รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Business Starter (ยกเว้นที่ระบุไว้), Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard และ Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
หากต้องการสร้างไดรฟ์ที่แชร์ ให้ไปที่นี่แทน
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณ
สามารถจัดการวิธีที่ผู้ใช้ในองค์กรจะสร้างและใช้ไดรฟ์ที่แชร์เพื่อ
ทำงานร่วมกันใน Google ไดรฟ์ได้ ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์จะเป็นขององค์กร ไม่ใช่ของแต่ละบุคคล ไฟล์จะยังคงอยู่แม้ว่าผู้สร้างไฟล์จะออกจากองค์กรแล้วก็ตาม ซึ่งจะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อมูลสูญหาย
สนับสนุนให้ผู้ใช้ใช้ไดรฟ์ที่แชร์สำหรับเนื้อหาที่ใช้ทั่วทั้งองค์กรหรือสำหรับใช้งานในทีม เช่น แผนโครงการ ผลการวิจัย หรือบันทึกการประชุมของทีม แต่ให้ผู้ใช้เก็บไฟล์ส่วนบุคคลและไฟล์ส่วนตัว เช่น บันทึกการประชุมแบบตัวต่อตัว การประเมินผลการทำงาน และแผนการพัฒนาอาชีพไว้ในไดรฟ์ของฉัน
ในหน้านี้
- คู่มือเริ่มต้นฉบับย่อ - คุณเพียงต้องการสร้างไดรฟ์ที่แชร์และเริ่ม ทำงานร่วมกันเท่านั้น โดยไม่จำเป็นต้องย้ายไฟล์จำนวนมากหรือควบคุมการแชร์
- การตั้งค่าพื้นฐาน - ดูข้อมูลเกี่ยวกับการตั้งค่าพื้นฐานที่ผู้ดูแลระบบไดรฟ์ ใช้ได้
- การติดตั้งใช้งานและการจัดการขั้นสูง - คุณต้องย้าย เนื้อหาจำนวนมากและป้องกันไม่ให้มีการแชร์มากเกินไป
- ฝึกอบรมผู้ใช้
- การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตที่ไม่รองรับไดรฟ์ที่แชร์
คู่มือเริ่มต้นฉบับย่อ
- ดูข้อมูลเกี่ยวกับไดรฟ์ที่แชร์และแนวทางปฏิบัติแนะนำการใช้งานในไดรฟ์ที่แชร์คืออะไร
- ดูวิธีสร้างไดรฟ์ที่แชร์และเพิ่ม สมาชิก หมายเหตุ: คุณสร้างไดรฟ์ที่แชร์ในไดรฟ์ ไม่ใช่คอนโซลผู้ดูแลระบบ
- (ไม่บังคับ ไม่พร้อมให้บริการสำหรับ Business Starter) พิจารณาว่าคุณต้องการ จำกัดการแชร์กับผู้ใช้ภายนอก ผู้เข้าชม หรือผู้ที่ไม่ใช่สมาชิกหรือไม่ และ ตั้งค่า สิทธิ์การแชร์เริ่มต้นสำหรับไดรฟ์ที่ แชร์
- เพิ่มไฟล์และโฟลเดอร์ลงในไดรฟ์ที่แชร์
การตั้งค่าพื้นฐาน
กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์สร้าง ไดรฟ์ที่แชร์ สำหรับ Google Workspace รุ่น Business และ Enterprise ผู้ใช้ทุกคนสามารถสร้างไดรฟ์ที่แชร์ได้โดยค่าเริ่มต้น ส่วนลูกค้า Google Workspace for Education ระบบจะปิดการสร้างไดรฟ์ที่แชร์ไว้โดยค่าเริ่มต้น
กำหนดหน่วยขององค์กรที่จะมอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ใหม่ให้
โดยค่าเริ่มต้น ระบบจะมอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ให้หน่วยขององค์กรระดับบนสุดและใช้นโยบายข้อมูลของไดรฟ์ในหน่วยขององค์กรนั้น คุณสามารถมอบหมายสิทธิ์เหล่านี้ให้กับหน่วยขององค์กรของผู้สร้างไดรฟ์ที่แชร์หรือหน่วยขององค์กรอื่นๆ ได้เพื่อการควบคุมที่ละเอียดยิ่งขึ้น
