লক্ষ্য দর্শকদের মোতায়েনের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন

যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মচারী এবং বিক্রেতা উভয়ই থাকে, তাহলে আপনার কর্মীদের জন্য বিক্রেতাদের সাথে লিঙ্ক-শেয়ারিং সীমিত করা সহজ করার জন্য আপনি লক্ষ্য দর্শকদের ব্যবহার করতে পারেন:

1. "শুধুমাত্র কর্মচারী" এবং "কর্মচারী এবং বিক্রেতা" - এই দুটি লক্ষ্য শ্রোতা তৈরি করুন। প্রতিটির জন্য একটি স্পষ্ট বিবরণ যোগ করুন।
2. "শুধুমাত্র কর্মচারী" শ্রোতাদের তালিকায় সমস্ত স্থায়ী কর্মচারী যোগ করুন। আপনি একটি গতিশীল গ্রুপ তৈরি করতে পারেন (যদি আপনার Google Workspace সংস্করণের সাথে অন্তর্ভুক্ত থাকে) অথবা সমস্ত কর্মচারী সমন্বিত একটি বিদ্যমান গ্রুপ ব্যবহার করতে পারেন।
3. আপনার প্রতিষ্ঠানের সকল ব্যবহারকারীকে "কর্মচারী এবং বিক্রেতা" শ্রোতাদের সাথে যুক্ত করুন। আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের সকল সদস্যকে নিয়ে একটি গ্রুপ তৈরি করতে পারেন এবং এটিকে লক্ষ্য শ্রোতাদের সাথে যুক্ত করতে পারেন। বিস্তারিত জানার জন্য, "আপনার সকল ব্যবহারকারীকে একটি গ্রুপে যুক্ত করুন" দেখুন।
4. লক্ষ্য দর্শকদের জন্য একটি গুগল ড্রাইভ এবং ডক্স শেয়ারিং নীতি তৈরি করুন। আপনি এই নীতিটি সমস্ত ব্যবহারকারী বা একটি নির্দিষ্ট সাংগঠনিক ইউনিট বা কনফিগারেশন গ্রুপের জন্য প্রয়োগ করতে পারেন। "শুধুমাত্র কর্মচারী" দর্শকদের প্রাথমিক অবস্থানে টেনে এনে ডিফল্ট দর্শক হিসেবে সেট করতে ভুলবেন না।

কর্মীরা এখন সহজেই বিক্রেতাদের সাথে জিনিসপত্র ভাগাভাগি করা এড়াতে পারবেন। প্রয়োজনে, ব্যবহারকারীরা এখনও নির্দিষ্ট বিক্রেতাদের সাথে জিনিসপত্র ভাগাভাগি করতে পারবেন।

যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের একাধিক সহায়ক সংস্থা থাকে, এবং প্রতিটির নিজস্ব Google Workspace অ্যাকাউন্ট থাকে, তাহলে আপনি টার্গেট অডিয়েন্স ব্যবহার করে ব্যবহারকারীদের তাদের ফাইলগুলি সহায়ক সংস্থাগুলিতে শেয়ার করার পরামর্শ দিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি চাইতে পারেন যে আপনার মানবসম্পদ বিভাগ সমস্ত সহায়ক সংস্থাগুলির সাথে ডকুমেন্ট শেয়ার করুক। এখানে কীভাবে:

1. প্রতিটি সাবসিডিয়ারি Google Workspace অ্যাকাউন্টের জন্য, সমস্ত ব্যবহারকারীদের নিয়ে একটি গ্রুপ তৈরি করুন। আপনি একটি নিয়মিত অ্যাডমিন গ্রুপ বা একটি ডায়নামিক গ্রুপ তৈরি করতে পারেন (যদি আপনার Google Workspace সংস্করণ এগুলি সমর্থন করে)। অথবা, গ্রুপ তৈরি করতে আপনার বিদ্যমান সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করুন।
2. আপনার মূল প্রতিষ্ঠানের Google Workspace অ্যাকাউন্টে, একটি লক্ষ্য দর্শক তৈরি করুন এবং এটির নাম দিন, উদাহরণস্বরূপ, "সমস্ত সহায়ক কর্মচারী"। তারপর, ধাপ ১-এ আপনার তৈরি করা গ্রুপগুলিকে এই দর্শকদের সদস্য হিসেবে যুক্ত করুন।
3. "মানব সম্পদ দল" লক্ষ্য দর্শকদের জন্য একটি ড্রাইভ এবং ডক্স শেয়ারিং নীতি তৈরি করুন। আপনি আপনার মানব সম্পদ সাংগঠনিক ইউনিট বা কনফিগারেশন গ্রুপে নীতিটি প্রয়োগ করতে পারেন। ঐচ্ছিকভাবে, "শুধুমাত্র কর্মচারী" দর্শকদের প্রাথমিক অবস্থানে টেনে এনে ডিফল্ট দর্শক হিসেবে সেট করুন।

