Como administrador de Gmail, puedes configurar una solución de archivado de terceros para archivar mensajes en diarios de Gmail. Esta solución puede ser útil para lo siguiente:
- Cumplir con requisitos de correo electrónico, como la regla 17a-4 de la SEC
- Seguir utilizando una solución de archivado de terceros
- Permitir que los usuarios accedan a los archivos
Cómo funciona la integración
Para integrar Gmail con una solución de archivado de terceros, especifica una dirección de correo electrónico a la que se reenvíen los mensajes del diario. Si especificas más de una dirección de correo electrónico, los mensajes del diario se enviarán a todas ellas.
Te recomendamos que configures el cumplimiento de TLS cuando uses una solución de archivado de terceros. Esto garantiza que Gmail requiera encriptación TLS cuando envíe correo a la solución de archivado de terceros.
Configura una solución de archivado de terceros
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En la Consola del administrador de Google, ve a Menú
Apps Google Workspace Gmail Enrutamiento.Se debe tener el privilegio de administrador de configuración de Gmail.
- (Opcional) A la izquierda, selecciona la organización.
- En Enrutamiento, desplázate hasta Archivo de correo electrónico de terceros o, en el campo de búsqueda, ingresa Archivo de correo electrónico de terceros.
- Ingresa la dirección de correo electrónico a la que deseas enviar los mensajes del diario.
- Haz clic en Agregar parámetros.
- En la parte inferior, haz clic en Guardar.
Cómo se administran los mensajes
Versiones de los mensajes que se registran en el diario
Importante: Los mensajes registrados en el diario no están exentos de las políticas de Gmail que rechazan los mensajes que contienen virus potenciales y software dañino. Para obtener más información, consulta Tipos de archivos que bloquea Gmail.
- Mensajes entrantes: La versión del mensaje que recibe el usuario es la que se registra en el diario. Por ejemplo, si se activa una política de cumplimiento de contenido y se quita el archivo adjunto, la copia del diario no tendrá el archivo adjunto.
- Mensajes salientes: Se registra en el diario la versión del mensaje que envía el usuario. Por ejemplo, si se activa una política de cumplimiento de contenido y se quita el archivo adjunto, la copia del diario conservará el archivo adjunto.
- Mensajes internos: Para los mensajes enviados dentro de tu dominio, actúa como un mensaje entrante para el destinatario y un mensaje saliente para el remitente.
Mensajes que se envían a las cuarentenas del administrador
- Mensajes entrantes: Si se envía un mensaje entrante a las cuarentenas del administrador, la copia del diario no se envía hasta que se quite el mensaje de la cuarentena. Si se rechaza un mensaje en cuarentena, el usuario nunca lo verá y, por lo tanto, no se archivará.
- Mensajes salientes: Si se envía un mensaje saliente a las cuarentenas del administrador, se envía una copia del diario cuando el usuario hace clic en Enviar, independientemente de si el mensaje está en cuarentena .
Mensajes con varios destinatarios
A veces, cuando se envía un mensaje a varios destinatarios, un grupo puede recibir una versión diferente de los mensajes debido a las políticas de cumplimiento o de enrutamiento.
- Mensajes entrantes: Se envía una copia del diario independiente con la versión del mensaje correspondiente a cada destinatario. Para determinar si varios destinatarios recibieron el mismo mensaje, la solución de archivado debe usar lógica de deduplicación.
- Mensajes salientes: Se registra en el diario la copia que envía el remitente.
- Mensajes internos: Los destinatarios internos permanecerán en el mensaje. Aunque es posible que algunos destinatarios internos no reciban el mensaje debido al cumplimiento de contenido o a otras políticas, se captura la entrega a algunos o a todos los destinatarios.
Mensajes con destinatarios desconocidos
No se envían diarios para los mensajes recibidos por destinatarios desconocidos. Para registrar en el diario un usuario en particular, este debe estar registrado.
Mecanismo de reintento para códigos de error de SMTP
Si un mensaje no se entrega correctamente a la dirección del diario y el host del Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) muestra un error temporal (4xx), Gmail intenta reenviar los mensajes durante 8 días. Si el host SMTP muestra un error permanente (5xx), Gmail no intenta reenviar el mensaje.
Consideraciones de seguridad
Te recomendamos que configures el archivo de terceros para rechazar los mensajes que no tengan la firma de Sender Policy Framework (SPF) y DomainKeys Identified Mail (DKIM). Google usa la firma DKIM de 2 maneras:
- Clave de Google en nombre del cliente (si el cliente no la configuró)
- Clave del cliente
Te recomendamos que configures el cumplimiento de TLS para proteger la conexión a soluciones de archivado de terceros.