Este artigo é destinado a admins. Se você quiser saber como criar e participar de espaços, acesse a Ajuda do usuário final dos espaços.
Os espaços são o lugar principal para se comunicar, colaborar e trabalhar no Google Workspace. Nos Espaços, as ideias fluem mais livremente, as informações ficam acessíveis a qualquer momento, e é mais fácil trabalhar. Eles ajudam sua organização a encontrar e colaborar em tópicos, e as equipes podem se reunir em um ambiente de trabalho mais conectado e produtivo.
O poder dos Espaços
Os espaços são:
- Uma central de trabalho
Nos espaços, as equipes podem trabalhar, tomar decisões, publicar avisos e discutir ideias. Os participantes ficam por dentro de tudo porque acessam o mesmo conteúdo e veem todas as decisões. Os apps do Google Workspace e as ferramentas de terceiros são integrados aos Espaços e ficam sempre disponíveis. - Temáticos
Os temas específicos ajudam as pessoas a organizar melhor os espaços e configurar notificações com mais eficiência. - Um espaço seguro para discussões
Nos espaços, é possível discutir ideias em formato de chat de forma rápida, descontraída e com vários recursos, como os emojis. Esse estilo de comunicação informal facilita o engajamento, além de incentivar conversas que fluem melhor e deixar as pessoas na sua organização mais à vontade.
Espaços ou conversas em grupo?
Como mostramos acima, os espaços são ideais para muitas metas de comunicação. Recomendamos que eles sejam o principal lugar no Google Workspace para a colaboração em projetos e em equipe, as discussões em redes sociais e a troca de conhecimentos.
Conversas em grupo com poucos participantes ou chats individuais são perfeitos para mensagens rápidas e não programadas, como esclarecimentos informais, acompanhamentos breves, comunicações em canais de interação que não precisem de um público grande e discussões muito específicas.
Veja mais detalhes sobre quando usar essas e outras ferramentas de comunicação em Práticas recomendadas para a comunicação em grupo no Gmail.
Criar espaços particulares, detectáveis ou abertos
Depois de criar um espaço, os usuários da sua organização podem escolher entre acesso particular, detectável ou aberto. Se a organização tiver vários públicos-alvo, os proprietários e administradores do espaço poderão usar as configurações avançadas para controlar a visibilidade. Para isso, basta selecionar os públicos-alvo que podem encontrar ou participar de um espaço. Só é possível configurar um público-alvo para quem pode participar de um espaço.
Espaços particulares são ideais para discussões em equipe e em grupo ou projetos específicos. Se um usuário quiser participar de um espaço particular, um membro precisa convidar ou adicionar a pessoa. Os espaços particulares ficam ocultos de quem não é membro ou convidado.
Espaços detectáveis são para discussões que precisam permanecer particulares, mas que permitem que outros usuários peçam para participar. Quando um espaço é detectável, os usuários podem encontrá-lo, verificar o nome e a descrição e pedir para participar. As mensagens só ficam visíveis para os usuários que participam.
Espaços abertos são úteis para discussões que não são limitadas a indivíduos ou equipes específicas. Quando um espaço é aberto, os usuários podem navegar, visualizar mensagens e participar. Se eles tiverem um link para o espaço, poderão participar usando o link.
Práticas recomendadas para a configuração de espaços
Veja algumas sugestões para ajudar sua organização a usar os espaços com eficiência.
- Na maioria das situações, recomendamos que você ative o histórico por padrão para as pessoas poderem ver o que foi discutido anteriormente. Quando o histórico está desativado, a conversa pode desaparecer antes que todas as pessoas envolvidas tenham a chance de vê-la. Caso sua edição do Google Workspace permita, considere a possibilidade de configurar a opção O histórico está sempre ATIVADO.
- Defina e informe as diretrizes de etiqueta em chats da sua empresa. Por exemplo, indique quando as pessoas da sua organização devem usar e-mails, mensagens diretas, conversas em pequenos grupos ou espaços e se os tempos de resposta esperados serão diferentes nesses canais de comunicação.
- Estas são algumas diretrizes específicas que recomendamos:
- Use os espaços para discussões assíncronas em que as pessoas não precisam estar on-line ao mesmo tempo. Elas podem ler e responder quando for mais conveniente.
- Use @menções para chamar a atenção de pessoas e garantir que elas sejam notificadas. Informe aos usuários que eles podem digitar @todos para chamar a atenção de todas as pessoas em um determinado espaço. Mas lembre-se de que isso envia uma notificação para todos os participantes. Considere a possibilidade de adicionar exemplos de situações em que isso seria ou não recomendado na sua organização.
- Incentive as pessoas a contextualizar quando @mencionarem pessoas no chat, principalmente em espaços e conversas em grupo maiores. Assim, os colegas de trabalho podem saber a que você se refere sem precisar ler todas as mensagens no espaço.
- Para ajudar os usuários a responder a mensagens específicas sem interromper a conversa principal, considere usar as conversas agrupadas. Dessa forma, os usuários podem desmembrar as respostas em conversas separadas. Saiba mais sobre como usar conversas em espaços.
- Incentive os funcionários a criar os próprios espaços de trabalho. Oriente os líderes a usar os espaços para outras pessoas seguirem o exemplo.
- Trabalhe com proprietários e administradores de espaços na sua organização para promover conversas saudáveis, garantir que os temas sejam respeitados e controlar a disponibilidade desse recurso.
- Para aumentar a segurança e garantir a privacidade, os proprietários ou administradores do espaço podem restringir a visibilidade da lista de membros. Isso é útil para anúncios gerais ou espaços externos. Os usuários que enviam mensagens no espaço ficam visíveis para outras pessoas.
Gerenciar Espaços na sua organização
Qualquer usuário da organização que cria um espaço se torna automaticamente o proprietário e pode atribuir essa função a mais pessoas. Confira mais detalhes em Saiba mais sobre sua função como proprietário ou administrador do espaço.
Outras pessoas na sua organização podem receber automaticamente a função de proprietário do espaço. Isso evita espaços não gerenciados, por exemplo, se um proprietário sair do espaço ou a conta dele for excluída ou suspensa. Se o criador do espaço não for mais um participante, a função de proprietário vai ser atribuída automaticamente a até três dos participantes ativos mais antigos.