הוספה אוטומטית של אירועים ליומנים

התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: Frontline Starter,‏ Frontline Standard ו-Frontline Plus,‏ Business Starter,‏ Business Standard ו-Business Plus,‏ Enterprise Standard ו-Enterprise Plus,‏ Education Fundamentals,‏ Education Standard ו-Education Plus,‏ Essentials,‏ Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus,‏ Nonprofits. השוואה בין המהדורות

אתם יכולים להגדיר את ברירת המחדל של האירועים שיופיעו אוטומטית ביומנים הראשיים של המשתמשים. המשתמשים יכולים להגדיר ערך משלהם ולשנות את הגדרת ברירת המחדל של הארגון. אפשר גם להגדיר את הרמה הכי פחות מגבילה שהמשתמש יכול לבחור. כך המשתמשים לא יוכלו להוסיף אוטומטית אירועים מעבר למה שהארגון מאפשר.

הגדרת אירועים ביומן

לפני שמתחילים: אם צריכים להגדיר מחלקה או צוות עבור ההגדרה הזו, עוברים אל הוספת יחידה ארגונית.

1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט אפליקציות Google Workspace יומן.

   ליומן

   כדי לעשות את זה צריך את הרשאת האדמין יומן.

2. לוחצים על הגדרות מתקדמות.
3. (אופציונלי) כדי להחיל את ההגדרה רק על מחלקה או על צוות, בצד, בוחרים יחידה ארגונית.
4. בוחרים את האפשרות לרמה הכי פחות מגבילה שזמינה לארגון. זהו הערך הכי פחות מגביל שהמשתמש יכול לבחור.
   • הזמנות מכולם – כל האירועים יופיעו ביומנים של המשתמשים.
   • הזמנות משולחים מוכרים – אלה הזמנות מאנשים שנמצאים בדומיין או ברשימת אנשי הקשר של המשתמש, או שהייתה ביניהם אינטראקציה. משתמשים מקבלים הזמנות משולחים לא מוכרים רק באימייל.
   • הזמנות שהמשתמש השיב עליהן באימייל – המשתמשים מקבלים את ההזמנות באימייל. האירועים יתווספו ליומן של המשתמש אחרי שהוא יגיב להזמנות.

5. מגדירים את ערך ברירת המחדל של האירועים שיתווספו אוטומטית. המשתמשים יכולים לשנות את הערך הזה עד לרמה הכי פחות מגבילה שהוגדרה בשלב 4.

   • הזמנות מכולם
   • הזמנות משולחים מוכרים
   • הזמנות שהמשתמש השיב עליהן באימייל
6. לוחצים על שמירה. לחלופין, אפשר ללחוץ על שינוי מברירת המחדל לגבי יחידה ארגונית מסוימת.

   אם מאוחר יותר רוצים לשחזר את הערך שעבר בירושה, לוחצים על ירושה.

הרמה הכי פחות מגבילה והגדרת ברירת המחדל חלות על יומנים של משתמשים חדשים וקיימים, אבל רק על הזמנות עתידיות. השינויים לא ישפיעו על אירועים שכבר מופיעים ביומן של המשתמש. יכול להיות שהמשתמשים יראו חלון קופץ בכל פעם שתשנו את ההגדרה הזו.

איך השינויים משפיעים על היומנים של המשתמשים

כל שינוי שתבצעו בהגדרות המתקדמות הוספת הזמנות ליומן במסוף Admin יחול על יומנים חדשים ועל יומנים קיימים אם המשתמש לא התאים אישית את ההגדרות ביומן.

כשהמשתמשים משנים את ההגדרות שלהם לערך אחר, ההגדרה שהם בוחרים נכנסת לתוקף לגבי אירועים עתידיים. המשתמשים יכולים לשנות את הערך רק עד לרמה הכי פחות מגבילה שהגדרתם לארגון.

השינויים ייכנסו לתוקף תוך 24 שעות, ובדרך כלל תוך זמן קצר בהרבה. מידע נוסף