ניתוב הודעות מ-Journal אל Google Vault

רישום ביומן מאפשר לכם לשמור עותק (יומן) של הודעות אימייל בארגון ולשלוח אותן לתיבת דואר בשרת Exchange. רישום ביומן שונה מארכיון. רישום ביומן מתעד את ההודעות של המשתמשים. ארכיון הוא דרך לאחסן עותקים בסביבה נפרדת לצורך עמידה בדרישות רגולטוריות, שמירת נתונים או תחזוקת שרתים.

הודעת יומן ב-Exchange מכילה את ההודעה המקורית, כולל כל הכותרות ופרטי המעטפה. פרטי המעטפה כוללים את השולח ואת כל הנמענים, כולל נמענים של עותק מוסתר ונמענים ברשימות תפוצה. המידע הזה נדרש כדי לעמוד ברוב התקנות.

• אם הגדרתם בעבר יומן רישום ב-Exchange, יכול להיות שכבר השלמתם חלק מהשלבים האלה. עם זאת, מומלץ לבצע את כל השלבים בתהליך הזה כדי לוודא שהיומן של Exchange מוגדר בצורה נכונה.
• צוות התמיכה למשתמשי Google Workspace לא מספק תמיכה בשרתי דואר מקומיים או במוצרים של צד שלישי. אם יש בעיה ב-Exchange, צריך לפנות לאדמין של Exchange.
• ההוראות האלה מיועדות לתרחישים נפוצים של Exchange. כל שינוי בהגדרות של Exchange צריך להתבצע בהתייעצות עם מנהל ה-Exchange.

כדי להעביר הודעות ביומן מתיבות הדואר של היומן לכתובת הקבלה, צריך להוסיף איש קשר חדש או לעדכן איש קשר קיים ב-Microsoft Active Directory. מיקרוסופט מתייחסת לאיש הקשר הזה כאל נמען SMTP בהתאמה אישית, כי שרת היומן של Exchange מעביר את כל ההודעות ביומן לכתובת הקבלה באמצעות SMTP.

יצירת איש קשר חדש של SMTP

1. פותחים את Active Directory Users and Computers.
2. לוחצים לחיצה ימנית על היחידה הארגונית שבה רוצים ליצור את איש הקשר ובוחרים באפשרות חדש איש קשר.
   נמען ה-SMTP המותאם אישית צריך להיות זהה לכתובת האימייל שהוספתם בשדה קבלת הודעות יומן בכתובת הבאה (למעלה בדף הזה).
3. מזינים את הפרטים הבאים:
   • שם פרטי: Google
   • שם משפחה: Vault
   • השם המוצג: Google Vault
4. לוחצים על אישור.
5. בשרת תיבת הדואר, פותחים את Exchange Management Console.
6. מרחיבים את Recipient Configuration (הגדרת נמען), לוחצים לחיצה ימנית על Mail Contact (איש קשר לאימייל) ובוחרים באפשרות New Mail Contact (איש קשר חדש לאימייל).
7. לוחצים על איש קשר קיים, בוחרים את איש הקשר של Google Vault שיצרתם ולוחצים על אישור.
8. לוחצים על הבא.
9. בקטע External Email Address (כתובת אימייל חיצונית), לוחצים על Edit (עריכה) ומזינים את אותה כתובת שיצרתם עבור חשבון הקבלה (למעלה בדף הזה), לדוגמה, exchange-journal@solarmora.com.
10. לוחצים על אישור הבא חדש.

הגדרת ההגדרות של פורמט ההודעה

ב-Exchange 2007, דוחות יומן נשלחים בפורמט S/TNEF. ב-Exchange 2007 SP1 וב-Exchange 2010, אפשר לשלוח דוחות יומן בפורמט S/TNEF או MIME. צריך להשתמש בפלט MIME לדוחות יומן. פורמט MIME נתמך רק ב-Exchange 2007 SP1 ובגרסאות חדשות יותר של Exchange. אין תמיכה בגרסאות קודמות. למידע נוסף על גרסאות Exchange, אפשר לעיין במסמכי התיעוד של מיקרוסופט.

