Definir opções de compartilhamento de acesso geral para sua organização

Use públicos-alvo para ajudar os usuários a compartilhar de forma apropriada

Este artigo é destinado aos administradores. Para saber como gerenciar o acesso aos seus próprios arquivos, clique aqui.

Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Business Plus; Enterprise Standard e Enterprise Plus; Education Standard e Education Plus; G Suite Business; Nonprofits. Comparar sua edição

Na função de administrador, você pode controlar as opções de acesso geral dos usuários quando eles compartilham um arquivo no Meu Drive. Por padrão, os usuários têm duas opções de acesso geral: Restrito ou para toda a organização. Você pode adicionar outras opções criando públicos-alvo.

Públicos-alvo são listas de grupos e usuários, como um departamento ou equipe, que você configurou. Depois de criar públicos-alvo, você pode escolher qual é o público-alvo principal. O público-alvo principal é aquele sugerido automaticamente aos usuários. Inicialmente, o público-alvo principal é chamado de sua organização e inclui todos os usuários dela.

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Exemplos de configurações de acesso geral
Como as opções de acesso geral se aplicam
Configurar opções de acesso geral
Definir o acesso geral padrão para novos itens

Exemplos de configurações de acesso geral

Personalizar o público-alvo principal:você pode definir qual público-alvo é o principal por grupo ou unidade organizacional. Por exemplo, se você tem uma unidade organizacional Marketing, pode criar um público-alvo "Marketing" e defini-lo como o público-alvo principal. Dessa forma, quando um usuário na unidade organizacional de marketing vai permitir o acesso geral, a primeira opção será "Marketing".
Limitar as opções de acesso geral:é possível adicionar e remover públicos-alvo nas opções de compartilhamento de acesso geral dos usuários. Por exemplo, você pode permitir que os usuários concedam acesso geral apenas ao departamento e remover a opção para toda a organização.

Como as opções de acesso geral se aplicam

Os drives compartilhados recebem as opções de acesso geral que você definiu para a unidade organizacional a que ele foi atribuído.
Se você remover um público-alvo das configurações de compartilhamento, os arquivos vão permanecer compartilhados com ele, mesmo que ele não esteja mais nas opções gerais de compartilhamento. Para impedir o acesso, remova os participantes do público-alvo ou exclua o público-alvo da lista de públicos-alvo do diretório.
Se a organização tiver licenças do Cloud Identity e do Google Workspace, as opções de acesso geral serão aplicáveis aos usuários do Cloud Identity.

Configurar opções de acesso geral

Antes de começar:se necessário, aprenda a aplicar a configuração a um departamento ou grupo.

No Google Admin Console, acesse Menu Apps Google Workspace Drive e Documentos.

Acessar o Drive e os Documentos

Exige o privilégio de administrador "Configurações do serviço".
Clique em Configurações de compartilhamento > Públicos-alvo.
A lista Públicos-alvo mostra os públicos-alvo que já estão aplicados ao serviço, na ordem em que eles aparecem nas configurações de compartilhamento dos usuários.
(Opcional) Para aplicar a configuração apenas a alguns usuários, selecione uma unidade organizacional (geralmente usada para departamentos) ou um grupo de configuração (avançado) na lateral.
As configurações do grupo substituem as unidades organizacionais. Saiba mais
Clique em Adicionar público-alvo.
Marque a caixa ao lado do público-alvo que você quer adicionar. Se o único público-alvo for a unidade organizacional principal, clique em Criar público-alvo. Veja detalhes sobre como configurar públicos-alvo em Sobre públicos-alvo.
Clique em Salvar.
Aponte para o público-alvo que você quer definir como principal e altere a posição para 1 arrastando ou mudando o número.
(Opcional) Coloque os outros públicos-alvo na ordem desejada. Para remover um público-alvo, clique em Remover item .
Clique em Salvar. Também é possível clicar em Substituir em uma unidade organizacional.
Para restaurar depois o valor herdado, clique em Herdar (ou Cancelar configuração para um grupo).

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse período, as configurações novas e antigas podem ser aplicadas de modo intermitente.

Definir o acesso geral padrão para novos itens

Por padrão, o acesso geral está definido como Restrito. Essa é a configuração recomendada para a maioria dos usuários. Por isso, eles podem compartilhar arquivos apenas quando estiverem prontos e manter a privacidade dos arquivos pessoais.