設定 Google 日曆會議室預訂建議

協助會議主辦人在任何地點為邀請對象預訂合宜的會議室和資源。

Google 日曆提供會議室自動建議功能，可為所有會議受邀對象檢查工作地點的可用資源。Google 日曆會在「會議室」分頁中，根據每位邀請對象的位置自動建議距離最接近且最符合需求的會議室。系統會考量邀請對象所在的建築物和樓層位置、先前的預訂記錄、音訊和視訊設備使用需求以及與會人數，綜合這些條件提供建議。

重要注意事項

如要讓會議室自動建議功能達到最佳效果，請執行下列兩項操作：

  • 新增所有使用者的工作地點：如有使用者未設定主要工作地點，Google 日曆在提供會議室建議時就不會將他們納入考量。也就是說，Google 日曆建議的會議室可能太小，或是位於不方便所有人會面的建築物。

  • 為會議室資訊採用結構化格式：Google 日曆的會議室自動建議功能僅會使用結構化的會議室資訊。Google 日曆會根據每間會議室的詳細資料自動提供智慧建議。

    如要進一步瞭解結構化資源，請參閱採用結構化資源的影響以及改用結構化資源。

其他詳細資訊

在活動中新增會議室時，系統可能會根據地點或經常使用的會議室顯示建議。

  • 當您在活動中加入會議室時，如果至少知道一位與會者的位置，系統就會根據位置顯示建議。請參閱「新增活動的會議室」。
    • 您可以設定主要辦公室建築物或工作地點來指定位置。請參閱「設定預設工作地點」。
    • 工作地點功能必須由管理員開啟。請參閱「為使用者開啟或關閉工作地點功能」。
    • 使用者所在位置的建築物必須要有結構化會議室，且使用者尚未回覆該活動 (「線上加入」或不加入)，系統才會顯示根據位置產生建議。
  • 如果新增會議室的使用者沒有設定位置，系統會顯示常用會議室建議。這些建議項目是以使用者的使用情況為依據，而且只有該使用者看得到。

新增主要工作地點

新增主要工作地點的方式有 2 種，可以由您為使用者新增這項資訊，也可以由使用者自行新增。

如何決定由使用者或管理員設定

每個工作環境都不盡相同，請根據這兩種設定方式的性質來決定最適合貴公司的做法。

管理員設定 使用者設定

您知道使用者工作地點的最新正確資訊。

優點

  • 確保 Google 服務中的使用者資料與您自己的資料保持同步
  • 避免使用者操作錯誤

方法

  • API (建築物、樓層、樓層分區、辦公桌)
  • GCDS (建築物、樓層)

使用者體驗

  • 只能查看工作地點資訊

您不知道或無法確定貴機構使用者的工作地點資料。

優點

  • 一鍵即可快速設定
  • Google 日曆會通知新增及更新地點資料
  • 減輕管理員的工作負擔

方法

  • 透過 Google 管理控制台進行初始設定
  • 由使用者自行更新工作地點資料 (建築物、樓層)

使用者體驗

  • 由使用者控管查看權限及更新工作地點
  • 由 Google 推測使用者的工作地點，有時可能由 Google 設定這項資訊
  • Google 會提示使用者更新資訊

以管理員身分新增地點資訊

如果您選擇為使用者設定主要工作地點，請使用 API 或 Google Cloud Directory Sync (GCDS)。

使用 Google Cloud Directory Sync

下列情況適合使用 GCDS 新增使用者工作地點：

  • 使用者人數眾多，且分佈在多個地點。
  • 您需要不斷變更及更新使用者的地點資訊。
  • 您已使用 GCDS 將 Microsoft Active Directory 的使用者個人資料同步至 Google 帳戶。

請前往「User Profile Attributes」(使用者個人資料屬性) 分頁的 GCDS 設定管理員，將下列工作地點欄位對應到您目前儲存建築物和樓層資訊的位置：

  • 建築物 ID
  • 樓層名稱

您可以選擇是否同步處理這些欄位。請確認欄位中的建築物 ID 與您在建築物管理服務中建立的建築物 ID 相符。

詳情請參閱「關於 Google Cloud Directory Sync」。

使用 API

下列情況適合使用 API 新增使用者工作地點：

  • 使用者人數眾多，且分佈在多個地點。
  • 您已建立可透過 API 呼叫使用者地點資訊的系統。
  • 您會定期變更及更新使用者的地點資訊。
  • 您想以自動化的方式讓使用者的地點資訊保持同步。
  • 需設定樓層分區和座位代碼的值。

詳情請參閱 Google Workspace Admin SDK 使用者指南。

系統最多可能需要 24 小時的處理時間，才能讓套用指定格式的使用者地點資訊生效並顯示在使用者個人資料中。

設定 API 時請使用下列屬性：

屬性名稱 說明 範例
類型 (字串)*

地點資訊類型：CUSTOM、DEFAULT、DESK

注意：必須設為 DESK 才能更新使用者的主要工作地點

 DESK
customType (string)

如果類型為 CUSTOM，這個欄位會包含自訂值

 free_text
area (string)*

以文字表示的地點資訊最能夠顯示使用者的確切工作地點，例如「臺北市信義區」或「大安區附近」

 Mountain View, CA
buildingId (string)*

建築物 ID 必須與您為該建築物所設定的 buildingId 完全相符

已保留的值字串：

  • 如要表示使用者沒有在建築物中辦公 (例如遠距工作)，請使用 $NO_BUILDING$
  • 如要表示所在建築物尚未建立建築物資源，請使用 $MISSING_BUILDING$
 NYC
floorName (字串)

樓層 ID 必須與 buildingId 中指定的樓層相符。

注意：未指定建築物 ID 的樓層名稱是無效的

 大廳、夾層、2、3、4、5、5M、6
floorSection (string)

表示使用者座位所在的樓層區域

 A 區, 南側
deskCode (string)*

表示確切的座位位置

 17 室, 13-A

* 必填

讓使用者新增地點資訊

開啟 Google 日曆提示功能，提醒使用者新增主要工作地點。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來「目錄」接下來「目錄設定」。

    必須擁有服務設定管理員權限。

  2. 按一下「編輯個人資料」。
  3. 在左側面板的「機構單位」下方，選取您要套用變更的機構。

    警告：如果您對整個機構的根機構單位套用這項變更，您先前覆寫個人資料的機構單位將不在變更套用範圍內。

  4. 勾選「工作地點」旁邊的核取方塊，然後按一下「儲存」。

系統最多可能需要 30 分鐘的時間才能套用變更，之後使用者就可以自行設定地點資訊。

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