עבודה עם הגדרות האדמין של Gmail ב-Google Workspace

1. מדף הבית של מסוף Admin, עוברים לאחד מהדפים הבאים:

   • אפליקציות Google Workspace Gmail תאימות

   • אפליקציות Google Workspace Gmail ניתוב

   • אפליקציות Google WorkspaceGmail ספאם, פישינג ותוכנות זדוניות

2. (אופציונלי) בצד ימין, בוחרים ארגון.

3. קובעים את ההגדרות הרצויות.

4. בחלק התחתון של המסך לוחצים על שמירה.

אמצעי הבקרה האלה זמינים להגדרות:

• הגדרה – משתמשים באמצעי הבקרה הזה אם עדיין לא הגדרתם את ההגדרה.
• הצגה – באמצעות האפשרות הזו אפשר לבדוק את ההגדרה שעברה בירושה. כדי לשנות את ההגדרה של הגדרה שהועברה בירושה, לוחצים על הוספת הגדרות.
• עריכה – באמצעות הפקד הזה אפשר לשנות את הגדרות התצורה. האפשרות הזו זמינה רק להגדרות שמוחלות באופן מקומי.
• השבתה או הפעלה – משתמשים באמצעי הבקרה הזה כדי להפעיל או להשבית הגדרה. השבתה של הגדרה לא משפיעה על האפשרויות שהגדרתם. לדוגמה, אפשר להשבית זמנית הגדרה מסוימת אם התוצאות לא תואמות לציפיות. אחר כך תוכלו לשנות את ההגדרה ולהפעיל אותה מחדש. אפשר גם ליצור עותק של הגדרה, להשבית אותה, לשנות אותה ואז להשוות בין התוצאות השונות. האפשרות הזו זמינה להגדרות שעברו בירושה ולהגדרות שחלות באופן מקומי.
• מחיקה – באמצעות אמצעי הבקרה הזה אפשר להשבית את ההגדרה ולמחוק את ההגדרה שלה. כדי להפעיל אותה מחדש, לוחצים על הגדרה. לדוגמה, יכול להיות שתרצו לנקות את רשימת השולחים החסומים ולהתחיל מחדש. האפשרות הזו זמינה רק להגדרות שחלות באופן מקומי.
• הוספת עוד – לוחצים על הלחצן הזה כדי להוסיף עוד אפשרויות להגדרה. לדוגמה, אפשר להוסיף כלל להפעלת פעולה כשמתקיים תנאי מסוים. האפשרות הזו זמינה להגדרות שעברו בירושה ולהגדרות שחלות באופן מקומי.

חלק מההגדרות מאפשרות לכם להגדיר פעולות מותנות. ההגדרות האלה כוללות:

• הוספת נמענים – ההודעה תישלח גם לנמענים האלה.
• הוספת כותרת X-Gm-Original-To, הוספת כותרת X-Gm-Spam וכותרת X-Gm-Phishy והוספת כותרות מותאמות אישית – הוספת כותרות מותאמות אישית להודעות, שיכולות להיות שימושיות. לדוגמה, אם האימייל מנותב לשרת במורד הזרם, אפשר להגדיר את השרת הזה לעיבוד הודעות על סמך הכותרות. בדרך כלל משתמשים באפשרות הזו כדי לנתב הודעות עם תג ספאם לספאם.
• עקיפת מסנן הספאם עבור ההודעה הזו – הודעות שתואמות לתנאים של ההגדרה ומזוהות כספאם נשלחות לנמען המיועד.
• שינוי של כתובת הנמען בשרת הדואר – שינוי של המקום שאליו ההודעה נמסרת. כשמשתמשים באפשרות הוספת נמענים, היא מפעילה את התכונה 'עותק מוסתר'. אם לא, ההודעה מועברת.
• שינוי הנתיב – שינוי הנתיב של ההודעה. לדוגמה, אפשר לנתב הודעות של משתמשים עם חשבונות אימייל של צד שלישי לשרת אימייל מקומי.
• הוספת נושא מותאם אישית בהתחלה – שינוי הכותרת 'נושא:' כך שתכלול טקסט של קידומת.
• דחיית ההודעה – ההודעה לא נמסרת.
• הסרת קבצים מצורפים מההודעה – הקבצים המצורפים מוסרים לפני שההודעה נמסרת לנמען המיועד.
• דרישה להעברה מאובטחת של דואר יוצא – ההודעות היוצאות מחייבות מסירה מאובטחת.

ההגדרות האלה חלות על כל הארגונים, ואפשר להגדיר ולערוך אותן רק בארגון ברמה העליונה.

