使用 Google 日曆結構化資源

Google 建議您使用結構化格式來定義您的 Google 日曆資源。結構化資源包括資源所在位置、可容納人數或設備的相關資訊。Google 日曆可以利用這項資料來提供關於會議室和資源的更多詳細資訊，協助使用者選擇最合適的資源。定義結構化資源，即可充分運用日曆新功能和進階功能。

非結構化 (舊版) 資源僅使用下列欄位：

  • 資源 ID
  • 名稱
  • 說明

如果您只為某項資源設定了上述欄位，該資源便屬於舊版資源。2017 年 10 月 17 日前建立的資源很有可能屬於舊版資源。

結構化資源的優點

您需要額外花費一番工夫，才能將資料轉換為結構化格式，但這項投入是值得的。因為建立資源結構後，使用者就可以執行下列操作：

改用結構化資源

將資源轉換成結構化格式的好處，就是可以充分運用未來 Google 日曆新增的強化功能。當您採用結構化資源後，使用者就可以在預訂會議室及使用其他日曆功能時獲得最佳體驗。

瞭解異動、測試及通知

使用結構化資源資訊會改變使用者與 Google 日曆的互動方式，建議您按照下列方法預做準備：

  • 分析現有資源的管理方式，瞭解改用結構化格式後，使用者體驗會有哪些改變。
  • 先在測試環境中使用結構化資源，看看會造成哪些變更。建議您同時備份目前的資源資訊。
  • 更新內部應用程式和第三方軟體，例如使用自訂命名原則的應用程式。
  • 向使用者說明會有哪些新的操作方式和異動，並管理將推行的服務異動。

使用者體驗異動

當您為貴公司採用新的結構化格式後，使用者體驗將出現下列異動：

搜尋結果異動

變更前

顯示一長串資源名稱

變更後

顯示分類的資源資訊

會議室和非會議室資源的顯示方式異動

會議室資源 (類別為「CONFERENCE_ROOM」)

1. 資源名稱
2. 建築物
3. 樓層與分區
4. 容量
5. 影音設備

1. 資源名稱
2. 建築物
3. 樓層與分區
4. 容量
5. 影音設備

非會議室資源 (類別為「OTHER」)

1. 資源名稱
2. 建築物
3. 樓層與分區
4. 容量
5. 資源類型
6. 影音設備 (如果有的話)

1. 資源名稱
2. 建築物
3. 樓層與分區
4. 容量
5. 資源類型
6. 影音設備 (如果有的話)

資源顯示方式異動

只要把滑鼠游標移到資源上，就能看到額外的詳細資料：

會議室資源 (類別為「CONFERENCE_ROOM」)

非會議室資源 (類別為「OTHER」)

資源順序異動

2017 年 10 月 17 日前

會議室清單中的分組過去以資源名稱為準。也就是說，系統以前只是單純依照前置字串來列出會議室，不能運用其他有助於判斷資源實用性的資訊來進行排序。如果許多會議室的名稱皆含有特定前置字串 (例如 CH-ZRHA)，那麼這些會議室都會依照該前置字串分為一組。

資源名稱範例：

CH-ZRHA-FavoriteRoom'1 [電話、視訊會議]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom'1 [電話、視訊會議]

US-SFO-RoominSFO'2 [電話、視訊會議]

依前置字串分組：

建築物為 ZRH-OfficeA 和 SFO-OfficeB

2017 年 10 月 17 日後

系統在分組時以您建立的建築物為準，並且依照建築物節點為非會議室和會議室資源進行分組。

自動產生的新式資源名稱範例：

ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [電話、視訊會議]

ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [電話、視訊會議]

SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [電話、視訊會議]

建築物為 ZRH-OfficeA 和 SFO-OfficeB

依建築物名稱分組：

樓層命名方式與顯示順序：

建築物樓層會按照數字大小依序顯示，例如：

  • 樓層「1」會出現在樓層「2」之前
  • 樓層「12th」會出現在樓層「1st」之前，因為數字「2」的優先順序比字母「s」高

為了正確顯示樓層順序，請以純數字為樓層編號，例如：「01」、「02」…「12」

資源名稱和顯示方式異動

如果使用的是舊版資源，Google 建議為資源採用特定的名稱格式。當您建立 10 個以上含有「-」的資源時，系統會自動建立資源階層。如果標題群組中有超過 100 個資源，系統會為該群組分出子標題。