ভুলবশত তথ্য শেয়ার করা রোধ করতে, আপনি লিঙ্ক-শেয়ারিং বিকল্প তৈরি করতে পারেন যাতে আপনার ব্যবহারকারীরা সংকীর্ণ থেকে বিস্তৃত লিঙ্ক-শেয়ারিং বেছে নিতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, ধরে নিন আপনার কোম্পানির একাধিক ব্যবসায়িক ইউনিট রয়েছে। প্রতিটি ব্যবসায়িক ইউনিট বিভিন্ন পণ্য নিয়ে কাজ করে এবং একাধিক দল প্রতিটি পণ্য নিয়ে কাজ করে। প্রতিটি দলের সদস্যরা একে অপরের সাথে এবং কিছু পণ্য নিয়ে অন্যান্য দলের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে সহযোগিতা করে। মাঝে মাঝে, একটি দলকে অন্যান্য সমস্ত ব্যবসায়িক ইউনিট বা দলে সহযোগিতা করতে হয়, যেমন নির্বাহী পর্যালোচনা এবং বার্ষিক পরিকল্পনার জন্য। অবশেষে, বিরল ক্ষেত্রে, একজন দলের সদস্যকে পুরো কোম্পানির সাথে তথ্য ভাগ করে নিতে হয়।

ব্যবহারকারীদের ওভারশেয়ারিং প্রতিরোধে সহায়তা করার জন্য - আপনার ড্রাইভ নীতিতে অগ্রাধিকারের ক্রম অনুসারে - একটি দলের জন্য আপনি যে লক্ষ্য দর্শকদের সেট করবেন তা এখানে দেওয়া হল:

1. টিম এবিসি (প্রাথমিক)

   টিমের সকল ব্যবহারকারীকে অন্তর্ভুক্ত করে

2. পণ্য এলাকা

   পণ্য এলাকার আওতাধীন সকল টিমের ব্যবহারকারীরা (টিম এবিসি ব্যবহারকারীদের সহ)

3. ব্যবসা এলাকা

   ব্যবসায়িক এলাকার আওতাধীন সকল পণ্য ক্ষেত্রের ব্যবহারকারীরা

4. কোম্পানি জুড়ে

   কোম্পানির সকল ব্যবহারকারী

আপনার প্রতিষ্ঠানের সাংগঠনিক ইউনিট বা কনফিগারেশন গ্রুপের অনন্য শ্রেণিবিন্যাসের উপর ভিত্তি করে আপনি লক্ষ্য দর্শক তৈরি এবং সুপারিশ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার প্রতিষ্ঠান কাজের ফাংশন এবং ভূগোল অনুসারে তার শ্রেণিবিন্যাস সেট করে, তাহলে আপনার ড্রাইভ নীতিতে অগ্রাধিকারের ক্রম অনুসারে আপনি কীভাবে যুক্তরাজ্যে আপনার অর্থ বিভাগের জন্য লক্ষ্য দর্শক সেট করতে পারেন তা এখানে দেওয়া হল:

1. ফাইন্যান্স ইউকে

   যুক্তরাজ্যের অর্থ বিভাগের ব্যবহারকারীরা

2. ফাইন্যান্স গ্লোবাল

   গ্লোবাল ফাইন্যান্সের ব্যবহারকারীরা (ফাইন্যান্স ইউকে ব্যবহারকারীদের সহ)