• כתובת אינטרנט – שינוי כתובת ה-URL של דף הכניסה לחשבון Gmail של המשתמשים.
• רשומות MX – אפשר לראות את רשומות ה-MX ולהשתמש באשף ההגדרה של Gmail.
• העלאות אימייל של משתמשים – מאפשרת למשתמשים לייבא אימייל ואנשי קשר מחשבונות אימייל או POP3 אחרים.

ההגדרות האלה נמצאות באפליקציות Google Workspace Gmail גישת משתמשי קצה.

• גישה ל-POP ול-IMAP – מפעילים או משביתים את הגישה ל-POP ול-IMAP למשתמשים.
• ‫Google Workspace Sync – מפעילים את Google Workspace Sync for Microsoft Outlook.
• העברה אוטומטית – מונעת מהמשתמשים להעביר באופן אוטומטי הודעות נכנסות לכתובת אחרת.
• רשימת היתרים לשרת proxy של כתובות URL של תמונות – אפשר ליצור ולתחזק רשימת היתרים של כתובות URL פנימיות שעוקפות את ההגנה של שרת proxy. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• הפלאגין של Gmail אופליין ל-Chrome – הפעלת Gmail אופליין למשתמשים.
• התרת שערים יוצאים לפי משתמש – מאפשרת למשתמשים לשלוח אימייל דרך שרת SMTP חיצוני.
• אזהרה לגבי תשובה חיצונית לא מכוונת – הצגת אזהרה למשתמשים כשהם משיבים להודעה שכוללת נמענים חיצוניים שאינם ברשימת אנשי הקשר שלהם.

• רשימת היתרים של כתובות אימייל – יוצרים רשימה של כתובות IP ששולחות אימייל לגיטימי. אימיילים שנשלחים מכתובות ה-IP האלה לא צריכים להיות מסומנים כספאם. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• שער לדואר נכנס – מציינים את כתובות ה-IP של שרתי הדואר שמעבירים אימייל ל-Gmail. אפשר להגדיר את האפשרות הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• ספאם – יצירת רשימה של כתובות אימייל או דומיינים מאושרים ששולחים אימייל לגיטימי. אפשר גם להעביר הודעות ספאם להסגר אדמין.
• שולחים חסומים – חסימת שולחים על סמך כתובת אימייל או דומיין.

• מחיקה אוטומטית של הודעות אימייל וצ'אט – ניהול נפח האחסון של האימיילים לכל משתמש. ההגדרה חלה רק על הארגון ברמה העליונה.
• הוספת כותרת תחתונה – שימוש בטקסט של כותרת תחתונה בהודעות לצורך עמידה בהוראות הדין או בדרישות אחרות.
• סינון לפי עמידה במדיניות – הגדרה של אופן הטיפול בהודעות על סמך מילים, ביטויים, תבניות טקסט או תבניות מספריות שהוגדרו מראש.
• אחסון כל האימיילים – כל ההודעות מאוחסנות בתיבות הדואר ב-Gmail של המשתמשים. הנתונים כוללים הודעות שנשלחו או התקבלו מתיבות דואר שאינן של Gmail ומשרת SMTP. ההגדרה הזו רלוונטית כשמשתמשים ב-Vault עם תיבת דואר שאינה ב-Gmail. אפשר להשתמש בהגדרה הזו גם כדי לתעד את כל ההודעות שנשלחות, כולל הזמנות לאירועים ביומן והודעות על שיתוף.
• הגבלת מסירה – הגבלת כתובות האימייל או הדומיינים שהמשתמשים יכולים להחליף איתם אימייל.
• תוכן פסול – ציינו איך הודעות מנוהלות על סמך רשימות מילים שאתם יוצרים.
• תאימות של קבצים מצורפים – הגדרה של אופן הניהול של הודעות עם קבצים מצורפים.
• תאימות לתעבורה מאובטחת (TLS) – דרישה שאימיילים יועברו דרך חיבור מאובטח לדומיינים ולכתובות אימייל ספציפיים.

לפני שמגדירים אמצעי בקרה, מומלץ לקרוא את ההנחיות והשיטות המומלצות שלנו לניתוב ומסירה של אימיילים. מידע נוסף על אפשרויות הניתוב מופיע בהמשך.