1. בשרת תיבת הדואר, פותחים את מסוף Exchange Management.
2. מרחיבים את הגדרת הנמען ובוחרים באפשרות איש קשר באימייל.
3. בוחרים את איש הקשר של SMTP לוחצים על מאפיינים.
4. לוחצים על כללי, ואז על אף פעם לצד שימוש בפורמט טקסט עשיר של MAPI.
   בהגדרה הזו, דוחות היומן נשלחים ב-MIME ולא ב-S/TNEF.

אפשר להגדיר כמה תיבות דואר לרישום ביומן וכמה מסדי נתונים של תיבות דואר בשרת Exchange אחד או יותר. כשמגדירים תיבת דואר לרישום ביומן, צריך למקם אותה במסד נתונים של תיבות דואר שבו לא מתכננים להפעיל רישום ביומן.

הגדרת תיבת הדואר של היומן ויצירת רשימת התפוצה ליומן

1. בשרת תיבת הדואר, פותחים את מסוף Exchange Management.
2. מרחיבים את Recipient Configuration (הגדרת נמען), לוחצים לחיצה ימנית על Mailbox (תיבת דואר) ובוחרים באפשרות New Mailbox (תיבת דואר חדשה).
3. לוחצים על תיבת דואר של משתמש הבא.
4. לוחצים על משתמש חדש לוחצים על הבא.
5. בוחרים את היחידה הארגונית שבה רוצים ליצור את תיבת הדואר של היומן.
6. בשדה First Name (שם פרטי), מזינים Archive (ארכיון).
7. בשדה Last Name (שם משפחה), מזינים Master (ראשי).
8. בשדה Name (שם), מזינים Archive Master (ארכיון ראשי).
9. בקטע שם הכניסה של המשתמש (השם הראשי של המשתמש), מזינים AMaster.
10. מזינים את הסיסמה של המשתמש ומאשרים אותה.
11. מבטלים את הסימון בתיבה המשתמש נדרש לשנות את הסיסמה בהתחברות הבאה לוחצים על הבא.
12. בוחרים את מסד הנתונים המתאים של תיבת הדואר, את המדיניות לניהול רשומות של הודעות ואת המדיניות של תיבת הדואר של Exchange ActiveSync לוחצים על הבא.
13. בודקים את סיכום ההגדרות. אם רוצים לבצע שינויים, לוחצים על הקודם.
14. כדי ליצור את תיבת הדואר, לוחצים על חדש.
15. ב-Active Directory, יוצרים רשימת תפוצה (קבוצה) חדשה ונותנים לה את השם Journal Recipient.
16. מוסיפים את החברים הבאים לרשימת התפוצה (קבוצה):
    1. איש קשר SMTP – אותה כתובת שיצרתם בקטע יצירת איש קשר SMTP (למעלה בדף הזה).
    2. ‫Archive Master – יצרתם את הגיליון הזה בשלב 8 (למעלה בדף הזה).

בהתאם לגרסת Exchange, אפשר להפעיל יומן רגיל או יומן פרימיום. ביומן רגיל, מגדירים את היומן לכל מסד נתונים רלוונטי של תיבת דואר. ביומן פרימיום, מגדירים כללים שמזהים את קבוצות השולחים והנמענים שההודעות שלהם נרשמות ביומן. לפרטים על סוג היומן שגרסת Exchange שלכם תומכת בו, אפשר לעיין במסמכי התיעוד של מיקרוסופט.

בהתאם לגודל הארגון ולהגדרת הכללים, יכול להיות שיש לכם תיבת דואר אחת או כמה תיבות דואר של יומן. במקרים שבהם יש לכם מספר רב של תיבות דואר של יומן עם נפחים גדולים של דוחות יומן, כדאי להקצות משאבים ספציפיים למסדי הנתונים של תיבות הדואר האלה.