有了結構化資源資訊後，Google 的命名原則就會成為標準，供系統從個別資源欄位建立自動產生的資源名稱。當資源名稱、資源類型或說明之外的任何資源欄位有所更新時，系統就會建立自動產生的資源名稱。

  • [建築物]-[樓層] [會議室名稱] ([會議室可容納人數]) [影音設備]
  • [(資源類型)]-[建築物]-[樓層]-[會議室名稱] ([會議室可容納人數]) [影音設備]

自動產生的資源名稱有下列優點：

  • 可讓貴機構中的資源名稱格式保持一致。
  • 自動更新會議室詳細資料 (例如增加可容納人數、設施增加或變更)。
  • 任何會議室或資源的屬性，只要查看資源名稱就能輕易判斷。

自動產生的新式資源名稱會顯示在以下位置：

參與者清單

在 Google 日曆活動的參與者清單中，自動產生的新式資源名稱格式將取代舊資源名稱。

網頁版和行動版的「地點」欄位

在 Google 日曆活動的「地點」欄位中，自動產生的新式資源名稱格式將取代舊資源名稱。

行動裝置通知

在行動版或網頁版通知中，自動產生的新式資源名稱格式將取代舊資源名稱。

轉換資源、設施和建築物

我們提供了 3 種更新資源的方式：

使用 CSV 變更資源

如果您具備管理員角色，且您的帳戶獲得建築物與資源的管理權限，就可以按照下列步驟為貴機構更新資源。

步驟 1：從管理控制台下載 CSV 檔案

首先，請將資源資訊下載為 CSV 檔案。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來 「目錄」接下來「建築物與資源」接下來「總覽」。

    必須具備「建築物與資源」管理員權限。

  2. 開啟「資源管理」。
  3. 依序點選「下載」圖示 接下來「下載」。
  4. 儲存 CSV 檔案。

步驟 2：將 CSV 資料匯入試算表

將您下載的 CSV 檔案匯入試算表。

  1. 開啟空白的 Google 試算表，然後依序點選「檔案」>「匯入」。
  2. 找到下載的 CSV 檔案，按一下「選取」。
  3. 在「匯入」視窗中選取所需資料，然後按一下「匯入資料」。

步驟 3：在試算表中編輯資源

檢查試算表中的資訊，注意有沒有任何不符規格的空白欄位，如果有的話，請依照使用格式一節表格中的建議進行更新。

注意：請勿修改資源 ID，否則系統將會建立一個新資源，而不是更新現有資源。

編輯試算表

  1. 使用您在上述步驟中建立的試算表。
  2. 視需要編輯欄位。

    重要資訊：在試算表中尋找設施時，必須在設施名稱前面加上「#」，例如：「#白板」。

  3. 編輯完成後，請將試算表儲存為 CSV 檔案。

試算表範例

資源 ID* 資源名稱* 資源類別* 資源類型 樓層名稱* 容量* 建築物 ID*
123 演講廳 CONFERENCE_ROOM 1 40 81
234 小詹的藏身之處 其他 交誼廳 4 5 82

* 必填

User Visible Description (對使用者顯示的說明) 說明 #Whiteboard #Phone
由 admins@mycompany.com 管理 TRUE TRUE
如需預訂，請洽詹先生的助理 由 admins@mycompany.com 管理 FALSE FALSE

步驟 4：上傳編輯完成的 CSV 檔案

試算表編輯完畢後，就可以將您的變更上傳至日曆。

  1. 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示 接下來 「目錄」接下來「建築物與資源」接下來「總覽」。

    必須具備「建築物與資源」管理員權限。

  2. 開啟「資源管理」。
  3. 將游標移至「新增」圖示 ，然後按一下「上傳」圖示 。
  4. 按一下「附加 CSV」，然後依照提示附加 CSV 檔案。
  5. 按一下「上傳」。

使用格式

請依照下方格式編輯試算表。

各種資源的格式

您在日曆中建立的資源應採用下列格式。

屬性名稱 說明 範例
資源 ID*

在您建立資源時，Google 為您產生的專屬會議室 ID。

(切勿編輯或移除現有資源的資源 ID)

