Autoriser ou bloquer les modèles et les étapes personnalisés Google Workspace

Éditions compatibles avec cette fonctionnalité : Business Starter, Business Standard et Business Plus ; Enterprise Standard et Enterprise Plus ; Education Fundamentals, Education Standard, module complémentaire Teaching and Learning et Education Plus. Modules complémentaires compatibles avec cette fonctionnalité : Google AI Pro for Education. 

Cette fonctionnalité est disponible en version preview limitée.

Les étapes personnalisées Google Workspace sont des étapes créées par des développeurs de votre organisation ou des tiers. Ces étapes peuvent aider les flux de vos utilisateurs à mieux fonctionner avec les systèmes existants de votre organisation. Toutefois, les utilisateurs peuvent ajouter des variables à des étapes personnalisées qui pourraient partager les données de votre organisation en externe ou avec le développeur de l'étape personnalisée (par exemple, dans le contenu d'un message Gmail ou Chat, d'un document dans Drive ou d'informations sur un événement dans Agenda).

Cette page explique comment contrôler qui peut utiliser les étapes personnalisées et les étapes personnalisées non publiées (version test), et quelles étapes personnalisées sont disponibles.

À propos des déclencheurs et des étapes personnalisés non publiés

Avant que les composants et les étapes de démarrage personnalisés ne soient publiés sur Google Workspace Marketplace, ils sont testés et installés à partir d'un déploiement de test. Tout utilisateur avec lequel le script Google Apps Script est partagé peut également installer la version test de l'application. En savoir plus sur le test et le débogage des modules complémentaires Workspace

Vous pouvez déterminer si vos utilisateurs peuvent utiliser des étapes personnalisées non publiées. En limitant l'accès, vous pouvez empêcher les utilisateurs de recréer des étapes bloquées ou choisir qui peut utiliser et tester des étapes personnalisées.

Choisir qui peut utiliser et tester les starters et les étapes personnalisés

Vous pouvez autoriser vos utilisateurs à tester des étapes personnalisées qui n'ont pas été publiées sur Google Workspace Marketplace. Vous pouvez également limiter vos utilisateurs aux étapes publiées que vous avez autorisées ou interdire complètement l'utilisation d'étapes personnalisées. En limitant l'accès, vous pouvez empêcher les utilisateurs de recréer une étape bloquée et d'utiliser un déploiement de test pour contourner ce paramètre.

Avant d'être publiés, les starters et les étapes personnalisés sont testés et installés à partir du même déploiement de test. Tout utilisateur avec lequel le script Google Apps est partagé peut également installer la version test de l'application. Découvrez comment tester et déboguer les modules complémentaires Workspace.

Avant de commencer : si nécessaire, découvrez comment appliquer le paramètre à un service ou à un groupe.

  1. Dans la console d'administration Google, accédez à Menu  puis Applications puis Google Workspace puis Workspace Studio.

    Vous devez disposer du droit d'administrateur "Paramètres du service".

  2. Cliquez sur Paramètres des étapes personnalisées.
  3. (Facultatif) Pour n'appliquer le paramètre qu'à certains utilisateurs, sur le côté, sélectionnez une unité organisationnelle (souvent utilisée pour des services) ou un groupe de configuration (avancé). Afficher la procédure Les paramètres des groupes remplacent ceux des unités organisationnelles. En savoir plus

  4. Sélectionnez une option :

    • Désactivé : paramètre par défaut. Les flux ne peuvent pas utiliser d'étapes personnalisées. Les flux qui utilisaient des étapes personnalisées ne fonctionneront plus.

    • Activé : les flux peuvent utiliser les étapes personnalisées publiées que vous autorisez.

      Cochez la case Autoriser les étapes personnalisées non publiées (test) pour permettre aux utilisateurs de tester des étapes personnalisées non publiées et de les partager avec d'autres.

      Pour configurer les exigences d'approbation, consultez Exiger une approbation pour les flux.

      Remarque : Vos paramètres d'accès aux données s'appliquent aux étapes non publiées, mais vous ne pouvez pas gérer ces étapes dans Google Workspace Marketplace.

  5. Cliquez sur Enregistrer.

Gérer la disponibilité des étapes personnalisées

Lorsque vous autorisez les déclencheurs et les étapes personnalisés, vous pouvez gérer ceux qui peuvent être utilisés dans les flux et les données auxquelles ils peuvent accéder.

Les composants de démarrage et les étapes personnalisés sont installés via Google Workspace Marketplace. Vous les gérez comme n'importe quel module complémentaire Google Workspace publié sur le Marketplace. Vous pouvez effectuer les actions suivantes :