Разрешить или заблокировать пользовательские начальные действия и шаги Google Workspace

Поддерживаемые версии для этой функции: Business Starter, Business Standard и Business Plus; Enterprise Standard и Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, дополнение Teaching and Learning и Education Plus. Поддерживаемые дополнения для этой функции: Google AI Pro for Education .

Эта функция находится в режиме ограниченного предварительного просмотра .

Пользовательские шаблоны и шаги Google Workspace создаются разработчиками в вашей организации или сторонними компаниями. Эти шаблоны и шаги могут помочь улучшить взаимодействие рабочих процессов пользователей с существующими системами вашей организации. Однако пользователи могут добавлять в пользовательские шаблоны и шаги переменные, которые могут передавать данные вашей организации внешним сторонам или разработчику шаблона или шага (например, в содержимое сообщения Gmail или чата, документ в Google Диска или информацию о событиях из календаря).

На этой странице объясняется, как вы можете контролировать, кто может использовать как пользовательские шаблоны и шаги, так и неопубликованные (тестовые) пользовательские шаблоны и шаги, а также какие пользовательские шаблоны и шаги доступны.

О неопубликованных пользовательских шаблонах и шагах

Перед публикацией пользовательских шаблонов и шагов в Google Workspace Marketplace они тестируются и устанавливаются из тестового развертывания. Любой пользователь, которому предоставлен доступ к Google Apps Script, также может установить тестовую версию приложения. Узнайте больше о тестировании и отладке дополнений Workspace .

Вы можете контролировать, могут ли ваши пользователи использовать неопубликованные пользовательские шаблоны и шаги. Ограничивая доступ, вы можете предотвратить повторное создание пользователями заблокированных шаблонов или шагов, а также использование тестового развертывания для обхода этой настройки.

Выберите, кто сможет использовать и тестировать пользовательские начальные этапы и шаги.

Вы можете разрешить пользователям тестировать пользовательские шаблоны и шаги, которые не были опубликованы на Google Workspace Marketplace. Вы также можете ограничить доступ пользователей только к тем опубликованным шаблонам и шагам, которые вы разрешили, или полностью запретить использование пользовательских шаблонов и шагов. Ограничивая доступ, вы можете предотвратить повторное создание пользователями заблокированного шаблона или шага и использование тестового развертывания для обхода этой настройки.

Перед публикацией пользовательских шаблонов и шагов они тестируются и устанавливаются из того же тестового развертывания. Любой пользователь, которому предоставлен доступ к Google Apps Script, также может установить тестовую версию приложения. Узнайте больше о тестировании и отладке дополнений Workspace .

Перед началом работы : При необходимости изучите, как применить данную методику к конкретному отделу или группе .

  1. В консоли администратора Google перейдите в меню. а потом Приложения а потом Google Workspace а потом Workspace Studio .

    Для этого требуются права администратора в разделе «Настройки службы» .

  2. Нажмите «Настройки пользовательских шагов» .
  3. (Необязательно) Чтобы применить настройку только к некоторым пользователям, сбоку выберите организационное подразделение (часто используется для отделов) или группу конфигурации (расширенные настройки). Покажите, как это сделать.
    Настройки группы имеют приоритет над организационными подразделениями. Подробнее.

  4. Выберите вариант:

    • Выкл . — Настройка по умолчанию. В потоках нельзя использовать пользовательские заставки или шаги. Любые потоки, которые ранее использовали пользовательские заставки или шаги, больше работать не будут.

    • Включено — Потоки могут использовать опубликованные пользовательские заставки и шаги, которые вы разрешаете.

      Установите флажок «Разрешить неопубликованные (тестовые) пользовательские шаги» , чтобы пользователи могли тестировать неопубликованные пользовательские сценарии и шаги и делиться ими с другими.

      Примечание : Ваши настройки доступа к данным применяются к неопубликованным шаблонам и шагам, но вы не можете управлять ими в Google Workspace Marketplace.

  5. Нажмите « Сохранить ».

Управление доступностью пользовательских шагов

Разрешив использование пользовательских начальных элементов и шагов, вы можете управлять тем, какие начальные элементы и шаги доступны для использования в потоках и к каким данным они могут получить доступ.

Пользовательские шаблоны и шаги устанавливаются через Google Workspace Marketplace. Вы управляете ими так же, как и любыми другими дополнениями Google Workspace, опубликованными в Marketplace. Вы можете: