Thiết lập bộ nhớ dùng chung cho tổ chức

Các phiên bản hỗ trợ tính năng này: Business Starter (ngoại trừ những trường hợp được lưu ý), Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials và Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn

Để tạo bộ nhớ dùng chung, hãy truy cập vào đây.

Là quản trị viên, bạn có thể quản lý cách người dùng trong tổ chức của bạn có thể tạo và sử dụng bộ nhớ dùng chung để cộng tác trong Google Drive. Các tệp trong bộ nhớ dùng chung thuộc sở hữu của tổ chức bạn, chứ không phải một cá nhân. Các quyền này vẫn có hiệu lực ngay cả khi người tạo tệp rời khỏi tổ chức của bạn, giúp bạn tránh nguy cơ mất dữ liệu.

Khuyến khích người dùng sử dụng bộ nhớ dùng chung cho nội dung dành cho toàn tổ chức hoặc nhóm, chẳng hạn như kế hoạch dự án, kết quả nghiên cứu hoặc ghi chú cuộc họp nhóm. Yêu cầu người dùng lưu giữ các tệp cá nhân và riêng tư (chẳng hạn như ghi chú cuộc họp riêng, đánh giá hiệu suất và kế hoạch phát triển sự nghiệp) trong Drive của tôi.

Trên trang này

Bắt đầu nhanh

  1. Tìm hiểu về bộ nhớ dùng chung và các phương pháp hay nhất để sử dụng bộ nhớ dùng chung trong phần Bộ nhớ dùng chung là gì?
  2. Tìm hiểu cách tạo bộ nhớ dùng chung và thêm thành viên Lưu ý: Bạn tạo bộ nhớ dùng chung trong Drive chứ không phải trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
  3. (Không bắt buộc, không áp dụng cho gói Business Starter) Cân nhắc xem bạn có muốn giới hạn việc chia sẻ với người dùng bên ngoài, khách truy cập hoặc người không phải là thành viên hay không, đồng thời thiết lập quyền chia sẻ mặc định cho bộ nhớ dùng chung.
  4. Thêm tệp và thư mục vào bộ nhớ dùng chung

Thiết lập cơ bản

  1. Tìm hiểu cách hoạt động của quyền truy cập vào tệp trong bộ nhớ dùng chung

  2. Đặt người có thể tạo bộ nhớ dùng chung. Đối với các phiên bản Google Workspace Business và Enterprise, theo mặc định, tất cả người dùng đều có thể tạo bộ nhớ dùng chung. Đối với khách hàng Google Workspace for Education, theo mặc định, tính năng tạo bộ nhớ dùng chung sẽ bị tắt.

  3. Đặt đơn vị tổ chức được chỉ định cho bộ nhớ dùng chung mới.

    Theo mặc định, bộ nhớ dùng chung được chỉ định cho đơn vị tổ chức cấp cao nhất và các chính sách dữ liệu của Drive trên đơn vị tổ chức đó sẽ được áp dụng. Để kiểm soát chi tiết hơn, bạn có thể chỉ định các bộ nhớ dùng chung đó cho đơn vị tổ chức của người tạo bộ nhớ dùng chung hoặc bất kỳ đơn vị tổ chức nào khác.

  4. Chia sẻ tài nguyên đào tạo cho người dùng.

Triển khai và quản lý nâng cao

Các bước này giúp bạn hiểu cách triển khai bộ nhớ dùng chung khi cần di chuyển nội dung hoặc quản lý hoạt động chia sẻ.

Bước 1. Lập kế hoạch cách di chuyển nội dung vào bộ nhớ dùng chung

  1. Nếu bạn cần di chuyển nhiều tệp và thư mục vào bộ nhớ dùng chung, hãy xem giới hạn của bộ nhớ dùng chung và các phương pháp hay nhất để di chuyển dữ liệu lớn trên Google Drive.
  2. Để giữ nguyên cấu trúc thư mục trong Drive của tôi, quản trị viên và người dùng có quyền truy cập Người quản lý có thể di chuyển các thư mục mà họ sở hữu hoặc được chia sẻ đến bộ nhớ dùng chung. Nếu không, các thành viên bộ nhớ dùng chung có quyền truy cập Người đóng góp trở lên có thể tạo thư mục và thêm tệp.
  3. Thiết lập người có thể di chuyển tệp vào bộ nhớ dùng chung.

Bước 2. Thiết lập chế độ chia sẻ, bảo vệ dữ liệu và lưu giữ dữ liệu nâng cao cho bộ nhớ dùng chung

Không được hỗ trợ đối với gói Business Starter

  1. Đặt quyền chia sẻ mặc định cho ổ đĩa dùng chung.

