Zugriff auf Schritte und Starter in Workspace Studio verwalten

Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Starter, Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard und Education Plus. Versionen vergleichen. Unterstützte Add-ons für diese Funktion: AI Ultra Access, Google AI Pro for Education. Add-ons vergleichen

Als Administrator können Sie festlegen, welche Schritte und Auslöser Nutzer in Ihrer Organisation verwenden können, um Flows in Google Workspace Studio zu erstellen. Bei einigen Schritten, z. B. bestimmten Google Workspace-Add-on-Schritten und Google Workspace-Integrationsschritten, können Daten an Drittanbieter-Apps und ‑Dienste weitergegeben werden.

Sie können den Zugriff für Folgendes steuern:

Schritte für Gemini für Google Workspace zulassen oder blockieren

Unterstützte Versionen für diese Funktion:Enterprise Standard und Enterprise Plus; Teaching and Learning-Add-on und Education Plus; Google AI Pro for Education und AI Ultra Access. Versionen vergleichen

Nutzer unter 18 Jahren können die KI-Funktionen in Workspace Studio nicht verwenden.

Hinweis: Die KI-Funktionen in Workspace Studio unterliegen den Datenschutzgrundsätzen im Privacy Hub für generative KI in Google Workspace. 

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole von Google das Dreistrich-Menü und dann Generative KI und dann Gemini für Workspace.

    Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.

  2. Klicken Sie auf den Bereich Funktionszugriff.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung nur auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit (häufig für Abteilungen verwendet) oder eine Konfigurationsgruppe (erweitert) aus.

    Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Weitere Informationen

  4. Klicken Sie neben Workspace Studio auf Bearbeiten.
  5. Aktivieren oder deaktivieren Sie den Dienst.
  6. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen (oder bei einer Gruppe auf Nicht festgelegt).

Wenn Gemini für Google Workspace für Workspace Studio deaktiviert ist, können Nutzer Folgendes nicht tun:

  • Flows aus einem Prompt erstellen
  • KI-Schritte verwenden Alle aktiven Flows mit KI-Schritten funktionieren nicht mehr.

Webhook senden zulassen oder blockieren

Diese Funktion befindet sich in der eingeschränkten Vorschau.

Mit Webhooks können Flows Daten über einen externen Link oder eine API senden oder empfangen. Mit dem Schritt „Webhook senden“ können Nutzer eine Verbindung zu internen und externen Ressourcen herstellen, die von Workspace Studio nicht direkt unterstützt werden. Nutzer müssen jedoch vorsichtig sein, wenn sie Daten Ihrer Organisation extern weitergeben.

  1. Öffnen Sie in der Admin-Konsole von Google das Dreistrich-Menü und dann Apps und dann Google Workspace und dann Workspace Studio.

    Hierfür ist die Administratorberechtigung „Diensteinstellungen“ erforderlich.

  2. Klicken Sie auf Webhook-Einstellungen.
  3. Optional: Wenn Sie die Einstellung auf eine Abteilung oder ein Team anwenden möchten, wählen Sie an der Seite eine Organisationseinheit aus.
  4. Wählen Sie eine Option aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern. Alternativ können Sie für eine Organisationseinheit auf Überschreiben klicken.

    Wenn Sie den übernommenen Wert später wiederherstellen möchten, klicken Sie auf Übernehmen.

Google Workspace-Add-on-Schritte zulassen oder blockieren

Diese Funktion befindet sich in der eingeschränkten Vorschau.

Google Workspace-Add-on-Schritte sind benutzerdefinierte Schritte, die von Entwicklern in Ihrer Organisation oder von Dritten erstellt wurden. Workspace Studio-Nutzer können Add-on-Schritten Variablen hinzufügen, die Google-Kontodaten Ihrer Organisation enthalten, z. B. den Inhalt einer Nachricht in Gmail oder Chat, ein Dokument in Drive oder Termininformationen aus Google Kalender. Der Flow kann diese Daten dann an den Inhaber des Drittanbieter-Add-ons weitergeben. Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Schritten

Add-on-Schritte werden über den Google Workspace Marketplace installiert. Sie verwalten diese Schritte wie jedes andere Google Workspace-Add-on, das im Marketplace veröffentlicht wurde. Sie können:

Workspace-Integrationsschritte zulassen oder blockieren

Diese Funktion befindet sich in der eingeschränkten Vorschau.