הפעלת יומן רגיל

1. פותחים את Exchange Management Console.
2. מרחיבים את Server Configuration (הגדרת שרת) בוחרים באפשרות Mailbox (תיבת דואר).
3. בוחרים את השרת של מסד הנתונים של תיבת הדואר שבו רוצים להפעיל את היומן.
4. לוחצים לחיצה ימנית על מסד הנתונים של תיבת הדואר לוחצים על מאפיינים.
5. לוחצים על כללי נמען יומן.
6. בקטע שליחת דוחות יומן אל, לוחצים על עיון, בוחרים באפשרות נמען יומן (רשימת התפוצה שיצרתם של נמעני ההודעות שמתועדות ביומן) ולוחצים על אישור.
7. לוחצים על אישור.
   כל ההודעות שמתועדות ביומן של משתמשים במסד הנתונים הזה של תיבת הדואר נשלחות עכשיו לרשימת התפוצה של הנמען ביומן.
8. חוזרים על השלבים לכל מסד נתונים של תיבת דואר שרוצים להפעיל בו יומן.

הפעלה של יומן פרימיום

1. מוודאים שהסוכן Journaling מופעל בשרת Hub Transport:
   • מריצים את הפקודה Get-TransportAgent. אם שם הנציג לא מוחזר, סימן שהנציג לא מופעל.
   • אם צריך, כדי להפעיל את סוכן היומן, מריצים את הפקודה Enable-TransportAgent -Identity "Journaling agent".
2. בשרת Hub Transport, פותחים את Exchange Management Console.
3. מרחיבים את Organization Configuration (הגדרות הארגון) ובוחרים באפשרות Hub Transport (העברת נתונים במרכז).
4. לוחצים על כתיבת יומן כלל חדש של יומן ומזינים שם לכלל היומן.
5. בקטע שליחת דוחות יומן אל, לוחצים על עיון ובוחרים באפשרות נמען יומן (רשימת התפוצה שיצרתם של נמעני ההודעות שנוספו ליומן).
6. בקטע היקף, בוחרים את ההיקף של כלל היומן.
   • כדי להחיל את הכלל על נמען יחיד (במקרה של Journal Messages for Recipient), לוחצים על Browse (עיון) ובוחרים את הנמען המתאים.
   • כדי להחיל את הכלל על כמה נמענים (במקרה של Journal Messages for Recipient), לוחצים על Browse ובוחרים את רשימת התפוצה המתאימה.
7. לוחצים על חדש סיום.
   כל ההודעות שמתועדות ביומן של משתמשים בשרת Hub Transport הזה נשלחות עכשיו אל AMaster.
8. חוזרים על השלבים לכל שרת Hub Transport שרוצים להפעיל בו יומן.

כדי להבטיח שיש מספיק נפח אחסון לדוחות היומן, צריך ליצור כלל של הגדרת תוכן מנוהל למחיקה אוטומטית של כל ההודעות מתיקיית תיבת הדואר הנכנס, במרווח זמן שאתם מציינים.

מומלץ להגדיר את המרווח הזה ל-7 ימים בהתחלה. לאחר מכן, עוקבים אחרי הגודל של תיבת הדואר של היומן במהלך השבועות הראשונים אחרי שמפעילים את היומן, ומשנים את המרווח לפי הצורך. אם רוצים לכלול את כל דוחות היומן בגיבויים המתוזמנים, צריך להגדיר מרווח זמן מתאים כדי לוודא שדוחות היומן לא יימחקו לפני הפעלת הגיבוי.

שלב 1: יצירת הגדרת תוכן מנוהל לתיקיית הדואר הנכנס

1. ב-Exchange Management Console, מרחיבים את Organization Configuration (הגדרת הארגון) ובוחרים באפשרות Mailbox (תיבת דואר).
2. לוחצים על תיקיות ברירת מחדל מנוהלות ובוחרים באפשרות תיבת דואר נכנס.
3. בחלונית הפעולות, לוחצים על הגדרות חדשות של תוכן מנוהל כדי לפתוח את האשף הגדרות חדשות של תוכן מנוהל.
4. בשדה Name (שם), מזינים Google Vault Content Setting (הגדרת תוכן של Google Vault).
5. בשדה סוג ההודעה, בוחרים באפשרות כל התוכן בתיבת הדואר.
6. מסמנים את התיבה אורך תקופת השמירה(בימים).
7. מזינים את מספר הימים שבהם רוצים לשמור את ההודעות.
8. בקטע תקופת השמירה מתחילה, בוחרים באפשרות כשנמסר, תאריך סיום למשימות ביומן ולמשימות חוזרות.
9. בקטע פעולה לביצוע בסיום תקופת השמירה, בוחרים באפשרות מחיקה סופית.
10. לוחצים על הבא הבא כדי לדלג על דף היומן.
11. לוחצים על חדש סיום.

