Configura los permisos de uso compartido para los usuarios de Data Studio

Como administrador de Google Workspace o Cloud Identity, puedes controlar cómo los usuarios de tu organización comparten los recursos de Data Studio. Esto ayuda a garantizar que el uso de Data Studio sea seguro y cumpla con las políticas de tu organización.

Antes de comenzar (opcional)

Si quieres establecer permisos por departamento o dominio

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Los propietarios de recursos pueden compartirlos según los permisos que establezcas para su unidad organizativa o grupo. Por lo general, eliges permisos para las unidades organizativas o tu dominio. Luego, puedes personalizar los permisos para grupos de usuarios dentro de las unidades organizativas o entre ellas.

  1. Agrega una unidad organizativa para cada departamento o dominio. Para conocer los pasos, consulta Cómo agregar una unidad organizativa.
  2. Transfiere usuarios a tus unidades organizativas. Para conocer los pasos, consulta Cómo trasladar usuarios a una unidad organizativa.
  3. Establece los permisos de uso compartido para cada unidad organizativa siguiendo las instrucciones que se indican a continuación.
  4. (Opcional) Establece permisos de uso compartido para grupos.

Si los propietarios de los activos se trasladan a otras unidades organizativas o grupos, o si la propiedad de los activos se transfiere a alguien de otra unidad organizativa o grupo, los permisos de uso compartido de los activos cambian a los de la nueva unidad organizativa o grupo. Además, reordenar la prioridad de los grupos puede cambiar los permisos de uso compartido de un propietario de activos. Más información sobre los grupos

Los usuarios nunca pueden compartir activos que no les pertenecen más allá de lo que permiten los propietarios de los activos. Esto se aplica incluso si los usuarios pertenecen a unidades organizativas o grupos con parámetros de configuración de uso compartido más permisivos.

Cómo establecer permisos de uso compartido

De forma predeterminada, los activos propiedad de los usuarios de tu unidad organizacional se pueden compartir con cualquier persona. Puedes establecer parámetros de configuración de uso compartido menos permisivos con las siguientes opciones.

Cómo restringir el uso compartido fuera de tu organización

Puedes impedir que los usuarios compartan o reciban recursos de Data Studio fuera de tu organización:

  1. Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.

    Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la Consola del administrador.

  2. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Servicios adicionales de Google y luego Data Studio.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  3. Haz clic en Configuración de uso compartido.

  4. Para aplicar el parámetro de configuración a todos, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones admitidas para este paso opcional: Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

  5. En Uso compartido fuera de tu organización, desactiva el uso compartido y selecciona las siguientes opciones:
    Opción Descripción
    DESACTIVADO

    Impide que los usuarios compartan recursos de Data Studio con personas ajenas a tu organización a través de invitaciones, vínculos y archivos adjuntos de correo electrónico.
    Permitir que los usuarios de tu organización accedan a los recursos de usuarios externos a ella

    (Opcional) Cuando esta opción está desmarcada, impide que los usuarios realicen las siguientes acciones:

    • Abrir recursos que compartan con ellos personas de dominios no confiables

    Si marcas esta casilla, los usuarios podrán abrir activos compartidos desde fuera de tu organización, pero solo podrán compartirlos dentro de ella.
  6. Haz clic en Guardar.

Restringe el uso compartido fuera de los dominios de confianza

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Puedes restringir el uso compartido de archivos solo a dominios de confianza. Para que se consideren de confianza, los dominios deben ser de Google Workspace.

Clientes de Cloud Identity: Si tu organización tiene una combinación de licencias de Cloud Identity y Google Workspace para sus usuarios, la configuración de dominios de confianza para los usuarios de Google Workspace también se aplica a los usuarios con licencias de Cloud Identity.

  1. Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.

    Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la Consola del administrador.

  2. Ve a Apps > Servicios adicionales de Google > Configuración de Data Studio.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

    En la página principal de la Consola del administrador de Google, ve a Apps y luego Servicios adicionales de Google y luego Configuración de Data Studio.
  3. Haz clic en Configuración de uso compartido.

  4. Para aplicar el parámetro de configuración a todos, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones admitidas para este paso opcional: Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

    1. En Uso compartido fuera de tu organización, activa los dominios de confianza y selecciona las opciones:
      Opción Descripción
      Dominios de confianza ACTIVADOS

      Permite que los usuarios de la unidad organizativa o el grupo especificados compartan recursos con personas de dominios externos de confianza de Google Workspace.
      Permitir que los usuarios de tu organización accedan a los recursos de usuarios ajenos a los dominios de confianza

      (Opcional) Permite a los usuarios hacer lo siguiente:

      • Ver o editar los recursos que comparten con ellos las personas de dominios no confiables

      Si desmarcas esta casilla, los usuarios solo podrán acceder a los recursos si los comparten personas de dominios de confianza.
  5. Haz clic en Guardar.

  6. Agrega dominios de Google Workspace de confianza. La lista de dominios de confianza está disponible automáticamente para todos los grupos y las unidades organizativas de tu organización.

Permite que los usuarios compartan contenido con usuarios específicos ajenos a tu organización

Puedes permitir que los usuarios inviten a personas ajenas a tu organización para que accedan a los recursos compartidos.

  1. Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.

    Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la Consola del administrador.

  2. Ve a Apps > Servicios adicionales de Google > Configuración de Data Studio.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

    En la página principal de la Consola del administrador de Google, ve a Apps y luego Servicios adicionales de Google y luego Configuración de Data Studio.
  3. Haz clic en Configuración de uso compartido.

  4. Para aplicar el parámetro de configuración a todos, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones admitidas para este paso opcional: Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

  5. En Uso compartido fuera de tu organización, activa el uso compartido externo:

    Opción Descripción
    USO COMPARTIDO EXTERNO ACTIVADO Permite que los usuarios inviten a personas ajenas a tu organización para ver o editar recursos compartidos.

  6. Haz clic en Guardar.

Permite que los usuarios de tu organización compartan contenido con cualquier persona en la Web

Puedes permitir que los usuarios hagan públicos los recursos de Data Studio en la Web.

  1. Accede a la Consola del administrador de Google con una cuenta de administrador.

    Si no usas una cuenta de administrador, no podrás acceder a la Consola del administrador.

  2. Ve a Apps > Servicios adicionales de Google > Configuración de Data Studio.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

    En la página principal de la Consola del administrador de Google, ve a Apps y luego Servicios adicionales de Google y luego Configuración de Data Studio.
  3. Haz clic en Configuración de uso compartido.

  4. Para aplicar el parámetro de configuración a todos, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones admitidas para este paso opcional: Frontline Starter, Frontline Standard y Frontline Plus; Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Basic y G Suite Business. Comparar tu edición

  5. En Uso compartido fuera de tu organización, activa el uso compartido público:

    Opción Descripción
    COMPARTIR PÚBLICAMENTE ACTIVADO

    Permite que los usuarios seleccionen la configuración de uso compartido que hace que los archivos sean visibles para todo el mundo como archivos públicos o no listados. Obtén más información sobre con quiénes se pueden compartir los vínculos.

    Nota: Este parámetro de configuración no impide que los informes se compartan de forma externa a través de la entrega programada.

  6. Haz clic en Guardar.

Verifica los cambios

Es mejor esperar 24 horas antes de probar los cambios en la configuración de uso compartido. Durante este período, es posible que se apliquen de forma intermitente tanto los parámetros de configuración anteriores como los nuevos.

Efectos de cancelar tu suscripción a Google Workspace

Si cancelas tu suscripción a Google Workspace, tus informes de Data Studio seguirán disponibles. Mientras conserves tu cuenta de Cloud Identity, no habrá cambios en las restricciones de uso compartido.