การติดตั้งใช้งานและการจัดการขั้นสูง
ขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการติดตั้งใช้งานไดรฟ์ที่แชร์เมื่อต้องการย้ายเนื้อหาหรือจัดการการแชร์
ขั้นตอนที่ 1 วางแผนวิธีย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์
- หากต้องการย้ายไฟล์และโฟลเดอร์จำนวนมากไปยังไดรฟ์ที่แชร์ โปรดดูหัวข้อ ขีดจำกัดของไดรฟ์ที่แชร์ และ แนวทางปฏิบัติแนะนำในการย้ายข้อมูลจำนวนมากใน Google ไดรฟ์
- หากต้องการเก็บโครงสร้างโฟลเดอร์จากไดรฟ์ของฉันไว้ ผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้จัดการ สามารถย้ายโฟลเดอร์ที่ตนเป็นเจ้าของหรือได้รับการแชร์ด้วยไปยังไดรฟ์ที่แชร์ได้ หรือสมาชิกไดรฟ์ที่แชร์ที่มีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้มีส่วนร่วม ขึ้นไปจะสร้างโฟลเดอร์และเพิ่มไฟล์ได้
- กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์
ขั้นตอนที่ 2 ตั้งค่าการแชร์ขั้นสูง การคุ้มครองข้อมูล และการเก็บรักษาข้อมูลในไดรฟ์ที่แชร์
ไม่รองรับสำหรับ Business Starter
กำหนดสิทธิ์การแชร์เริ่มต้นสำหรับไดรฟ์ที่แชร์
- กำหนดว่าจะให้แชร์เนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์กับผู้ใช้ภายนอกหรือผู้ที่ไม่ได้เป็นสมาชิกของไดรฟ์ที่แชร์ได้หรือไม่
- กำหนดว่าจะให้ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นดาวน์โหลด พิมพ์ และคัดลอกไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ได้หรือไม่
- กำหนดว่าจะให้สมาชิกไดรฟ์ที่แชร์ที่มีสิทธิ์เข้าถึงระดับผู้จัดการ ลบล้างค่าเริ่มต้นการแชร์ของคุณได้หรือไม่
กำหนดว่าจะให้ผู้จัดการเนื้อหาแชร์โฟลเดอร์ได้หรือไม่
หมายเหตุ: สิทธิ์การแชร์สำหรับไดรฟ์ที่แชร์ไม่ได้จำกัดว่าใครบ้างที่สามารถแชร์คำขอแบบฟอร์มใน Google ฟอร์มด้วยได้
หากองค์กรใช้กฎป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) สำหรับไดรฟ์ โปรดตรวจสอบว่ากฎดังกล่าวเหมาะสมกับไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ของคุณ กฎ DLP สำหรับไดรฟ์จะมีผลกับไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ตามหน่วยขององค์กร ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DLP และวิธี มอบหมายไดรฟ์ที่แชร์ให้กับหน่วยขององค์กร
หากองค์กรของคุณใช้ Google ห้องนิรภัยเพื่อเก็บรักษาไฟล์ใน Google ไดรฟ์ ให้กำหนดกฎการเก็บรักษาสำหรับไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์
สิ่งอื่นๆ ที่ควรพิจารณา
- เมื่อคุณย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ ผู้ใช้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์ด้วยอาจเสียสิทธิ์เข้าถึง เนื่องจากการตั้งค่าการแชร์ในไดรฟ์ที่แชร์อาจลบล้างการแชร์ไฟล์นั้นได้ เช่น หากไฟล์ได้รับการแชร์กับผู้ใช้ภายนอก แต่ไดรฟ์ที่แชร์ไม่อนุญาตให้แชร์กับภายนอก ผู้ใช้ภายนอกรายดังกล่าวจะเสียสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
