支援這項功能的版本：Business Starter、Business Standard 和 Business Plus；Enterprise Standard 和 Enterprise Plus；Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning 外掛程式和 Education Plus。支援這項功能的加購方案：Google AI Pro for Education。
管理員可以要求使用者核准 Google Workspace Studio 流程步驟，才能與機構外部人士共用資料，例如將內容新增至檔案或傳送訊息給外部群組的步驟。
如果需要使用者核准，使用者必須先核准工作流程中對外共用資料的步驟，工作流程才能繼續執行，有助於保護貴機構的資料。
開啟使用者核准
- 在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」
「應用程式」「Google Workspace Marketplace 中的應用程式」「Google Workspace」「Workspace Studio」。 - 在「核准」下方，為下列選項設定使用者核准規定：
- 機密步驟：顯示對外共用資料的步驟。 預設為「讓使用者決定」。
- 自訂步驟：如果啟用自訂步驟設定，這項限制會套用至自訂步驟和 Google Workspace 外掛程式。預設為「永不」 (因為自訂步驟預設為關閉)。詳情請參閱「允許或禁止使用 Google Workspace 自訂步驟」。
- 第三方整合步驟：如果啟用整合設定，這項步驟會套用至第三方整合步驟。預設值為「永不」 (因為整合設定預設為關閉)。詳情請參閱「允許或禁用 Workspace 整合功能步驟」。
- 一律：使用者必須手動核准每個步驟。
- 讓使用者決定：使用者可以選擇核准步驟一次、永久核准或拒絕要求。
- 永不：一律不須使用者核准。這些步驟會自動通過核准。
- 在「需要使用者核准對外共用資料的步驟」方塊中選取選項：
- 一律：使用者必須手動核准每個步驟。
- 允許使用者決定：與「一律」選項的功能相同。我們即將推出新功能，讓使用者決定是否要手動核准或允許自動核准這些步驟。
- 永不：一律不須使用者核准。這些步驟會自動通過核准。
- 按一下「儲存」。
注意事項：
- 目前選取「讓使用者決定」，會產生與「一律」相同的行為。也就是說，使用者必須手動核准每個對外共用資料的步驟。我們即將推出新功能，讓使用者決定是否要手動核准或允許自動核准這些步驟。
- 如果您的版本支援資料保護功能，您也可以建立自訂規則，根據所選資料要求核准或封鎖動作。詳情請參閱「資料保護安全顧問」。