Beheer Workspace Studio-stromen voor toegang tot Google-gegevens

Als beheerder van Google Workspace bepaalt u hoe en wanneer Workspace Studio-workflows toegang krijgen tot de Google-gegevens van uw organisatie. Met deze instelling kunt u een balans vinden tussen de productiviteit en automatisering van gebruikers en de beveiligings-, compliance- en privacyrichtlijnen van uw organisatie.

Standaard hebben nieuw gemaakte flows dezelfde toegangsrechten tot gegevens als de gebruiker die ze heeft gemaakt. Dit betekent dat een flow automatisch Google-gegevens, zoals bestanden in Drive, e-mails in Gmail en inhoud in Docs, namens een gebruiker kan lezen, wijzigen en delen.

Het beheren van de toegang tot datastromen is om de volgende redenen belangrijk:

  • Voorkom onbedoelde blootstelling van gegevens: Door de toegang tot gegevensstromen te beperken, wordt ervoor gezorgd dat agenten niet per ongeluk gevoelige of vertrouwelijke bedrijfsgegevens delen.
  • Afgedwongen naleving van beleid: U kunt standaardtoegangsniveaus instellen voor uw hele organisatie of specifieke organisatie-eenheden (OU's) selecteren om te voldoen aan de regelgeving voor gegevensbeheer.
  • Beheer AI-gestuurde gegevensbronnen: Voor workflows die gebruikmaken van Gemini AI-stappen, kunt u beperken of de AI interne Workspace-gegevens, externe openbare websites of beide mag doorzoeken.
  • Behoud centraal overzicht: uw Google Admin-console is één centrale plek om de gegevenstoegang voor individuele flows die binnen uw domein zijn aangemaakt te bekijken, te pauzeren of te beperken.

Bekijk een lijst van alle flows en beheer de toegang tot gegevens.

U kunt alle workflows bekijken die door gebruikers in uw organisatie zijn gemaakt en, indien nodig, hun toegang tot Google-gegevens wijzigen of tijdelijk stopzetten. Gebruik de beheerdersinstellingen van Studio om de toegang tot specifieke stappen te blokkeren.

  1. Ga in je beheerdersconsole naar Menu. en dan Agenten en dan Beheer van agenttoegang .
  2. Om de lijst te filteren en alleen flows weer te geven, klikt u op Type. en dan Studio-workflow .
  3. Om meer informatie over de workflow te bekijken, de gegevenstoegang te wijzigen, de gegevenstoegang te pauzeren of een workflow opnieuw te activeren, klikt u op Acties en vervolgens op de bijbehorende optie.
    1. Gegevenstoegang pauzeren – Blokkeert de toegang van de workflow tot Google-gegevens en stopt alle lopende of toekomstige uitvoeringen.
    2. Toegang wijzigen – Blokkeer de toegang of beperk deze tot bepaalde bereiken. De workflow kan nog steeds worden uitgevoerd, maar werkt mogelijk niet zoals verwacht.

Let op : alleen nieuw aangemaakte flows door testers op de whitelist worden weergegeven op de pagina voor agenttoegangsbeheer . Bestaande flows blijven gewoon functioneren zoals voorheen.

Stel de standaardtoegang tot gegevens in voor flows.

Standaard hebben flows toegang tot dezelfde werkruimtegegevens als de persoon die ze heeft gemaakt. U kunt de toegang tot werkruimtegegevens voor flows standaard blokkeren voor uw hele organisatie of een specifieke afdeling.

Let op : het blokkeren van de toegang tot Workspace-gegevens zorgt ervoor dat de meeste workflows stoppen met werken.

  1. Ga in je beheerdersconsole naar Menu. en dan Agenten en dan Instellingen .
  2. Klik op Standaardtoegang voor Studio-workflows .
  3. (Optioneel) Selecteer aan de linkerkant een organisatie-eenheid waarop u de instelling wilt toepassen.
  4. Om de toegang standaard te blokkeren, selecteert u 'Agenttoegang niet toestaan' .
  5. Klik op Opslaan . Als u een organisatie-eenheid hebt gekozen, klikt u op Overschrijven .
Wijzigingen kunnen tot 24 uur duren, maar worden doorgaans sneller doorgevoerd. Lees meer .

Beheer de toegang tot specifieke stappen voor workflows.

Als beheerder kunt u bepalen welke stappen gebruikers aan hun workflows kunnen toevoegen. Zie voor meer informatie:

Stel in welke bronnen Gemini-stappen kunnen gebruiken.

Als beheerder kunt u bepalen welke bronnen Gemini kan doorzoeken en gebruiken om antwoorden te genereren in Workspace Studio-workflows. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een workflow stappen bevat die door AI worden aangestuurd. De bronnen die Gemini doorzoekt, kunnen gegevens zijn van openbare websites of alle Workspace-gegevens waartoe een gebruiker toegang heeft.

Wanneer je een bron blokkeert, zien Studio-gebruikers de bronoptie grijs en niet beschikbaar.

Opmerking: Standaard zijn beide bronopties toegestaan.

  1. Ga in de Google Admin-console naar Menu. en dan Apps en dan Google Werkruimte en dan Werkruimte Studio .
  2. Klik op Gemini-gegevensbronnen .
  3. Vink het vakje aan voor de bronnen die u door Gemini wilt laten doorzoeken:
  4. Sta Gemini toe om in de werkruimtegegevens te zoeken.

  5. Sta Gemini toe om openbare websites te doorzoeken.

    Als u een optie uitschakelt en dit de workflow van een gebruiker beïnvloedt, ziet de gebruiker een melding in het activiteitenlogboek van Studio .

  6. Klik op Opslaan .