שלב 2: יצירת מדיניות לתיבת דואר של תיקייה מנוהלת

1. ב-Exchange Management Console, מרחיבים את Organization Configuration (הגדרת הארגון) ובוחרים באפשרות Mailbox (תיבת דואר).
2. בחלונית הפעולות, לוחצים על New Managed Folder Mailbox Policy (מדיניות חדשה של תיבת דואר לתיקיות מנוהלות) כדי לפתוח את האשף New Managed Folder Mailbox Policy (מדיניות חדשה של תיבת דואר לתיקיות מנוהלות).
3. בשדה Managed folder mailbox policy name (שם מדיניות תיבת הדואר של התיקייה המנוהלת), מזינים Google Vault Policy (מדיניות Google Vault).
4. בקטע Specify the managed folders to link with this policy (ציון התיקיות המנוהלות לקישור למדיניות הזו), לוחצים על Add (הוספה) כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח Select Managed Folder (בחירת תיקייה מנוהלת).
5. בוחרים באפשרות תיבת הדואר הנכנס לוחצים על אישור.
6. לוחצים על חדש סיום.

שלב 3: החלת המדיניות של תיבת הדואר של התיקייה המנוהלת על תיבת הדואר של היומן

1. ב-Exchange Management Console, מרחיבים את Recipient Configuration (הגדרת הנמען) ובוחרים באפשרות Mailbox (תיבת דואר).
2. לוחצים לחיצה ימנית על Archive Master (ארכיון ראשי) ובוחרים באפשרות Properties (מאפיינים).
3. לוחצים על הגדרות תיבת הדואר ניהול רשומות של הודעות ובוחרים באפשרות מאפיינים.
4. מסמנים את התיבה Managed folder mailbox policy (מדיניות תיבת דואר של תיקייה מנוהלת) ולוחצים על Browse (עיון).
5. בוחרים באפשרות מדיניות Google Vault ולוחצים על אישור.
6. כדי לאשר את הפעולה, לוחצים על אישור.

שלב 4: מגדירים את הכלי Managed Folder Assistant להפעלת המדיניות

1. במסוף Exchange Management, מרחיבים את Server Configuration (הגדרת השרת) ובוחרים באפשרות Mailbox (תיבת דואר).
2. לוחצים לחיצה ימנית על שרת הדואר שמארח את תיבת הדואר של יומן הרישום הראשי של הארכיון ולוחצים על מאפיינים.
3. לוחצים על ניהול רשומות של הודעות, ובקטע תזמון של הכלי לניהול תיקיות בוחרים באפשרות שימוש בתזמון בהתאמה אישית ולוחצים על התאמה אישית.
4. בקטע תזמון, בוחרים את השעות והימים שבהם רוצים שהעוזר לניהול תיקיות יפעל.
   מומלץ להפעיל את הכלי בשעות שבהן העומס נמוך.
5. לוחצים על אישור.

עכשיו צריך להסיר את תיבת הדואר של היומן מרשימת הכתובות הגלובלית של Exchange כדי למנוע ממשתמשים לשלוח הודעות אימייל ישירות לארכיון.

1. משתמשים ב-cmdlet‏ Set-Mailbox כדי לשנות את ההגדרות של תיבת הדואר של היומן כך שהיא תוסר מרשימת הכתובות הגלובלית.
2. מריצים את הפקודה Set-Mailbox AMaster -HiddenFromAddressListsEnabled $true.

לבסוף, מגדירים הגבלת מסירה למשתמש AMaster כדי למנוע מאף אחד לשלוח הודעות אימייל ישירות לתיבת הדואר של היומן.

1. משתמשים ב-cmdlet‏ Set-Mailbox כדי לשנות את ההגדרות של תיבת הדואר של היומן.
2. מריצים את הפקודה Set-Mailbox AMaster -AcceptMessagesOnlyFrom AMaster.