Permite o bloquea los iniciadores y pasos personalizados de Google Workspace

Ediciones compatibles con esta función: Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, complemento de Teaching and Learning y Education Plus. Complementos compatibles con esta función: Google AI Pro for Education. 

Esta función está disponible en la versión preliminar limitada.

Los pasos personalizados de Google Workspace son pasos creados por desarrolladores de tu organización o terceros. Estos pasos pueden ayudar a que los flujos de tus usuarios funcionen mejor con los sistemas existentes de tu organización. Sin embargo, los usuarios pueden agregar variables a los pasos personalizados que podrían compartir los datos de tu organización de forma externa o con el desarrollador del paso personalizado (por ejemplo, en el contenido de un mensaje de Gmail o Chat, un documento en Drive o información de eventos del Calendario).

En esta página, se explica cómo puedes controlar quién puede usar los pasos personalizados y los pasos personalizados no publicados (versión de prueba), y qué pasos personalizados están disponibles.

Acerca de los activadores y los pasos personalizados no publicados

Antes de que los pasos y los iniciadores personalizados se publiquen en Google Workspace Marketplace, se prueban y se instalan desde una implementación de prueba. Cualquier usuario con el que se comparta el Google Apps Script también puede instalar la versión de prueba de la app. Obtén más información para probar y depurar complementos de Workspace.

Puedes controlar si tus usuarios pueden usar pasos personalizados no publicados. Si limitas el acceso, puedes evitar que los usuarios vuelvan a crear pasos bloqueados o elegir quién puede usar y probar los pasos personalizados.

Elige quién puede usar y probar los iniciadores y pasos personalizados

Puedes permitir que tus usuarios prueben pasos personalizados que no se hayan publicado en Google Workspace Marketplace. También puedes limitar a tus usuarios solo a los pasos publicados que permitiste o restringir por completo el uso de pasos personalizados. Si limitas el acceso, puedes evitar que los usuarios vuelvan a crear un paso bloqueado y usen una implementación de prueba para evitar este parámetro de configuración.

Antes de que se publiquen los pasos y los iniciadores personalizados, se prueban y se instalan desde la misma implementación de prueba. Cualquier usuario con el que se comparta el código de Google Apps Script también puede instalar la versión de prueba de la app. Obtén más información para probar y depurar complementos de Workspace.

Antes de comenzar: Si es necesario, obtén información para aplicar el parámetro de configuración a un departamento o grupo.

  1. En la Consola del administrador de Google, ve a Menú y luego Apps y luego Google Workspace y luego Workspace Studio.

    Es necesario tener el privilegio de administrador de la configuración del servicio.

  2. Haz clic en Configuración de pasos personalizados.
  3. (Opcional) Para aplicar el parámetro de configuración solo a algunos usuarios, en el costado, selecciona una unidad organizativa (que se suele usar para departamentos) o un grupo de configuración (avanzado). Muéstrame cómo La configuración de los grupos anula la de las unidades organizativas. Más información

  4. Elige una opción:

    • Desactivado: Es el parámetro de configuración predeterminado. Los flujos no pueden usar pasos personalizados. Los flujos que usaban pasos personalizados anteriormente ya no funcionarán.

    • Activado: Los flujos pueden usar los pasos personalizados publicados que permitas.

      Marca la casilla Permitir pasos personalizados no publicados (de prueba) para que los usuarios puedan probar pasos personalizados no publicados y compartirlos con otras personas.

      Para configurar los requisitos de aprobación, consulta Cómo solicitar aprobación para los flujos.

      Nota: La configuración de acceso a los datos se aplica a los pasos no publicados, pero no puedes administrar estos pasos en Google Workspace Marketplace.

  5. Haz clic en Guardar.

Administra la disponibilidad de los pasos personalizados

Cuando permites activadores y pasos personalizados, puedes administrar qué activadores y pasos están disponibles para usar en los flujos y a qué datos pueden acceder.

Los iniciadores y los pasos personalizados se instalan a través de Google Workspace Marketplace. Puedes administrarlos como cualquier complemento de Google Workspace publicado en Marketplace. Puedes hacer lo siguiente: