Mengelola berbagi eksternal untuk organisasi Anda

Artikel ini ditujukan untuk administrator. Untuk mempelajari cara berbagi atau menetapkan izin untuk file Anda sendiri, buka Berbagi file dari Google Drive.

Didukung untuk semua edisi Google Workspace, Cloud Identity, dan G Suite

Sebagai administrator, Anda dapat mengontrol apakah pengguna dapat membagikan file dan folder dari Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Sites, My Maps, dan drive bersama kepada orang di luar organisasi Anda. Anda juga dapat mengaktifkan indikator untuk menunjukkan bahwa drive bersama atau file Drive dimiliki oleh atau dibagikan kepada seseorang di luar organisasi Anda.

Catatan: Gem disimpan dan dibagikan di Google Drive, sehingga setelan berbagi untuk Drive juga berlaku untuk Gem. Semua file Google yang disertakan dalam Gem dibagikan kepada siapa saja yang memiliki akses ke Gem tersebut. Untuk mengetahui detailnya, lihat Mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi Gem.

Catatan: Setelan berbagi untuk Drive juga berlaku untuk berbagi di Gemini Business. Untuk mengetahui detailnya, lihat Mengontrol akses Gemini Business dan Enterprise ke data Workspace.

Di halaman ini

Catatan: Untuk mengontrol fitur berbagi dengan pengguna non-Google eksternal, aktifkan atau nonaktifkan fitur berbagi dengan pengunjung.

Contoh skenario setelan berbagi

Menyiapkan berbagi kustom untuk grup atau unit organisasi

Anda mungkin ingin mengizinkan pengguna dalam grup atau unit organisasi tertentu saja untuk berbagi konten secara eksternal, dan memblokir berbagi eksternal untuk orang lain. Anda dapat melakukannya dengan setelan berbagi Drive atau dengan aturan kepercayaan.

Dengan setelan berbagi Drive:

  1. Tempatkan pengguna di unit organisasi atau grup konfigurasi jika Anda belum melakukannya.
  2. Nonaktifkan berbagi eksternal untuk unit organisasi teratas, seperti yang dijelaskan di bagian berikutnya.
  3. Di sebelah kiri, klik grup atau unit organisasi yang ingin Anda izinkan untuk berbagi secara eksternal.

    Penting: Setelan grup akan menggantikan setelan unit organisasi. Jika pengguna berada di beberapa grup, setelan untuk grup dengan prioritas tertinggi akan diterapkan ke pengguna.

  4. Aktifkan berbagi eksternal.

Dengan aturan kepercayaan: Pelajari caranya di Membuat dan mengelola aturan kepercayaan untuk berbagi Drive.

Membagikan konten kepada pengguna eksternal yang tidak memiliki Akun Google

Anda dapat mengizinkan pengguna berbagi file dan folder dengan pengguna eksternal yang tidak memiliki Akun Google dengan mengaktifkan fitur berbagi dengan pengunjung. Anda dapat memilih untuk mengizinkan berbagi dengan pengunjung atau hanya domain tepercaya. Untuk mengetahui petunjuknya, lihat Mengizinkan berbagi dengan pengguna non-Google yang menggunakan fitur berbagi dengan pengunjung.

Hanya mengizinkan konten di folder tertentu untuk dibagikan secara eksternal

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Starter, Business Standard, dan Business Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, dan Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, dan Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Bandingkan edisi Anda

Setelan berbagi yang tersedia di konsol Admin berlaku untuk pengguna menurut unit organisasi atau grup. Anda tidak memiliki kontrol atas folder perorangan di Drive Saya pengguna.

Agar hanya mengizinkan file tertentu dibagikan secara eksternal, Anda dapat menggunakan drive bersama. Dengan pendekatan ini, drive bersama berfungsi sebagai folder.

  1. Buat unit organisasi tanpa anggota.
  2. Nonaktifkan berbagi eksternal untuk unit organisasi teratas, seperti yang dijelaskan di bagian berikutnya.
  3. Aktifkan berbagi eksternal untuk unit organisasi baru, yang mengganti setelan untuk unit organisasi teratas.
  4. (Opsional) Untuk mengizinkan berbagi dengan orang di luar organisasi tanpa Akun Google, aktifkan fitur berbagi dengan pengunjung untuk unit organisasi baru.
  5. Buat drive bersama agar berisi file dan folder untuk dibagikan secara eksternal.
  6. Identifikasi orang yang diizinkan untuk berbagi file secara eksternal dan tambahkan orang tersebut sebagai anggota drive bersama dengan tingkat akses Kontributor, Pengelola konten, atau Pengelola. Jika Anda memiliki banyak pengguna, tambahkan mereka sebagai grup.

    Catatan:

  7. Tetapkan drive bersama ke unit organisasi baru.
  8. Memindahkan konten ke drive bersama.
  9. (Opsional) Jika ingin mendapatkan notifikasi saat konten ditambahkan ke drive bersama dan dibagikan secara eksternal, Anda dapat menyiapkan aturan pelaporan berdasarkan peristiwa log Drive.

Mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal untuk file dan folder di Drive

Berbagi konten di Drive dengan orang di luar organisasi Anda dapat menjadi proses kolaborasi yang penting, tetapi juga berisiko menyebabkan kebocoran data. Jika mengaktifkan berbagi eksternal, Anda memiliki opsi untuk membatasi pembagian, seperti memperingatkan pengguna sebelum mereka berbagi atau memblokir berbagi link.

Jika Anda menonaktifkan berbagi eksternal, pengguna tidak dapat berbagi item berikut dengan pengguna eksternal:

  • Undangan ke item yang dibuat di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide
  • Link ke file yang disimpan di Drive
  • Item yang dilampirkan ke email, baik diupload langsung dari perangkat maupun disimpan di Drive

Pengguna eksternal juga kehilangan akses ke item apa pun yang sebelumnya dibagikan kepada mereka.

Anda juga dapat memblokir item yang sama yang berasal dari pengguna eksternal untuk pengguna di organisasi Anda. Pembatasan ini berlaku untuk anggota grup eksternal. Saat file dibagikan dengan grup yang memiliki pengguna eksternal, pengguna eksternal tersebut tidak dapat mengakses file tersebut.

Catatan: Pembatasan berlaku di tingkat pengguna, bukan di tingkat grup. Jadi, meskipun file dapat dibagikan dengan grup eksternal, pengguna eksternal dalam grup tersebut yang diblokir oleh setelan berbagi Anda tidak dapat mengakses file.

Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan berbagi eksternal:

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Aplikasi lalu Google Workspace lalu Drive dan Dokumen.

    Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.

  2. Klik Setelan berbagi lalu Opsi berbagi.
  3. (Opsional) Guna menerapkan setelan hanya untuk beberapa pengguna, di bagian samping, pilih unit organisasi (sering digunakan untuk departemen) atau grup konfigurasi (lanjutan).

    Setelan grup menggantikan unit organisasi. Pelajari lebih lanjut

  4. Untuk mengaktifkan berbagi eksternal, klik Aktif, lalu pilih opsi berbagi.
  5. Untuk menonaktifkan berbagi eksternal, klik Nonaktif. Anda juga dapat memblokir konten eksternal agar tidak dibagikan kepada pengguna, termasuk konten di sistem penyimpanan pihak ketiga.
  6. Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.

    Untuk memulihkan nilai yang diwarisi nanti, klik Warisi (atau Tidak disetel untuk grup).

Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan terlihat. Selama waktu ini, setelan lama dan baru mungkin diterapkan secara bergantian.

Mengizinkan berbagi eksternal dengan hanya domain tepercaya

Anda dapat mengizinkan berbagi file hanya dengan domain tepercaya (diizinkan). Jika Anda menggunakan daftar yang diizinkan untuk membatasi berbagi:

  • Domain harus berupa domain Google Workspace, kecuali jika Anda menggunakan fitur berbagi dengan pengunjung.
  • Anda tidak dapat memilih domain tertentu saja dalam daftar yang diizinkan untuk berbagi file. Semua domain tepercaya disertakan.
  • Pengguna tidak dapat berbagi file dengan akun pribadi.
  • Jika organisasi Anda memiliki gabungan lisensi Cloud Identity dan Google Workspace, daftar yang diizinkan juga berlaku untuk pengguna Cloud Identity.

Sebelum memulai: Jika diperlukan, pelajari cara menerapkan setelan ke departemen atau grup.

Tambahkan domain tepercaya ke daftar yang diizinkan jika Anda belum melakukannya.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Aplikasi lalu Google Workspace lalu Drive dan Dokumen.

    Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.

  2. Klik Setelan berbagi lalu Opsi berbagi.
  3. (Opsional) Guna menerapkan setelan hanya untuk beberapa pengguna, di bagian samping, pilih unit organisasi (sering digunakan untuk departemen) atau grup konfigurasi (lanjutan).

    Setelan grup menggantikan unit organisasi. Pelajari lebih lanjut

  4. Klik Domain yang Diizinkan, lalu pilih opsi berbagi.
  5. Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.

    Untuk memulihkan nilai yang diwarisi nanti, klik Warisi (atau Tidak disetel untuk grup).

  6. (Khusus Formulir) Di bagian Setelan berbagi, klik Respons formulir. Pilih apakah pengguna di domain Anda dapat merespons formulir yang dibuat secara eksternal atau membagikan formulir secara eksternal untuk mendapatkan respons.

    Catatan: Jika Anda menonaktifkan opsi ini, setelan berbagi Google Drive akan diterapkan ke responden formulir.

