התכונה הזו זמינה כרגע בשירותים Google Drive ו-Docs ו-Google Chat.
התכונה הזו נתמכת במהדורות הבאות: (Drive, Docs ו-Chat) Frontline Plus; Business Plus; Enterprise Standard ו-Enterprise Plus; Education Standard ו-Education Plus; Enterprise Essentials ו-Enterprise Essentials Plus. (רק ב-Drive וב-Docs) Business Standard; Nonprofits; G Suite Business. השוואה בין המהדורות
קהלי יעד הם קבוצות של אנשים – כמו מחלקות או צוותים – שאתם יכולים להמליץ למשתמשים לשתף איתם את הפריטים שלהם. אפשר להוסיף אותם להגדרות השיתוף של משתמשים בשירות Google, כמו Google Drive או Chat, כדי לעודד משתמשים לשתף פריטים עם קהל ספציפי או מוגבל יותר, במקום עם כל הארגון.
למה כדאי להשתמש בקבוצות משתמשי יעד?
קהלי יעד מספקים למשתמשים דרך נוספת לשתף את הפריטים שלהם, בנוסף לשיתוף עם הארגון כולו או שיתוף ישירות עם משתמשים או קבוצות. בעזרת קהלים מומלצים על ידי האדמין, אתם יכולים:
- שיפור האבטחה והפרטיות של הנתונים – קהלים ממוקדים מאפשרים למשתמשים לשלוט יותר בהיקף השיתוף של הפריטים שלהם. ההגדרה הזו יכולה לעזור לשפר את אבטחת הנתונים של הארגון ואת הפרטיות של נתוני המשתמשים, כי היא מצמצמת את הסיכון שמשתמשים ישתפו בטעות קבצים, מרחבים שגלויים לכולם ב-Chat או פריטים אחרים.
- הקלה על המשתמשים בשיתוף בצורה מתאימה – קהלים לטירגוט יכולים לצמצם את הצורך של המשתמשים להזין קבוצות ומשתמשים ספציפיים כדי לשתף איתם ולהשיב לבקשות גישה. במקום זאת, קהלי היעד מאפשרים למשתמשים להרחיב בקלות את הגישה לפריטים בלי לדאוג לגבי אבטחה, כי האדמין אישר את הקהלים האלה. בנוסף, כשמשתפים עם משתמשי יעד, חברי הקהל לא מקבלים התראות על השיתוף, ולכן קל יותר לשתף עם קהלים רחבים.
הזמינות של קהלי יעד
קהלים ממוקדים זמינים כרגע רק עבור:
בגרסה מאוחרת יותר גם קהלי יעד עבור שירותי Google אחרים יהיו זמינים.
*חבילת העורכים של Docs כוללת את Docs, Sheets, Slides, Vids, Forms ו-Sites.
איך זה עובד: דוגמה ל-Drive
משתמשי יעד מאפשרים למשתמשים לשתף פריטים בצורה קלה ונוחה יותר. לדוגמה, נניח שאתם רוצים ליצור קהל יעד ל-3 צוותי המכירות האזוריים של החברה, כדי שהם יוכלו לשתף קבצים ב-Drive אחד עם השני בקלות רבה יותר, בלי לשתף אותם עם כל החברה.
סקירה כללית: הגדרה של קהל יעד
- יצירת קהל היעד
מתחילים בציון השם והתיאור של הקהל. בדוגמה הזו, אפשר לתת לקהל את השם 'צוותי מכירות' ולהוסיף תיאור כמו 'כולל חברים בכל צוותי המכירות האזוריים'. צוותי המכירות יראו את השם והתיאור בהגדרות השיתוף שלהם ב-Drive. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא יצירה של קהל יעד.
- הוספת חברים לקהל היעד
אפשר להוסיף קבוצות או משתמשים בודדים כחברים. בדוגמה הזו, תוכלו להוסיף את כל הקבוצות של צוותי המכירות האזוריים כחברים. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הוספת חברים לקהל יעד.
- החלת קהלי היעד על שירות Google
בדוגמה הזו, צריך לעבור להגדרות השיתוף ב-Drive במסוף הניהול ולבחור את היחידה הארגונית הראשית של צוותי המכירות כדי ליצור מדיניות. לאחר מכן, בוחרים את קהל היעד 'צוותי מכירות' עבור המדיניות וגוררים אותו לאפשרות השיתוף הראשית (ברירת המחדל) של קבצים ב-Drive. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא הגדרת קהלי יעד לשירות Google.
חוויית המשתמש בשיתוף באמצעות קישור
כשמשתמש שנכלל במדיניות קהל היעד רוצה לספק גישה לקובץ ב-Drive, קהל היעד העיקרי – במקרה הזה, "צוותי מכירות" – מופיע כאפשרות הראשונה לשיתוף קישור בקטע "קבלת קישור" בתיבת הדו-שיח של שיתוף הקובץ:
מומלץ למשתמשים לשתף עם הקהל 'צוותי מכירות'. אבל הם עדיין יכולים לשתף עם קהלים אחרים שזמינים במקום זאת, או לשתף ישירות עם משתמשים וקבוצות ספציפיים.
המשתמשים יכולים גם להגביל את האפשרות לחפש את הקבצים שלהם רק לחברים בקהל היעד, על ידי בחירת האפשרות בהגדרות הקישור:
לפני שמתחילים
מידע חשוב על קהלים לטירגוט
אפשרויות שיתוף למשתמשים שאין להם מהדורה נתמכת
כשיוצרים קהל יעד במסוף Admin, אפשר להוסיף רק משתמשים שיש להם מהדורת Google Workspace שתומכת בקהלי יעד.
כשמשתמשים שאין להם מהדורה נתמכת מנסים לשתף קובץ ב-Drive, הם לא רואים את קבוצות היעד שאתם יוצרים כאפשרות שיתוף. הם רואים רק משתמשים מכל הארגון. קבוצת היעד הראשית (שכוללת את כל המשתמשים בארגון) היא אפשרות השיתוף שמוגדרת כברירת מחדל למשתמשים שאין להם מהדורה נתמכת.
מה ההבדל בין משתמשי יעד לבין קבוצות אחרות
- אפשר להשתמש בקהלי יעד רק כאפשרויות שיתוף בהגדרות השיתוף של משתמשים בשירות Google – למשל, אפשרויות שיתוף קישורים ב-Drive. בניגוד לסוגים אחרים של קבוצות שאפשר ליצור, אי אפשר להשתמש בקהלי יעד למטרות אחרות, כמו רשימות תפוצה, פורומים או הגדרת גישה לשירותים.
- אי אפשר להשתמש בקהלים לטירגוט כחברים בקבוצות אחרות או בקהלים אחרים לטירגוט.
- אי אפשר לציין בעלים ולהגדיר אפשרויות גישה לקבוצות ישירות לקהלים היעד.
- המשתמשים לא יכולים ליצור קהלים לטירגוט או לבצע בהם שינויים.
- לקהלים מטורגטים יש יתרונות על פני קבוצות רגילות כשמשתפים עם קהלים רחבים. אפשר לעיין בקטע למה כדאי להשתמש בקהלים מטורגטים? למעלה.
סוגי הקבוצות שאפשר להוסיף כחברים בקהל היעד
אפשר להשתמש בכל סוג של קבוצה כחברים בקהל היעד, כולל:
- קבוצות שנוצרו על ידי האדמין, כמו קבוצות אבטחה וקבוצות דינמיות (אם הן כלולות במהדורת Google Workspace שלכם)
- קבוצות שלא נוצרו על ידי אדמינים, כולל קבוצות שהמשתמשים שלכם יוצרים או קבוצות חיצוניות
הערה: בשלב הזה, מרחבים שגלויים לכולם ב-Chat לא יכולים לכלול משתמשים חיצוניים. אם משתמש משתף מרחב שגלוי לכולם עם קהל יעד שכולל משתמשים חיצוניים, הם לא יכולים לגשת אליו.
לקבלת טיפים לשימוש בסוגים שונים של קבוצות, אפשר לעבור אל שיטות מומלצות לפריסת קהלים לטירגוט.