• שער לדואר יוצא – הגדרה של שרת שכל ההודעות מהדומיין עוברות דרכו. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• ניתוב – הגדרת אמצעי בקרה לניתוב ולשליחה של אימיילים בדומיין.
• העברת אימיילים באמצעות מפת כתובות הנמענים – החלת מיפוי (כינויים) מסוג אחד-לאחד על כתובות נמענים בהודעות שמתקבלות בדומיין שלכם. אפשר להגדיר את האפשרות הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• ניתוב של דואר נכנס – הגדרת אפשרויות מסירה של דואר נכנס ודואר פנימי, כמו מסירה כפולה ומסירה מפוצלת.
• ניתוב שליחה – הגדרת אפשרויות אספקה של הודעות יוצאות ושליחה פנימית.
• קבלה של הודעות נכנסות מ-Journal ב-Vault – מציינים כתובת אימייל בדומיין שמקבלת את הודעות ה-Journal של Microsoft Exchange. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• תיבת דואר שאינה ב-Gmail – אם אתם משתמשים בשרת דואר שאינו של Gmail, אתם יכולים להפנות מחדש הודעות לחשבון שאינו ב-Gmail של המשתמשים.
• שרת ממסר SMTP – אם יש לכם שרתים שאינם של Gmail ושולחים אימיילים, אתם יכולים להשתמש בהגדרה הזו כדי לנתב הודעות דרך Gmail לצורך אחסון או סינון נוסף. אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.
• נתיב מאובטח חלופי – הגדרת נתיב מאובטח חלופי כשנדרשת אבטחת שכבת התעבורה (TLS). אפשר להגדיר את ההגדרה הזו רק בארגון ברמה העליונה, והיא חלה על כל הארגונים.

כשיוצרים כמה הגדרות או קביעות תצורה, בדרך כלל אין השפעה על התנהגות ההודעה. מערכת Gmail פשוט מחילה את כל ההגדרות על ההודעה. בדרך כלל אין להגדרה אחת עדיפות על פני הגדרה אחרת.

לדוגמה, אין התנגשות אם:

• יוצרים הגדרה של הוספת כותרת תחתונה והגדרה של סינון לפי עמידה במדיניות. מערכת Gmail מבצעת את שתי הפעולות בהודעה.

• הגדרתם שתי תצורות עם ההשלכה 'הוספת נמענים נוספים'. מערכת Gmail מוסיפה את כל הנמענים.

עם זאת, יש חריגים להתנהגות ההודעות כשלהגדרות שונות יש השלכות מרובות. כך יכול להיווצר מצב שבו ההגדרות סותרות.

השלכות סותרות

אם יש שתי השלכות שסותרות זו את זו, Gmail יחיל רק אחת מהן. השלכות שלא סותרות זו את זו יחולו תמיד.

דוגמה:

• הגדרה של סינון לפי עמידה במדיניות מפעילה השלכה של שינוי נתיב, שגורמת לניתוב מחדש של ההודעות אל host1.com ומוסיפה כותרת X-gm-spam:.
• הגדרה של תוכן פסול מחילה השלכה של שינוי נתיב, שמנתבת מחדש הודעות אל host2.com וגם מוסיפה נושא מותאם אישית.

בדוגמה הזו, ההשלכות של שינוי הנתיב סותרות כי Gmail יכול לבחור רק נתיב אחד. לכן נבחר רק נתיב שינוי אחד, וההשלכות האחרות שלא סותרות יחולו: כותרת X-gm-spam: ונושא מותאם אישית.

באופן כללי, כל ההגדרות נבדקות בנפרד זו מזו. ההשלכות של ההגדרות נאספות, ואז מתבצעת בדיקה של סתירות. אי אפשר להשתמש בתוצאה של הגדרה אחת כדי להפעיל הגדרה אחרת.

העברה מחדש של הודעה כמה פעמים או שינוי הנמען

קונפליקט מתרחש כששתי הגדרות מנסות לשנות את המסלול הראשי או את כתובת הנמען בשרת הדואר. כשמתרחש קונפליקט, Gmail קובע איזו פעולה להחיל לפי הקריטריונים הבאים:

• ספציפיות – ההגדרות הספציפיות יותר מקבלות עדיפות. לדוגמה, הגדרות שמוחלות באופן מקומי מקבלות קדימות על פני הגדרות שעוברות בירושה. כל ההגדרות הספציפיות לארגון מקבלות עדיפות על פני ניתוב ברירת המחדל.
• תאריך היצירה – להגדרות ישנות יותר יש עדיפות על פני הגדרות חדשות יותר.

דחיית הודעה

אם כלל שהופעל גורם לדחייה, ההודעה נדחית ולא מוחלים עליה כללים אחרים. אם כמה הגדרות גורמות לדחיות עם תשובות שונות על דחייה, רק תשובה אחת תשמש.