- หากผู้ใช้บางรายในองค์กรมีใบอนุญาตที่ไม่รองรับ ไดรฟ์ที่แชร์ เช่น Frontline ทุกรุ่นหรือ Cloud Identity Premium ในหน้านี้ โปรดดูวิธีทำให้ผู้ใช้เหล่านี้เข้าถึงเนื้อหาในไดรฟ์ที่แชร์
- หากต้องการอนุญาตให้แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์กับผู้ใช้ที่ไม่มี บัญชี Google ให้เปิดการแชร์สำหรับผู้เข้าชม
ขั้นตอนที่ 3 (ไม่บังคับ) สร้างไดรฟ์ที่แชร์และย้ายไฟล์
คุณอาจต้องการสร้างไดรฟ์ที่แชร์ในฐานะผู้ดูแลระบบในกรณีต่อไปนี้
- หากเลือกอนุญาตให้เฉพาะคุณและผู้ดูแลระบบคนอื่นสร้างไดรฟ์ที่แชร์และย้ายไฟล์ได้ คุณต้องตั้งค่าไดรฟ์ที่แชร์ให้กับผู้ใช้
- หากองค์กรของคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้ไดรฟ์ที่แชร์และคุณต้องการกำหนดโครงสร้างสำหรับไดรฟ์ที่แชร์ที่มีการใช้งานในวงกว้าง
ดูวิธีสร้างไดรฟ์ที่แชร์ เพิ่มสมาชิก และกำหนดระดับการเข้าถึง ของ หากคุณเป็นผู้จัดการของไดรฟ์ที่แชร์ คุณสามารถเพิ่มสมาชิกใน drive.google.com หรือจะเพิ่มสมาชิกในคอนโซลผู้ดูแลระบบก็ได้เช่นกัน
สำคัญ: จนกว่าคุณจะเพิ่มสมาชิกไปยังไดรฟ์ที่แชร์ เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับการแชร์ไฟล์ด้วยโดยตรงเท่านั้นที่จะเข้าถึงไฟล์ได้
ฝึกอบรมผู้ใช้
โปรดแชร์แหล่งข้อมูลต่อไปนี้เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากไดรฟ์ที่แชร์
- เริ่มต้นใช้งานไดรฟ์ที่แชร์
- ทำงานร่วมกันในไดรฟ์ที่แชร์
- จัดเก็บและแชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วยไดรฟ์ที่แชร์
การเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาตที่ไม่รองรับไดรฟ์ที่แชร์
สิทธิ์ในไดรฟ์ที่แชร์สำหรับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Frontline ทุกรุ่น, G Suite Basic, Cloud Identity Premium และ Cloud Identity Free จะขึ้นอยู่กับว่าไดรฟ์ที่แชร์นั้นอยู่ภายในหรือภายนอกองค์กรของคุณ
ไดรฟ์ที่แชร์ภายใน
คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้เหล่านี้เป็นสมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ได้ โดยจะมอบหมายสิทธิ์ระดับผู้ดู ได้เท่านั้น อย่างไรก็ตาม หากไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ได้รับการแชร์กับผู้ใช้เหล่านี้โดยตรง ระบบอาจอนุญาตให้ผู้ใช้แสดงความคิดเห็นหรือแก้ไขไฟล์ได้ด้วย แต่ผู้ใช้จะอัปโหลดไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ไม่ได้แม้ว่าจะเป็นสมาชิกก็ตาม
ไดรฟ์ที่แชร์ภายนอก
คุณสามารถเพิ่มผู้ใช้เหล่านี้เป็นสมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ภายนอกได้ โดยจะมอบหมายสิทธิ์เข้าถึงระดับใดก็ได้ รวมถึงระดับผู้จัดการ