Configura unidades compartidas para tu organización

Ediciones admitidas para esta función: Business Starter (excepto cuando se indique lo contrario), Business Standard y Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard y Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus, Nonprofits y G Suite Business. Compara tu edición

Si quieres crear una unidad compartida, consulta aquí.

Como administrador, puedes administrar cómo los usuarios de tu organización pueden crear y usar unidades compartidas para colaborar en Google Drive. Los archivos de las unidades compartidas son propiedad de tu organización, no de una persona. Persisten incluso si la persona que creó el archivo deja tu organización, lo que te ayuda a evitar la posible pérdida de datos.

Anima a tus usuarios a usar unidades compartidas para el contenido destinado al uso de toda la organización o del equipo, como planes de proyectos, resultados de investigación o notas de la reunión del equipo. Pídeles a los usuarios que guarden los archivos personales y privados, como las notas de reuniones individuales, las evaluaciones de rendimiento y los planes de desarrollo profesional, en Mi unidad.

Contenido de esta página

Inicio rápido

  1. Obtén información sobre las unidades compartidas y las prácticas recomendadas para usarlas en ¿Qué son las unidades compartidas?
  2. Obtén información para crear unidades compartidas y agregar miembros Nota: Las unidades compartidas se crean en Drive, no en la Consola del administrador.
  3. (Opcional, no disponible para Business Starter) Considera si quieres limitar el uso compartido con usuarios externos, visitantes o personas que no son miembros, y establece los permisos de uso compartido predeterminados para las unidades compartidas.
  4. Cómo agregar archivos y carpetas a una unidad compartida

Configuración básica

  1. Cómo funciona el acceso a los archivos en unidades compartidas

  2. Configura quién puede crear unidades compartidas. En las ediciones de Google Workspace Business y Enterprise, todos los usuarios pueden crear unidades compartidas de forma predeterminada. Para los clientes de Google Workspace for Education, la creación de unidades compartidas está desactivada de forma predeterminada.

  3. Establece a qué unidad organizativa se asignan las nuevas unidades compartidas a.

    De forma predeterminada, las unidades compartidas se asignan a la unidad organizativa superior y se aplican las políticas de datos de Drive en esa unidad organizativa. Para obtener un control más detallado, puedes asignarlas a la unidad organizativa del creador de la unidad compartida o a cualquier otra unidad organizativa.

  4. Comparte recursos de capacitación para los usuarios.

Implementación y administración avanzadas

Estos pasos te ayudarán a comprender cómo implementar unidades compartidas cuando necesites mover contenido o administrar el uso compartido.

Paso 1. Planifica cómo moverás el contenido a las unidades compartidas

  1. Si necesitas mover muchos archivos y carpetas a unidades compartidas, revisa los límites de las unidades compartidas y las prácticas recomendadas para la migración de grandes cantidades de datos de Google Drive.
  2. Para conservar la estructura de carpetas de Mi unidad, los administradores y los usuarios con acceso de administrador pueden mover las carpetas que poseen o que se comparten con ellos a una unidad compartida. De lo contrario, los miembros de la unidad compartida con acceso de colaborador o superior pueden crear carpetas y agregar archivos.
  3. Configura quién puede mover archivos a unidades compartidas.

Paso 2. Configura el uso compartido avanzado de unidades compartidas, la protección de datos y la retención de datos

No admitido para Business Starter

  1. Establece los permisos de uso compartido predeterminados para las unidades compartidas.

    • Establece si el contenido de la unidad compartida se puede compartir con usuarios externos o personas que no son miembros de la unidad compartida.
    • Establece si los lectores y comentaristas pueden descargar, imprimir y copiar archivos en una unidad compartida.
    • Establece si los miembros de la unidad compartida con acceso de administrador pueden anular la configuración predeterminada de uso compartido.

    • Establece si los administradores de contenido pueden compartir carpetas.

      Nota: Los permisos de uso compartido de las unidades compartidas no restringen con quién se pueden compartir las solicitudes del formulario de Formularios de Google.

  2. Si tu organización usa la prevención de pérdida de datos (DLP) para las reglas de Drive, revisa las reglas y asegúrate de que sean adecuadas para los archivos de tu unidad compartida. Las reglas de DLP para Drive se aplican a los archivos de las unidades compartidas por unidad organizativa. Obtén más información sobre la DLP y cómo se asignan las unidades compartidas a las unidades organizativas.

  3. Si tu organización usa Google Vault para retener archivos en Google Drive, establece reglas de retención para los archivos de las unidades compartidas.

  4. Otras consideraciones:

    • Cuando mueves archivos a unidades compartidas, los usuarios con los que se comparte el archivo pueden perder el acceso. La configuración de uso compartido de la unidad compartida puede anular el uso compartido de archivos en un archivo. Por ejemplo, si el archivo se compartió con un usuario externo, pero no se permite el uso compartido externo para la unidad compartida, ese usuario externo pierde el acceso al archivo.
    • Si algunos usuarios de tu organización tienen licencias que no admiten unidades compartidas, como cualquier edición de Frontline o Cloud Identity Premium, revisa en esta página cómo pueden acceder estos usuarios al contenido de las unidades compartidas.
    • Si quieres permitir que se compartan archivos y carpetas con personas que no tienen Cuentas de Google, puedes activar el uso compartido para visitantes

Paso 3: (Opcional) Crea unidades compartidas y mueve archivos

Es posible que quieras crear unidades compartidas como administrador en las siguientes situaciones:

  • Si eliges permitir que solo tú y otros administradores creen unidades compartidas y muevan archivos, debes configurar unidades compartidas para tus usuarios.
  • Si tu organización recién comienza a usar unidades compartidas y quieres establecer una estructura para las unidades compartidas de uso generalizado.

Obtén información para crear unidades compartidas, agregar miembros y establecer su nivel de acceso. Si eres administrador de la unidad compartida, puedes agregar miembros en drive.google.com. También puedes agregarlos en la Consola del administrador.

Importante: Hasta que agregues miembros a la unidad compartida, solo los usuarios con los que se comparten los archivos directamente podrán acceder a ellos.

Cómo capacitar a sus usuarios

Para ayudar a tus usuarios a aprovechar al máximo las unidades compartidas, comparte los siguientes recursos:

Acceso para usuarios con licencias que no admiten unidades compartidas

Los privilegios de las unidades compartidas para los usuarios con cualquier edición Frontline, G Suite Basic, Cloud Identity Premium y Cloud Identity Free dependen de si la unidad compartida se encuentra dentro o fuera de tu organización.

Unidades compartidas internas

Estos usuarios se pueden agregar como miembros de unidades compartidas, pero solo con privilegios de lector. Sin embargo, si un archivo de una unidad compartida se comparte directamente con ellos, es posible que también se les permita comentar o editar el archivo. No pueden subir archivos a unidades compartidas, incluso si son miembros.

Unidades compartidas externas

Estos usuarios se pueden agregar como miembros de unidades compartidas externas y tener cualquier nivel de acceso, incluido el de administrador.