רשימות של שולחים

כל הגדרה יכולה לציין רשימה של שולחים מאושרים שיעקפו את הפעולות אם יש התאמה. אפשר לשתף רשימות של שולחים בין הגדרות. לדוגמה, ההגדרה 'ספאם' מאפשרת ליצור רשימה של שולחים מאושרים שיעקפו את תיקיית הספאם. אפשר להשתמש באותה רשימה של שולחים מאושרים כדי לעקוף הגדרה של סינון לפי עמידה במדיניות.

שרת SMTP

ההגדרה של שרת SMTP מציינת אילו כתובות אימייל וכתובות IP יכולות להשתמש בשירות שרת ממסר ה-SMTP של Google. היא גם מציינת אם נדרש אימות SMTP. אם מוגדרות כמה הגדרות של שרת SMTP, שירות שרת ממסר ה-SMTP:

• ההודעה תתקבל אם אחת מההגדרות מאפשרת זאת.
• ההודעה תידחה אם אף אחת מההגדרות לא מאפשרת אותה.

יש כמה מקרים שבהם Gmail נותן עדיפות להגדרה אחת על פני הגדרה אחרת. במקרה כזה, Gmail יחיל את שתי ההגדרות, אבל אחת מהן תוחל ראשונה.

סדר העדיפות תלוי במיקום ההגדרה במבנה היחידות הארגוניות. פעולות ביחידת צאצא ארגונית מקבלות עדיפות על פני פעולות ביחידה הארגונית ברמה העליונה.

הוספת כותרת תחתונה

אם לשתי הגדרות יש פעולות שונות של הוספת כותרת תחתונה, שתי הכותרות התחתונות יתווספו. סדר הכותרות התחתונות תלוי במיקום ההגדרה במבנה הארגוני. ההגדרות ביחידת צאצא ארגונית מקבלות קדימות על פני ההגדרות של היחידה הארגונית ברמה העליונה.

צירוף בתחילת שורת הנושא

אם שתי הגדרות מובילות לפעולות שונות של הוספת קידומת לנושא בהתאמה אישית, שתי הקידומות מתווספות. סדר הקידומות שנוספו לנושא תלוי במיקום ההגדרה במבנה הארגון. הגדרות בארגון צאצא מקבלות עדיפות על פני הגדרות בארגון ראשי.

מערכת Gmail בודקת את ההודעות וקובעת את ההשלכות לפי הסדר הבא:

1. מערכת Gmail מעריכה את ההודעה מול כל המדיניות באופן עצמאי, ומקבצת את כל ההשלכות התואמות לרשימת השלכות.

2. ‫Gmail מעריך את רשימת ההשלכות. אם יש השלכות של דחייה, Gmail דוחה את ההודעה ומתעלם מההשלכות האחרות.

3. אם ההודעה לא נדחית, מערכת Gmail בודקת אם יש קונפליקטים ברשימת ההשלכות. קונפליקטים תואמים נאספים ברשימת קונפליקטים. קונפליקטים מתרחשים רק אם:

   • כמה השלכות ישנו את הנתיב הראשי. יש השלכה של שינוי נתיב שלא מוגדרת כהשלכת משנה של הגדרה להוספת נמענים.

   • כמה השלכות ישנו את כתובת הנמען בשרת הדואר הראשית. יש השלכה של שינוי כתובת הנמען בשרת הדואר שלא נכללת כהשלכה משנית של ההגדרה'הוספת נמענים נוספים'.

4. מערכת Gmail מעריכה את רשימת הסתירות כדי לקבוע איזו מההשלכות הסותרות להחיל. ההגדרות מוחלות לפי הקריטריונים הבאים:

   • ספציפיות – הגדרות שמוחלות באופן מקומי מקבלות עדיפות על פני הגדרות שעוברות בירושה. הגדרות ספציפיות לארגון מקבלות עדיפות על פני נתיב ברירת המחדל.

   • תאריך יצירה – הגדרות ישנות יותר מקבלות עדיפות על פני הגדרות חדשות יותר. הגדרה שמופיעה גבוה יותר בדף ההגדרות מקבלת עדיפות גבוהה יותר במקרה של סתירה. הסדר הזה חל רק על כללים בתוך קטע הגדרות, למשל בתוך ניתוב. אין סדר מוגדר של כללים סותרים בין קטעים שונים.

     הערה: אנחנו לא ממליצים להסתמך על תאריך היצירה של הכלל כדרך לפתור קונפליקטים בין כללים. מומלץ ליצור כללים עצמאיים שלא מסתמכים על סדר מסוים.

5. ‫Gmail מחיל את ההשלכות על ההודעה, ומחיל את כל ההשלכות שלא סותרות אחת את השנייה מכל ההגדרות.