Google Workspace 管理員必須擁有隨附 Google 保管箱的 Workspace 訂閱授權，才能使用保管箱。管理員可以在 Google 管理控制台中，為使用者開啟或關閉保管箱，藉此控管每位成員可以使用的服務。舉例來說，管理員可以為有權使用保管箱功能的帳戶開啟服務，對其他人則設為關閉。
注意：
- 保管箱開啟與否並不影響保管箱會將哪些帳戶封存。系統可封存所有具備保管箱授權的使用者帳戶。
- 這項設定不會對可變更保留、搜尋資料或執行其他保管箱功能的帳戶造成任何影響。使用者必須擁有相應的保管箱權限，才能使用保管箱。
- 如果您為貴機構全體成員開啟保管箱，保管箱圖示就會出現在所有人的應用程式清單中。不過，有些使用者可能會因為沒有任何保管箱權限，而疑惑這個應用程式怎麼沒有作用。為了避免造成使用者困擾，如果網域中有多個機構單位，建議您限制哪些使用者可以存取擁有保管箱權限的機構單位。
如何變更可登入保管箱的人員
事前準備：如要為特定使用者開啟/關閉服務，請將他們的帳戶加入同一個組織單位 (依部門控管存取權)，或是同一個存取權群組 (跨部門控管使用者存取權)。-
在 Google 管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「應用程式」「Google Workspace」「Google 保管箱」。必須具備服務設定管理員權限。
- 按一下「服務狀態」。
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如要為所有組織成員開啟/關閉服務，請按一下「為所有人啟用」或「為所有人關閉」，然後點選「儲存」。
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(選用) 如要為組織單位開啟或關閉服務：
- 在左側選取組織單位。
- 選取「開啟」或「關閉」即可變更服務狀態。
- 選擇下列任一設定：
- 如果服務狀態為「已沿用」，而您想保留更新後的設定，請點選「覆寫」，讓設定不受上層變更影響。
- 如果服務狀態為「已覆寫」，點選「沿用」可還原為與上層相同的設定；點選「儲存」則能保留新設定，同樣不受上層變更影響。
進一步瞭解組織架構。
- (選用) 如要為一群屬於相同或不同組織單位的使用者開啟服務，請選取存取權群組。詳情請參閱「使用存取權群組自訂服務存取權」。