    • Đặt chế độ cho phép chia sẻ nội dung trong bộ nhớ dùng chung với người dùng bên ngoài hoặc những người không phải là thành viên của bộ nhớ dùng chung.
    • Đặt xem người xem và người nhận xét có thể tải xuống, in và sao chép các tệp trong bộ nhớ dùng chung hay không.
    • Đặt xem các thành viên có quyền Người quản lý đối với bộ nhớ dùng chung có thể ghi đè chế độ chia sẻ mặc định của bạn hay không.

    • Đặt xem người quản lý nội dung có thể chia sẻ thư mục hay không.

      Lưu ý: Quyền chia sẻ đối với bộ nhớ dùng chung không hạn chế những người mà bạn có thể chia sẻ biểu mẫu Google Biểu mẫu.

  2. Nếu tổ chức của bạn sử dụng các quy tắc ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) cho Drive, hãy xem xét các quy tắc đó và đảm bảo chúng phù hợp với các tệp trong bộ nhớ dùng chung. Các quy tắc DLP cho Drive áp dụng cho các tệp trong bộ nhớ dùng chung theo đơn vị tổ chức. Tìm hiểu thêm về DLP và cách ổ đĩa dùng chung được chỉ định cho các đơn vị tổ chức.

  3. Nếu tổ chức của bạn sử dụng Google Vault để lưu giữ tệp trong Google Drive, hãy đặt quy tắc lưu giữ cho tệp trong bộ nhớ dùng chung.

  4. Các yếu tố khác cần cân nhắc:

    • Khi bạn di chuyển tệp vào bộ nhớ dùng chung, những người dùng được chia sẻ tệp có thể mất quyền truy cập. Chế độ cài đặt cách chia sẻ của bộ nhớ dùng chung có thể ghi đè chế độ chia sẻ tệp. Ví dụ: nếu tệp được chia sẻ với một người dùng bên ngoài nhưng bộ nhớ dùng chung không cho phép chia sẻ ra bên ngoài, thì người dùng bên ngoài đó sẽ mất quyền truy cập vào tệp.
    • Nếu một số người dùng trong tổ chức của bạn có giấy phép không hỗ trợ bộ nhớ dùng chung (chẳng hạn như bất kỳ phiên bản Frontline hoặc Cloud Identity Premium nào), thì trên trang này, hãy xem cách những người dùng này có thể truy cập vào nội dung trong bộ nhớ dùng chung.
    • Nếu muốn cho phép chia sẻ tệp và thư mục với những người không có Tài khoản Google, bạn có thể bật tính năng chia sẻ với khách truy cập

Bước 3. (Không bắt buộc) Tạo bộ nhớ dùng chung và di chuyển tệp

Trong vai trò quản trị viên, bạn có thể muốn tạo bộ nhớ dùng chung trong các trường hợp sau:

  • Nếu chọn chỉ cho phép bạn và các quản trị viên khác tạo bộ nhớ dùng chung và di chuyển tệp, thì bạn phải thiết lập bộ nhớ dùng chung cho người dùng.
  • Nếu tổ chức của bạn mới bắt đầu sử dụng bộ nhớ dùng chung và bạn muốn thiết lập một cấu trúc cho các bộ nhớ dùng chung được sử dụng rộng rãi.

Tìm hiểu cách tạo bộ nhớ dùng chung, thêm thành viên và đặt cấp độ truy cập cho họ. Nếu là người quản lý bộ nhớ dùng chung, bạn có thể thêm thành viên trong drive.google.com. Ngoài ra, bạn có thể thêm thành viên trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.

Quan trọng: Cho đến khi bạn thêm thành viên vào bộ nhớ dùng chung, chỉ những người dùng được chia sẻ trực tiếp tệp mới có thể truy cập vào tệp.

Đào tạo người dùng

Để giúp người dùng khai thác tối đa bộ nhớ dùng chung, hãy chia sẻ các tài nguyên sau:

Quyền truy cập cho người dùng có giấy phép không hỗ trợ bộ nhớ dùng chung

Quyền đối với bộ nhớ dùng chung của người dùng có giấy phép phiên bản Frontline bất kỳ, G Suite Basic, Cloud Identity Premium và Cloud Identity miễn phí phụ thuộc vào việc bộ nhớ dùng chung nằm trong hay ngoài tổ chức của bạn.

Bộ nhớ dùng chung nội bộ

Bạn có thể thêm những người dùng này làm thành viên của bộ nhớ dùng chung, nhưng chỉ với đặc quyền Người xem. Tuy nhiên, nếu một tệp trong bộ nhớ dùng chung được chia sẻ trực tiếp với họ, thì họ cũng có thể được phép nhận xét hoặc chỉnh sửa tệp đó. Họ không thể tải tệp lên bộ nhớ dùng chung, ngay cả khi là thành viên.

Bộ nhớ dùng chung bên ngoài

Bạn có thể thêm những người dùng này làm thành viên của bộ nhớ dùng chung bên ngoài và cấp cho họ mọi cấp độ truy cập, kể cả cấp độ Người quản lý.