Controla el acceso a Gmail de los usuarios de tu organización

Este artículo está destinado a los administradores de Google Workspace que administran cuentas de Gmail para una empresa, una institución educativa o algún otro grupo. Para administrar tu cuenta personal de Gmail, ve al Centro de ayuda de Gmail.

Como administrador, puedes controlar el acceso a Gmail de los usuarios de tu organización de Google Workspace. Puedes activar Gmail para todos los usuarios. También puedes activarlo para ciertos grupos o departamentos.

Antes de comenzar

Si quieres activar Gmail para algunos usuarios y no para otros, tienes estas opciones:

Activa o desactiva Gmail para los usuarios de tu organización

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Gmail.

    Se debe tener el privilegio de administrador de configuración de Gmail.

  2. Haz clic en Estado del servicio.

  3. Para activar o desactivar un servicio para todas las personas de tu organización, haz clic en Activado para todos o Desactivado para todos y, luego, en Guardar.

  4. (Opcional) Si quieres activar o desactivar un servicio para una unidad organizativa, sigue estos pasos:
    1. Sobre la izquierda, selecciona la unidad organizativa.
    2. Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activar o Desactivar.
    3. Elige una opción:
      • Si el estado del servicio se establece como Heredado y quieres mantener el parámetro de configuración actualizado, incluso si cambia el parámetro superior, haz clic en Anular.
      • Si el estado del servicio se estableció como Anulado, haz clic en Heredar para revertir al mismo parámetro de configuración que el del elemento superior o en Guardar para mantener el parámetro nuevo incluso si cambia el de nivel superior.

        Obtén más información sobre la estructura organizativa.

  5. (Opcional) Si quieres activar un servicio para un conjunto de usuarios de una misma unidad organizativa o de varias, selecciona un grupo de acceso. Para obtener detalles, consulta Personaliza el acceso a los servicios con grupos de acceso.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, aunque suelen ocurrir antes. Más información

Qué sucede si desactivas Gmail para tu organización de Google Workspace

Para dejar de usar la dirección comercial de tu organización con Gmail, haz lo siguiente:

  1. Redirige el flujo de correo al servicio de correo electrónico que deseas usar.

  2. Si los registros MX de tu dominio apuntan a los servidores de Google, actualízalos para que apunten al servidor que debe recibir tu correo.

    Si desactivas Gmail mientras los registros MX siguen dirigiendo el correo a los servidores de Google, los mensajes no se entregarán a los destinatarios.

Gmail conserva los mensajes en las casillas de correo de los usuarios hasta que se borra la cuenta de Google Workspace de tu organización o el usuario. Más información

Cómo afecta la desactivación de Gmail al Calendario

  • Las invitaciones del Calendario de Google de usuarios externos a tu organización no se agregan automáticamente al Calendario.
  • Las invitaciones de servicios de calendario de terceros no se agregan automáticamente.
  • Las invitaciones de los usuarios de tu organización siguen funcionando.

Qué sucede si vuelves a activar Gmail

Si vuelves a activar el servicio de Gmail, no se iniciará automáticamente la entrega de correo a las cuentas de Gmail de los usuarios. Es probable que debas volver a realizar los pasos para configurar Gmail. Para obtener detalles, consulta Activa Gmail con Google Workspace.