Workspace-Integrationen ähneln Google Workspace-Add-on-Schritten, werden aber von Google-Partnern und Google entwickelt. Sie ermöglichen es Workspace Studio und Gemini, eine Verbindung zu Apps wie Jira, Asana und Mailchimp herzustellen und Daten einfach auszutauschen.

Workspace-Integrationen werden wie jedes andere Google Workspace-Add-on verwaltet, das im Marketplace veröffentlicht wurde. Sie können:

Dienstspezifische Schritte für Google Workspace zulassen oder blockieren

Nutzer müssen Zugriff auf einen Google Workspace-Dienst haben, um Auslöser und Schritte für diesen Dienst verwenden zu können. Wenn Google Chat beispielsweise für Ihre Organisation deaktiviert ist, können Nutzer keine Chat-Schritte in ihren Flows verwenden.

Wenn Sie Nutzern die Verwendung von Flows erlauben oder verbieten möchten, die in bestimmten Google Workspace-Diensten Aktionen ausführen, ohne diese Dienste zu deaktivieren, können Sie API-Steuerelemente verwenden. Möglicherweise müssen Sie auch die Ebenen für den kontextsensitiven Zugriff aktualisieren, die diesen Apps zugewiesen sind.

Hinweis: Die KI-Funktionen in Workspace Studio unterliegen den Datenschutzgrundsätzen im Privacy Hub für generative KI in Google Workspace.

Workspace-App-Schritte zulassen

  1. Folgen Sie der Anleitung unter Festlegen, welche Apps auf Google Workspace-Daten zugreifen können, um die folgenden Apps als Vertrauenswürdig festzulegen. Klicken Sie auch auf das Kästchen Ausgenommen von der Blockierung des API-Zugriffs durch Ebenen für den kontextsensitiven Zugriff , wenn Ihre Organisation Apps Ebenen für den kontextsensitiven Zugriff zuweist.

    • Drive für Workspace Studio
    • Gemini für Workspace Studio
    • Gmail für Workspace Studio
    • Google Kalender für Workspace Studio
    • Google Chat für Workspace Studio
    • Google Formulare für Workspace Studio
    • Google Tabellen für Workspace Studio

  2. Wenn Ihre Organisation Apps Ebenen für den kontextsensitiven Zugriff zuweist, müssen Sie möglicherweise auch Apps auf der Zulassungsliste ausnehmen, um den Zugriff zu ermöglichen.

    1. Folgen Sie der Anleitung unter Apps kontextsensitive Zugriffsebenen zuweisen, um Apps mit zugewiesenen Zugriffsebenen zu finden.
    2. Klicken Sie auf jede App mit einer zugewiesenen Zugriffsebene.
    3. Wenn in den Richtlinieneinstellungen das Kästchen Andere Apps ohne entsprechende Zugriffsebene blockieren, sodass sie nicht über APIs auf die ausgewählten Apps zugreifen können aktiviert ist, klicken Sie auch auf das Kästchen Apps von der Zulassungsliste ausnehmen, damit sie unabhängig von Zugriffsebenen immer für bestimmte Google-Dienste auf APIs zugreifen können.

Workspace-App-Schritte blockieren

Folgen Sie der Anleitung unter Festlegen, welche Apps auf Google Workspace-Daten zugreifen können, um eine der folgenden Apps zu blockieren:

  • Drive für Workspace Studio
  • Gemini für Workspace Studio
  • Gmail für Workspace Studio
  • Google Kalender für Workspace Studio
  • Google Chat für Workspace Studio
  • Google Formulare für Workspace Studio
  • Google Tabellen für Workspace Studio