המאמר הזה מיועד לאדמינים. אם אתם רוצים לדעת איך יוצרים מרחבים ומצטרפים אליהם, אתם יכולים להיכנס אל העזרה למשתמשי מרחבים.
מרחבים הם המקום העיקרי ב-Google Workspace לתקשורת, לשיתוף פעולה ולביצוע עבודה. במרחבים, הרעיונות יכולים לזרום בחופשיות, המידע נגיש בכל רגע והעבודה מתבצעת בקלות. המרחבים עוזרים לארגון לגלות נושאים ולשתף פעולה בנושאים, והם מאפשרים לצוותים לעבוד בסביבת עבודה מקושרת ופרודוקטיבית יותר.
היתרונות של מרחבים
מרחבים הם:
- מרכז עבודה
מרחבים הם מקום אחד שבו צוות יכול לעבוד, לקבל החלטות, לפרסם הודעות ולנהל דיונים. כולם נשארים מסונכרנים עם גישה לאותו תוכן ועם שקיפות לגבי ההחלטות. אפליקציות של Workspace וכלים של צד שלישי משולבים במרחבים, בדיוק במקום שבו אתם צריכים אותם. - ממוקדים בנושאים
מרחבים שממוקדים בנושאים עוזרים לאנשים לארגן את המרחבים בצורה יעילה ולהגדיר התראות בצורה אפקטיבית. - מרחב בטוח לדיונים
מרחבים מספקים סביבה מהירה, קלילה ומלאת הבעה, עם שיחות לא רשמיות יותר שמבוססות על צ'אטים ואימוג'י. סגנון התקשורת הלא רשמי הזה מוריד את המחסומים להשתתפות, ומעודד שיחות חופשיות יותר וביטחון פסיכולוגי לאנשים בארגון.
מרחבים או שיחות קבוצתיות?
מרחבים הם פתרון אידיאלי להשגת הרבה מטרות תקשורת, כמו שמתואר למעלה. אנחנו ממליצים להשתמש במרחבים כמקום העיקרי ב-Workspace לשיתוף פעולה בפרויקטים ולעבודה עם צוותים, וגם לדיונים חברתיים ולשיתוף ידע כללי באופן שוטף.
שיחות קבוצתיות קטנות או צ'אטים אישיים מתאימים במיוחד לשליחת הודעות מהירה ואד-הוק, כמו הבהרות לא רשמיות, מעקב מהיר, תקשורת בערוץ אחורי שלא דורשת קהל גדול ודיונים שמוגבלים בזמן.
מידע נוסף על מקרים שבהם כדאי להשתמש בכלים האלה ובכלים אחרים לתקשורת מופיע במאמר שיטות מומלצות לתקשורת קבוצתית.
שיטות מומלצות להגדרת מרחבים
ריכזנו כאן כמה הצעות שיעזרו לארגון שלכם להשתמש במרחבים בצורה יעילה.
- ברוב המקרים, מומלץ להפעיל את ההיסטוריה כברירת מחדל כדי שאנשים יוכלו לעיין בידע ובדיונים שהתנהלו בעבר. כשההיסטוריה מושבתת, יכול להיות שהשיחה תיעלם לפני שכל המשתתפים יספיקו לראות אותה. אם מהדורת Workspace שלכם מאפשרת זאת, כדאי להגדיר את האפשרות ההיסטוריה תמיד מופעלת.
- כדאי להגדיר את ההנחיות של החברה לנימוסי שיחה ב-Chat ולפרסם אותן. ההנחיות צריכות לכלול מצבים שבהם הארגון רוצה להשתמש באימייל, בשיחות ישירות, בשיחות קבוצתיות קטנות או במרחבים, וגם אם זמני התגובה הצפויים שונים בערוצי התקשורת האלה.
- אפשר לייבא קבוצות למרחב, אבל רק קבוצות עם פחות מ-100 משתמשים. אם אתם רוצים לייבא קבוצה עם יותר מ-100 משתמשים, אתם יכולים ליצור מרחב שגלוי לכולם ואז לשלוח לחברי הקבוצה הודעה עם קישור להצטרפות למרחב החדש.
- כשיוצרים צ'אט ישיר קבוצתי, משנים את השם שלו או משדרגים אותו למרחב, צריך להשתמש בשם ייחודי. ההתאמה כוללת שימוש באותיות רישיות, סימני פיסוק ובינלאומיות. לדוגמה, אם יש לכם מרחב בשם lunch, לא תוכלו להשתמש בשמות הבאים:
- luncH
- lun.h
- lŨnch
- הנה כמה הנחיות ספציפיות שאנחנו ממליצים עליהן:
- אפשר להשתמש במרחבים לדיונים אסינכרוניים שבהם לא צריך להיות אונליין באותו הזמן. במקום זאת, הם יכולים לקרוא את ההודעות ולענות להן בזמן שנוח להם.
- תיוג אנשים באמצעות @מאפשר למשוך את תשומת הלב שלהם ולוודא שהם מקבלים התראה. כדאי להודיע למשתמשים שהם יכולים להשתמש בתיוג @כולם כדי להסב את תשומת הלב של כולם במרחב, אבל להזכיר להם שהתיוג הזה שולח התראה לכולם. כדאי להוסיף דוגמאות למצבים שבהם מומלץ או לא מומלץ להשתמש בהגדרה הזו בארגון.
- כדאי לעודד את כולם להוסיף הקשר כללי כשהם מתייגים אנשים בצ'אט, במיוחד בשיחות קבוצתיות גדולות ובמרחבים. כך קל יותר לעמיתים להבין למה מתכוונים בלי לעבור על כל המרחב.
- כדי לעזור למשתמשים שלכם לענות להודעות ספציפיות בלי לשבש את השיחה הראשית במרחב, כדאי להשתמש ב<b>חלוקת השיחה לשרשורים</b> כדי שהמשתמשים יוכלו לפצל את התשובות לשיחות נפרדות. מידע נוסף על שימוש בשרשורים במרחבים
- כדאי להשתמש במרחבים משותפים שגלויים לכולם לנושאים שלא מוגבלים לקבוצות או לאנשים ספציפיים. במרחבים משותפים שגלויים לכולם, המידע שקוף יותר, הארגונים יכולים להגיע להבנה משותפת, וחברים חדשים יכולים להתעדכן במהירות.
- מעודדים את העובדים ליצור מרחבים משלהם לעבודה. המנהיגים צריכים להשתמש באופן פעיל במרחבים כדי לעודד אחרים לעשות זאת ולשמש להם דוגמה.
- כדי לשמור על שיחות בריאות, לוודא שהנושאים נשארים במסלול המתאים ולשלוט בזמינות המרחב בארגון, כדאי לעבוד עם הבעלים והמנהלים של המרחב בארגון.
ניהול מרחבים בארגון
כל מי שיוצר מרחב בארגון הופך אוטומטית לבעלים של המרחב ויכול להקצות עוד אנשים לתפקיד הזה. הסבר על התפקידים "בעלים" ו"מנהל/ת של המרחב"
יכול להיות שיוקצה אוטומטית תפקיד הבעלים של המרחב לאנשים נוספים בארגון. כך אפשר למנוע מצבים שבהם אין ניהול של המרחבים, למשל אם הבעלים של המרחב עוזב אותו או שהחשבון שלו נמחק או מושעה. אם היוצר של המרחב המשותף כבר לא חבר בו, התפקיד של הבעלים של המרחב המשותף מוקצה אוטומטית לעד 3 מהמשתמשים הפעילים הראשונים במרחב.