Controla las opciones de chat externo en Chat y Espacios

Este artículo está destinado a los administradores de Google Workspace. Si necesitas ayuda para usuarios, consulta Cómo comenzar a usar Google Chat.

Puedes controlar cómo los usuarios chatean con personas ajenas a tu organización. Si permites que tus usuarios chateen con personas externas, también puedes permitirles crear espacios y mensajes directos grupales con personas ajenas a tu organización, y unirse a ellos.

Si desactivas el acceso externo a los mensajes y espacios de chat existentes

  • Si desactivas el chat externo, no se borrarán los mensajes, las conversaciones ni los espacios de chat que ya se crearon. Los usuarios externos y los invitados que ya hayan recibido una invitación podrán seguir viendo y accediendo a los espacios. Los usuarios de tu organización ya no podrán acceder a esas entidades, pero su estado de membresía no cambiará. Si vuelves a activar el parámetro de configuración, se podrá acceder nuevamente a los mensajes, las conversaciones y los espacios.
  • Quitar el acceso externo a los espacios no impide que los miembros accedan a los datos compartidos en un espacio, como los archivos o las tareas de Google Drive. Solo se quita el acceso al espacio. Para evitar que los miembros externos accedan a los espacios y al contenido de los espacios, debes quitarlos de los espacios. Para obtener más información, consulta Cómo administrar espacios en la Consola del administrador de Google.

Audita las actividades que inician los usuarios ajenos a tu organización

Si un usuario ajeno a tu organización inicia una actividad en las conversaciones que son propiedad de tu organización, se registran los detalles del evento de chat para que un administrador pueda ver que se produjo el chat. Sin embargo, no pueden leer el contenido de ese chat.

Cómo configurar el chat externo

Antes de comenzar: Obtén más información para chatear con usuarios externos y cuentas de invitados.

Antes de comenzar: Si necesitas establecer un departamento o equipo para este parámetro de configuración, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Google Chat.

    Se requiere el privilegio de administrador de Google Chat.

  2. Haga clic en Configuración de chat externo.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o equipo, en el costado, selecciona una unidad organizativa.

  4. En Permitir que los usuarios envíen mensajes fuera de tu organización, selecciona Activado o Desactivado:

    • Activado: Permite que los usuarios de tu organización envíen y reciban mensajes de personas ajenas a ella.

      (Opcional) Para restringir los participantes a dominios de confianza, marca la casilla Solo permitir esta opción para los dominios incluidos en la lista de entidades permitidas.

      (Opcional) Para aceptar automáticamente a los invitados y usuarios externos conocidos sin tener que enviar una invitación, marca la casilla Aceptar automáticamente las invitaciones de chat de contactos conocidos.

    • Desactivado: No permite que los usuarios envíen mensajes fuera de tu organización.

  5. Haz clic en Guardar. También puedes hacer clic en Anular para una unidad organizativa.

    Para restablecer después el valor heredado, haz clic en Heredar.

Toma de notas con Gemini en Google Meet y huéspedes externos

La función "Toma notas por mí" en Google Meet sigue las políticas de colaboración externa y chat de tu organización. Si se restringe el uso compartido externo, los invitados no podrán recibir resúmenes generados por IA y es posible que se desactive la toma de notas automática. Para otorgar acceso, asegúrate de que la configuración de Chat y Drive permita el uso compartido externo, o bien comparte el documento de forma manual después de la reunión.

Cómo activar o desactivar los espacios y los mensajes directos grupales externos

Ediciones admitidas para esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits. Comparar tu edición

También puedes controlar si los usuarios pueden crear espacios y mensajes directos grupales creados dentro de tu organización que incluyan a personas externas a ella, o unirse a ellos. Los usuarios que tienen este parámetro de configuración desactivado o que tienen ediciones que no admiten el chat externo no pueden crear espacios externos ni mensajes directos grupales, pero pueden unirse a conversaciones existentes con personas externas creadas por un dominio con una edición apta.

Antes de comenzar: El parámetro de configuración Espacios externos y mensajes directos grupales solo se aplica si la opción Chatear de forma externa está activada (se describe en la sección anterior) y un administrador o usuario creó el espacio. Sin embargo, si una app creó el espacio y el mensaje directo del grupo, no podrá crear una conversación externa, a menos que el parámetro de configuración del espacio y del mensaje directo del grupo esté activado en el nivel de la UO raíz. Si no es así, los usuarios no podrán crear conversaciones ni unirse a ellas dentro o fuera de tu organización, incluso si la opción Espacios externos y mensajes directos grupales está Activada.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Google Chat.

    Se requiere el privilegio de administrador de Google Chat.

  2. Haz clic en Espacios y mensajes directos grupales externos.
    Este parámetro de configuración se aplica a toda tu organización.
  3. En Permitir que los usuarios creen espacios y mensajes directos grupales con personas ajenas a su organización y se unan a ellos, selecciona Activado o Desactivado:
    • Activado: Permite que los usuarios de tu organización creen espacios externos y mensajes directos grupales dentro de tu organización, y se unan a ellos.
      (Opcional) Para restringir a los participantes externos a dominios de confianza, marca la casilla Solo permitir que los usuarios agreguen a personas de los dominios incluidos en la lista de entidades permitidas. Si marcaste la casilla de dominios permitidos en Chatear de forma externa (descrita en la sección anterior), también debes marcar esta casilla para los espacios. De lo contrario, los usuarios que tengan marcada la casilla de dominios permitidos en Chatear de forma externa no podrán crear ni acceder a espacios externos ni a mensajes directos grupales. Aún pueden chatear con usuarios de dominios incluidos en la lista de entidades permitidas a través de otras conversaciones (como mensajes directos), pero no con usuarios externos ni invitados.
    • Desactivado: Impide que los usuarios creen espacios y mensajes directos grupales creados dentro de tu organización que incluyan personas externas, o que se unan a ellos. Los usuarios aún pueden unirse a conversaciones creadas fuera de tu organización si la opción Chat externo (descrita en la sección anterior) está activada.
  4. Haz clic en Guardar.