuarios pueden anular el parámetro de configuración predeterminado de la organización. También puedes establecer el nivel menos restrictivo que puede elegir un usuario. Esto evita que los usuarios agreguen automáticamente eventos que excedan lo que permite tu organización.

Cómo configurar los eventos de Calendario

Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Calendario.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de Calendario.

  2. Haz clic en Configuración avanzada.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.
  4. Selecciona una opción para el nivel menos restrictivo disponible para tu organización. Este es el valor menos restrictivo que puede elegir un usuario.
    • Invitaciones de todos: Todos los eventos aparecen en los calendarios de los usuarios.
    • Invitaciones de remitentes conocidos: Son invitaciones de alguien que se encuentra en el dominio o la lista de contactos del usuario, o con quien ya interactuó. Los usuarios reciben invitaciones de remitentes desconocidos solo por correo electrónico.
    • Invitaciones a las que respondieron los usuarios por correo electrónico: Los usuarios reciben las invitaciones por correo electrónico. Los eventos se agregan al calendario del usuario después de que este responde a las invitaciones.

  5. Establece el valor predeterminado para los eventos que se agregan automáticamente. Los usuarios pueden cambiar este valor hasta el nivel menos restrictivo establecido en el paso 4.

    • Invitaciones de todos los usuarios
    • Invitaciones de remitentes conocidos
    • Invitaciones a las que respondieron los usuarios por correo electrónico
  6. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.

El nivel menos restrictivo y el predeterminado se aplican a los calendarios de los usuarios nuevos y existentes, pero solo a las invitaciones futuras. Los cambios no afectan los eventos que ya están en el calendario del usuario. Es posible que los usuarios vean una ventana emergente cada vez que cambies este parámetro de configuración.

Cómo afectan tus cambios a los calendarios de los usuarios

Los cambios que realices en Configuración avanzada y luego Agregar invitaciones al Calendario en la Consola del administrador se aplicarán a los calendarios nuevos y a los existentes si el usuario no personalizó la configuración de su propio calendario.

Cuando los usuarios cambian su propia configuración a otro valor, el parámetro de configuración que eligen se aplica a los eventos futuros. Los usuarios solo pueden cambiar el valor hasta el nivel menos restrictivo que establezcas para tu organización.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información