אילו משתמשים יכולים לראות את הפרטים של קהל יעד
השם והתיאור של קהל היעד מופיעים בהגדרות השיתוף של שירות Google עבור:
- המשתמשים בארגון שהחלתם עליהם מדיניות עם קהל היעד
- חברים בקהל היעד כשפריט משותף איתם
חשוב (ב-Drive בלבד): אם חברים נמצאים מחוץ לארגון, הם יכולים לראות את פרטי קהל היעד אם אתם מאפשרים למשתמשים שלכם לשתף פריטים בשירות Google עם משתמשים חיצוניים. במקרה כזה, חשוב לוודא שהשם והתיאור של קהל היעד לא מכילים מידע רגיש או סודי.
- (Google Drive) כל מי שיש לו הרשאת תגובה או עריכה בקובץ שנבחר קהל היעד שלו, גם אם הוא לא חבר בקהל
הערה: קהלי היעד של שירות Google לא מופיעים בממשק של קבוצות Google למשתמשים, בכתובת groups.google.com.
איפה אפשר להחיל מדיניות לגבי קהל יעד
כדי להפוך את קהלי היעד לזמינים למשתמשים, יוצרים מדיניות ליחידה ארגונית עבור יחידה ארגונית או הגדרות לקבוצת משתמשים:
- משתמשי Drive יכולים ליצור כללי מדיניות לכל היחידות הארגוניות או קבוצות ההגדרות.
- במרחבים שגלויים לכולם ב-Chat, אפשר ליצור מדיניות רק עבור היחידה הארגונית ברמה העליונה.
אילו פריטים המשתמשים יכולים לשתף עם קהל יעד
אחרי שיוצרים מדיניות של קהל יעד למשתמשים, הם יכולים לשתף עם קהל היעד הזה כל פריט שבבעלותם, כמו מסמך בתיקיית 'האחסון שלי' או מרחב שגלוי לכולם ב-Chat.
איך קהלי יעד עובדים עם אחסון שיתופי
תיקיות אחסון שיתופי תמיד מקבלות את מדיניות קהל היעד מהיחידה הארגונית ברמה העליונה, ולא מיחידות ארגוניות צאצא. אם יוצרים מדיניות קהל יעד ליחידות ארגוניות צאצא, יכול להיות שקהלי יעד שונים יהיו זמינים לקבצים בתיקיית 'האחסון שלי' של המשתמשים בהשוואה לקבצים בתיקיות אחסון שיתופי.
אילו הרשאות אדמין נדרשות לניהול קהלים לטירגוט
| כדי… | צריך את הרשאות האדמין האלו… |
|---|---|
|
קבוצות Google |
| הוספת משתמשים בודדים כחברים בקהל יעד | |
| החלת קהל יעד על שירות Google | הגדרות השירות או הרשאות ההגדרות של השירות הספציפי הזה |
איך צופים ביומני ביקורת של קהלי יעד
אתם יכולים לראות תיעוד של פעולות שמשתמשים ואדמינים ביצעו בקהלים של משתמשי יעד:
- כדי לראות פעולות של משתמשים ליצירה, לעדכון ולמחיקה של קהלים לטירגוט, עוברים אל יומן הביקורת של Google Enterprise.
- כדי לראות פעולות של אדמין ליצירה ולמחיקה של הגדרות (מדיניות) של קהל יעד בשירות Google (כמו Drive ו-Docs), עוברים אל יומן הביקורת של האדמין.
הערה: בפעולה Application Setting Change (שינוי הגדרות האפליקציה), ביומן הביקורת של האדמין מוצג כרגע מזהה של קהל יעד במקום השם שלו.
עיון בשיטות המומלצות
במדריך שלנו לשיטות מומלצות תמצאו המלצות ליצירת קהלי יעד, להוספת חברים וליצירת מדיניות לקהלי יעד. תוכלו למצוא גם דוגמאות לתרחישי פריסה טיפוסיים.
מומלץ לקרוא את השיטות המומלצות להטמעה של קהלים לטירגוט.