התכונה 'הסגר אימייל' בכלי לטיפול בתוכן לא הולם ב-Google Workspace מאפשרת לאדמינים לשלוח הודעות אימייל נכנסות ויוצאות להסגר, שם הן מוחזקות לצורך בדיקה לפני המסירה לנמענים. מידע נוסף על הגדרת הסגר לאימיילים
במרכז הבקרה של הסגר האימיילים, אפשר לקבל מידע מפורט על הודעות שהוכנסו להסגר ואז להחליט איזו פעולה לבצע לגביהן:
- משחררים את ההודעה מהסגר כדי שהיא תימסר לנמען.
- למנוע את מסירת ההודעה לנמען.
פתיחת הסגר של האימייל
חשוב: כשמתחברים להסגר אימיילים, הרשאות האדמין קובעות אילו הסגרים והודעות בהסגר יוצגו. מידע נוסף זמין במאמר בנושא הענקת גישה למשתמשים להסגר האימייל.
אפשר לפתוח את ההסגר לאימיילים באחת מהדרכים הבאות:
איך עוברים ללוח הבקרה של ההסגר במסוף Admin
- במסוף Admin, עוברים אל אפליקציות > Google Workspace > Gmail > ניהול הסגרים.
- לוחצים על מעבר להסגר.
מזינים בדפדפן את כתובת ה-URL של מרכז הבקרה של ההסגר
בדפדפן האינטרנט, כשמחוברים לחשבון Google Workspace, עוברים לכתובת http://admin.google.com/ac/moderation. מכאן יש לכם גישה לכל ההודעות בהסגר שמשויכות לתפקיד האדמין שלכם ולכל הקבוצות שאתם חברים בהן.
בדיקת הודעות בהסגר
כשמתחברים להסגר האימיילים, תצוגת ברירת המחדל היא של כל ההודעות בכל ההסגרים עם הסטטוס ממתינות למיון.
כדי לראות לאיזה הסגר שייכת הודעה, מציבים את סמן העכבר מעל ההודעה בלוח הבקרה. תיבת Quarantine details נפתחת ומוצגים בה שם ההסגר וההגדרות שיצרתם עבור ההסגר.
לוח הבקרה של ההסגר כולל את העמודות הבאות:
| עמודה | תיאור |
|---|---|
| שם | כתובת האימייל של הנמען |
| כיוון |
כיוון הודעת האימייל:
|
| no heading |
שם ההסגר. בעמודה הזו מוצגים כל הסגרים שכוללים את ההודעה. הגדרות שונות יכולות לשלוח הודעות ליותר מהסגר אחד. לוחצים על שם ההסגר כדי לראות את ההגדרות שלו, ואם רוצים, גם לערוך אותן:
|
| no heading | נושא ההודעה |
| no heading | החלק הראשון של תוכן ההודעה |
| שעה | השעה שבה ההודעה נשלחה. השעה מוצגת באזור הזמן המקומי של מסוף Admin. |
סינון הודעות בהסגר
באמצעות אמצעי הבקרה בחלק העליון של מרכז הבקרה, אפשר לסנן את ההודעות לפי הסגר או לפי סטטוס ההודעה.
חשוב: כשמסננים לפי סטטוס ההודעה, מוצגות רק הודעות שההרשאות של האדמין בהסגר מאפשרות לראות. מידע נוסף זמין במאמר איך לתת למשתמשים גישה להסגר של אימיילים.
- כדי להציג הודעות מסגר מסוים, לוחצים על סגר, בוחרים סגר מהרשימה ולוחצים על אישור.
- כדי להציג את כל ההודעות מכל ההסגרים, לוחצים על הסגר, בוחרים באפשרות הכול ולוחצים על החלה.
- כדי לסנן הודעות לפי סטטוס ההסגר, לוחצים על סטטוס, בוחרים סטטוס ולוחצים על החלה.
| סטטוס | תיאור |
|---|---|
| בהמתנה למיון | הודעות שלא נדחו או אושרו. אם לא תתבצע פעולה לגבי ההודעות האלה, הן יימחקו אחרי תקופת השמירה של הודעות בהסגר. |
| נדחתה | הודעות שנדחתה המסירה שלהן. רק הודעות שנשלחו להסגר בתוך תקופת השמירה מוצגות. |
| מותר | הודעות ששוחררו למסירה לנמענים. רק הודעות שנשלחו להסגר בתוך תקופת השמירה מוצגות. |
חיפוש הודעות בהסגר
כדי לחפש הודעות לפי התוכן שלהן, מזינים את מונחי החיפוש בשדה חיפוש בחלק העליון של לוח הבקרה. החיפוש מתבצע רק בהודעות שתואמות למסנני לוח הבקרה הנוכחיים (שם ההסגר וסטטוס ההודעה).
כל תוכן ההודעה נסרק, כולל פרטי הכותרת כמו כתובת השולח, כתובת האימייל של הנמען, נושא ההודעה וגוף ההודעה.
כדי ליצור חיפושים ממוקדים יותר, משתמשים באותם אופרטורים של חיפוש שמשמשים ב-Gmail.
| שדה | תיאור |
|---|---|
| תיאור הכלל | השם או התיאור של ההגדרה שגרמה להעברת ההודעה להסגר. השדה מופיע פעם אחת או יותר. השדה הזה מופיע לכל כלל שהכניס את ההודעה להסגר. |
| שם ההסגר | שם ההסגר שאליו ההודעה נכנסה. השדה הזה מופיע לכל סוג של סגר שההודעה מופיעה בו. הודעות יכולות להופיע ביותר מסגר אחד. |
| מקור | החלק בהודעה שתאם להגדרה שהכניסה את ההודעה להסגר. לדוגמה, כותרת של הודעה או תוכן בגוף ההודעה תאמו למחרוזת שהזנתם בהגדרה שהעבירה את ההודעה להסגר. לפעמים המידע הזה לא זמין והשדה הזה לא מוצג. |
| מחרוזת שנמצאה מתאימה | המילה או המחרוזת בהודעה שתאמו להגדרה שהעבירה את ההודעה להסגר. לפעמים המידע הזה לא זמין והשדה הזה לא מוצג. |
הצגת הכותרות של הודעות אימייל
כותרות הן קטעי קוד קצרים שנשלחים עם הודעת אימייל ומכילים מידע על ההודעה. כותרות מסוימות, כמו 'מאת:' ו'נושא:', מוצגות בדרך כלל בהודעה. כותרות אחרות מוצגות רק כשמציגים את הכותרות המלאות של ההודעה. כדי לראות את התוכן המלא של הודעת אימייל שהוכנסה להסגר, כולל כל הכותרות של האימייל:
- במרכז הבקרה של ההסגר, לוחצים על סמל התפריט
מימין לעמודה שם. הכניסה ללוח הבקרה מתרחבת כדי להציג את ההודעה. - בפינה השמאלית התחתונה של הרשומה המורחבת, לוחצים על הצגת המקור.
מידע נוסף על כותרות של הודעות אימייל
ביצוע פעולות בהודעות בהסגר
כשמאשרים או דוחים מסירה של הודעה שהועברה להסגר, אי אפשר לבטל את הפעולה.
אפשרות לשלוח הודעות בהסגר
כדי לאפשר מסירה של הודעה שהוכנסה להסגר, בוחרים הודעה אחת או יותר על ידי לחיצה על תיבת הסימון בעמודה הימנית, ואז לוחצים על אישור בחלק העליון של לוח הבקרה.
ההודעה נשלחת לנמען. אם הנמען לא מוצא את ההודעה, צריך לבקש ממנו לבדוק בתיקיית הספאם.
דחיית מסירה של הודעות בהסגר
כדי לדחות מסירה של הודעה בהסגר, בוחרים הודעה אחת או יותר על ידי לחיצה על תיבת הסימון בעמודה הימנית, ואז לוחצים על דחייה בחלק העליון של לוח הבקרה. כשדוחים את המסירה, יכול להיות שתישלח לשולח הודעת דחייה שמוגדרת כברירת מחדל, בהתאם לאפשרות התוצאה של הדחייה שבחרתם בהגדרות ההסגר.
הודעות שנדחו נשארות בהסגר עד שהן נמחקות באופן סופי, 30 יום אחרי שהן נשלחו. אחרי 30 יום, ההודעות האלה לא זמינות בהסגר, ואדמינים או משתמשים לא יכולים לשחזר אותן.
אם אתם משתמשים בנפח אחסון נוסף, למשל Google Vault, ההודעות יהיו זמינות בנפח האחסון הזה עד שתקופת התפוגה שמוגדרת עבורו תסתיים.
דחיית מסירה של הודעה שנמצאת ביותר מהסגר אחד
אפשר לשלוח הודעות לכמה סוגי הסגר. התוצאה של פעולת דחייה מבוססת על ההגדרות של ההסגר שנבחר כשדוחים את מסירת ההודעה.
לדוגמה, יכול להיות שהודעה תופיע בהסגר שנקרא חשוד, שההשלכה של הדחייה שלו היא מחיקת ההודעה, וגם בהסגר שנקרא קובץ מצורף גדול, שההשלכה של הדחייה שלו היא שליחת הודעת דחייה. אם תדחו את המסירה של מופע ההודעה מההסגר החשוד, ההודעה תימחק אבל לא יישלח אישור דחייה.