 28AF38E
資源名稱*

會議室的簡稱。

(建議不要超過 45 個字元)

 Beehive 會議室
建築物 ID* 這裡的建築物 ID 必須和您為資源所在建築物定義的建築物 ID 完全相同。 SF-MAIN
資源類別*

CONFERENCE_ROOM (會議室)：可召開會議的場地資源，包含進行電話會議用的小房間。

其他：非會議用資源，例如 Jamboard、單車或公司用車。

CATEGORY_UNKNOWN (不明類別)：未套用結構格式的資源

(對於新資源，請使用「CONFERENCE_ROOM」(會議室) 和「OTHER」(其他) 類別)

 CONFERENCE_ROOM
資源類型 現有欄位。如果您將資源類別設為「OTHER」(其他)，這個欄位會以前置字串的形式加入系統自動產生的名稱，方便您辨別特定資源是否為會議室以及將資源類型分類，例如：單車、車輛、哺乳室或顯微鏡。 單車
樓層名稱*

這裡的樓層名稱必須和您為建築物定義的其中一個樓層相同。

(建議不要超過 15 個字元)

 10
容量* 會議室可容納的建議人數，必須是正整數。 4
樓層分區

會議室在樓層中的位置。

(建議不要超過 15 個字元)

 A
User Visible Description (對使用者顯示的說明) 會議室的相關說明，形式不拘；使用者可在會議室詳細資料中查看這些說明。注意：使用者只會在預訂資源時看到這項說明，一旦選取資源或儲存活動後，系統就不會再顯示說明內容。 電話分機 #4119
說明 選填的會議室或資源說明，您可在管理控制台參閱這些說明。

room-admins@example.com 的所有成員皆可預訂這間會議室

東側建築物
#Feature

設施是指會議室或資源的屬性或設備，例如：

  • 音訊設施：#電話。
  • 視訊設施：#VC、#Cisco 會議設備。
  • 其他設施：#白板、#無障礙設施、#外部邀請對象。
 TRUE
自動產生的名稱 這個唯讀設定檔當您將資源類別設為「CONFERENCE_ROOM」或「OTHER」時，系統就會產生這個名稱。 SF-MAIN-Beehive Room (4) [VC]

* 必填

建築物格式

您在日曆中建立的建築物應採用下列格式。

屬性名稱 說明 範例
建築物 ID* 這裡的建築物 ID 必須和您為建築物定義的建築物 ID 完全相同。 SF-MAIN
建築物名稱 建築物的顯示名稱。 舊金山總部
地址* 建築物的地址資訊。請參閱建築物地址格式。 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
樓層* 不同樓層必須以逗號分隔，並從低樓層往高樓層遞增排序。 大廳、M、2、3、4、5、5A、6
說明 (選填) 可供您在管理控制台參閱的建築物說明。 東側建築物
座標

建築物所在的經緯度

 40.730610,
-73.935242

* 必填

管理舊版資源

如果您決定不將所有資源轉換為結構化資源，請確認已為這些舊版資源採用資源命名原則，以便更輕鬆地識別及使用這些資源。

會議室資源

我們建議的會議室格式如下：

[城市縮寫]-[大樓]-[樓層] [會議室名稱] ([會議室座位數]) [影音設備]

範例：

NYC-14-12-Boardroom (15) VC

這間會議室位於公司在紐約市第 14 號大樓的 12 樓。會議室名稱為 Boardroom，可容納 15 人，並且配備視訊會議設備。

其他資源

您可以利用以下格式將會議室與其他資源類型進行區別：

[(資源類型)]-[城市縮寫]-[大樓]-[樓層或地點]-[影音設備]

在這個格式中，會議室以外的所有資源均使用半形括號「(」開頭，以免和會議室資源混淆。理想的情況下，會議室以外的資源都會列在資源清單的底部。

會議室以外的資源範例 說明
(Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 這輛單車位於公司在倫敦第 43 號大樓的大廳，這是「Bike 1」，而不是「Bike 2」或「Bike 3」。
(Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 這輛車位於洛杉磯，是一輛 Prius，停放在主大樓北側停車場第 4 格停車位。