3. কোম্পানি জুড়ে

   কোম্পানির সকল ব্যবহারকারী

যদি আপনার প্রতিষ্ঠানের Google Workspace অ্যাকাউন্টে একাধিক সেকেন্ডারি ডোমেন থাকে, তাহলে আপনার প্রাথমিক ডোমেনের ব্যবহারকারীরা অন্যান্য ডোমেনের সাথে কতটা বিস্তৃতভাবে শেয়ার করবেন তা সুপারিশ করার জন্য আপনি টার্গেট অডিয়েন্স ব্যবহার করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, ধরে নিন যে আপনার কোম্পানির সমস্ত কর্মচারী অ্যাকাউন্ট আপনার প্রাথমিক ডোমেনে এবং সমস্ত অংশীদার এবং বিক্রেতা অ্যাকাউন্টগুলি সেকেন্ডারি ডোমেনে রয়েছে। যদি কর্মচারীরা পূর্বনির্ধারিত ডিফল্ট টার্গেট অডিয়েন্সের সাথে শেয়ার করে—যার মধ্যে সমস্ত ডোমেনের সমস্ত ব্যবহারকারী অন্তর্ভুক্ত—তারা তাদের ফাইলগুলি ওভারশেয়ার করতে পারে। সেকেন্ডারি ডোমেনের সাথে ব্যবহারকারীদের শেয়ারিং সীমিত করতে আপনি টার্গেট অডিয়েন্স ব্যবহার করতে পারেন। কীভাবে করবেন তা এখানে:

1. একটি লক্ষ্য দর্শক তৈরি করুন, উদাহরণস্বরূপ, "শুধুমাত্র কর্মচারী"। একটি স্পষ্ট বিবরণ যোগ করুন।
2. আপনার প্রাথমিক ডোমেনের সকল কর্মচারীকে "শুধুমাত্র কর্মচারী" শ্রোতার সদস্য হিসেবে যোগ করুন। আপনি একটি গতিশীল গ্রুপ তৈরি করতে পারেন (যদি আপনার Google Workspace সংস্করণের সাথে অন্তর্ভুক্ত থাকে) অথবা আপনার বিদ্যমান সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করে সমস্ত স্থায়ী কর্মচারী সমন্বিত একটি গ্রুপ তৈরি করতে পারেন।
3. লক্ষ্য দর্শকদের জন্য একটি ড্রাইভ এবং ডক্স শেয়ারিং নীতি তৈরি করুন। আপনার প্রাথমিক ডোমেনের সকল কর্মচারীর ক্ষেত্রে নীতিটি প্রয়োগ করুন। নিশ্চিত করুন যে আপনি "শুধুমাত্র কর্মচারী" দর্শকদের প্রাথমিক অবস্থানে টেনে এনে ডিফল্ট দর্শক হিসেবে সেট করেছেন। এই দর্শকদের সেট করলে পূর্বনির্ধারিত ডিফল্ট দর্শকরা কর্মীদের শেয়ারিং বিকল্পগুলিতে দ্বিতীয় অবস্থানে চলে যাবে।

কর্মীরা এখন বিক্রেতাদের সাথে জিনিসপত্র ভাগাভাগি করা এড়াতে পারবেন। প্রয়োজনে, ব্যবহারকারীরা এখনও সমস্ত ডোমেনের সমস্ত ব্যবহারকারীর সাথে জিনিসপত্র ভাগাভাগি করতে পারবেন। অংশীদার এবং বিক্রেতা ব্যবহারকারীরা পুরো কোম্পানির সাথে বিস্তৃতভাবে জিনিসপত্র ভাগাভাগি চালিয়ে যেতে পারবেন।

বর্তমানে, Google Chat-এর সমস্ত আবিষ্কারযোগ্য স্থান আপনার শীর্ষ-স্তরের সাংগঠনিক ইউনিটে থাকে, তাই আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের সমস্ত স্থানের জন্য শুধুমাত্র একটি লক্ষ্য দর্শক নীতি তৈরি করতে পারেন। যেহেতু আপনার প্রতিষ্ঠানের সমস্ত ব্যবহারকারীর স্থান ভাগ করে নেওয়ার সময় একই লক্ষ্য দর্শক থাকে, তাই আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের বিস্তৃত, গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্রগুলিকে প্রতিনিধিত্ব করে এমন দর্শকদের একটি সেট তৈরি করতে চাইতে পারেন, যেমন:

• প্রধান বিভাগ
• পণ্য লাইন
• অফিসের অবস্থান
• সহায়ক সংস্থা
• ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে, যেমন শুধুমাত্র অভ্যন্তরীণ এবং বহিরাগত অতিথি অ্যাক্সেস (অংশীদার, বিক্রেতা, ইত্যাদি)
• তত্ত্বাবধায়ক স্তর, যেমন পরিচালক এবং অ-পরিচালক