  7. Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.

    Untuk memulihkan nilai yang diwarisi nanti, klik Warisi (atau Tidak disetel untuk grup).

Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan terlihat. Selama waktu ini, setelan lama dan baru mungkin diterapkan secara bergantian.

Mengaktifkan atau menonaktifkan indikator untuk file yang dibagikan secara eksternal

Secara default, indikator peringatan Eksternal akan ditampilkan jika drive bersama atau file Drive dimiliki oleh atau dibagikan kepada seseorang di luar organisasi Anda. Namun, Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan setelan ini untuk beberapa atau semua pengguna. Jika setelan ini dinonaktifkan, Anda tetap dapat meninjau file yang dibagikan secara eksternal di peristiwa log Drive.

Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan indikator:

Sebelum memulai: Jika diperlukan, pelajari cara menerapkan setelan ke departemen atau grup.

  1. Di konsol Google Admin, buka Menu lalu Aplikasi lalu Google Workspace lalu Drive dan Dokumen.

    Memerlukan Hak istimewa administrator Setelan Layanan.

  2. Klik Setelan berbagi lalu Opsi berbagi.
  3. (Opsional) Guna menerapkan setelan hanya untuk beberapa pengguna, di bagian samping, pilih unit organisasi (sering digunakan untuk departemen) atau grup konfigurasi (lanjutan).

    Setelan grup menggantikan unit organisasi. Pelajari lebih lanjut

  4. Klik Tandai file eksternal lalu centang atau hapus centang kotak Tandai file eksternal untuk mengaktifkan atau menonaktifkan indikator.
  5. Klik Simpan. Atau, Anda dapat mengklik Ganti untuk unit organisasi.

    Untuk memulihkan nilai yang diwarisi nanti, klik Warisi (atau Tidak disetel untuk grup).

Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan terlihat. Selama waktu ini, setelan lama dan baru mungkin diterapkan secara bergantian.

Memahami perilaku tampilan indikator

Jika diaktifkan, indikator peringatan akan ditampilkan untuk file Drive yang dimiliki oleh atau dibagikan kepada seseorang di luar organisasi Anda, dengan pengecualian berikut:

  • Indikator tidak ditampilkan jika grup di Google Grup milik organisasi Anda dapat mengakses file, meskipun grup tersebut menyertakan anggota di luar organisasi.
  • Indikator selalu ditampilkan jika ada akun layanan yang dapat mengakses file, terlepas dari apakah akun layanan tersebut dimiliki oleh seseorang dari dalam atau luar organisasi Anda.
  • Indikator selalu ditampilkan jika ada grup Google Classroom yang dibuat secara otomatis yang dapat mengakses file.

Mengontrol siapa saja yang dapat memindahkan konten ke drive bersama milik organisasi lain

Anda dapat mengizinkan atau memblokir pemindahan konten dari drive bersama yang melibatkan sumber atau target eksternal. Contoh:

  • Anda dapat memblokir pemindahan konten dari drive bersama di organisasi Anda ke drive bersama eksternal atau Drive Saya milik pengguna eksternal.
  • Anda dapat memblokir pemindahan konten dari Drive Saya milik pengguna di organisasi Anda ke drive bersama eksternal.

Untuk mengetahui detailnya, buka Membatasi siapa saja yang dapat memindahkan konten ke drive bersama eksternal.

Mencoba mengelola berbagi Drive dengan aturan kepercayaan

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Frontline Plus; Enterprise Standard dan Enterprise Plus; Education Standard dan Education Plus; Enterprise Essentials Plus. Bandingkan edisi Anda

Daripada menggunakan setelan Drive untuk berbagi di luar organisasi, Anda dapat menggunakan aturan kepercayaan untuk mengelola aktivitas berbagi di dalam dan di luar organisasi. Aturan kepercayaan memberi Anda lebih banyak kontrol atas siapa yang dapat berbagi dengan pengguna Anda. Untuk mengetahui detailnya, lihat Membuat dan mengelola aturan kepercayaan untuk berbagi Drive.

Bagaimana dengan akun pengguna yang tidak lagi memiliki Drive?

Jika pengguna di organisasi Anda tidak lagi memiliki layanan Drive dan Dokumen untuk akunnya—misalnya, lisensi Google Workspace telah dihapus dari akunnya—file yang dia miliki hanya dapat dibagikan dalam organisasi Anda, meskipun jika setelan berbagi yang diterapkan ke file miliknya mengizinkan berbagi eksternal.

Untuk menghapus pembatasan berbagi eksternal dari file pengguna, Anda dapat menambahkan Lisensi Arsip Akun Pengguna (AU) ke akunnya. Untuk mengetahui detailnya, buka Menambahkan Lisensi Arsip Akun Pengguna.