Como administrador do Google Workspace, você pode permitir que os usuários da organização realizem todas as tarefas do Vault ou apenas um subconjunto específico. Por exemplo, é possível permitir que determinados usuários definam regras de retenção e que outro grupo pesquise e exporte dados.
Antes de conceder privilégios do Vault aos usuários, consulte a equipe jurídica ou administrativa da organização para definir quais deles precisam ter acesso às ferramentas do Vault. É possível restringir alguns privilégios do Vault, como o gerenciamento de pesquisas ou exportações, para que o usuário trabalhe apenas com os dados do usuário em uma unidade organizacional específica.
As contas com privilégios do Vault devem ser tratadas como confidenciais porque têm acesso e controle sobre os dados de outros usuários da organização.
Para conceder privilégios a um usuário, crie uma função de administrador com um ou mais privilégios do Vault. Em seguida, atribua essa função ao usuário.
Etapa 1: criar uma função de administrador com privilégios do Vault
Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como superadmin.-
No Google Admin Console, acesse Menu
Conta
Funções de administrador.Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como superadmin.
- Clique em Criar uma nova função.
- Digite um nome e uma descrição para a função. Por exemplo, o nome pode ser o privilégio que o usuário terá.
- Clique em Continuar.
Localize e abra a seção Google Vault.
Dica: na caixa de pesquisa, digite Google Vault.
Selecione privilégios para a função. Saiba mais em Referência de privilégios do Vault (mais adiante nesta página).
Clique em Continuar.
Confira os privilégios selecionados e clique em Criar função.
Etapa 2: atribuir funções do Vault aos usuários
Para realizar essa tarefa, você precisa fazer login como superadmin.É possível atribuir funções do Vault a um usuário por vez ou a vários de uma vez.
Use uma destas abordagens:
- Os usuários costumam receber a nova função em alguns minutos, mas isso pode levar até 24 horas.
- Se a função incluir apenas Gerenciar exportações, Gerenciar pesquisas, Gerenciar guardas de documentos e Gerenciar casos, você poderá restringir o escopo da função a uma unidade organizacional específica.
- Os administradores precisam receber uma licença do Vault para acessar o produto.
Consulte instruções em Atribuir funções.
Referência de privilégios
Você pode restringir alguns privilégios do Vault, como o gerenciamento de exportações, a uma unidade organizacional. Os demais privilégios são válidos para todas as unidades organizacionais.
Exemplos de privilégios
A tabela a seguir apresenta um resumo dos privilégios que podem ser combinados conforme necessário.
| O que o usuário quer fazer | O que selecionar |
|---|---|
|
Privilégios de pesquisa e exportação |
|
| Pesquisar dados, visualizar resultados e salvar consultas, mas não exportar os resultados da pesquisa | Selecione Gerenciar pesquisas. Para permitir que o usuário pesquise em qualquer caso, não só nos dele ou nos que foram compartilhados com ele, selecione também Ver todos os casos. |
| Visualizar, baixar e excluir exportações, mas não as criar | Selecione Gerenciar exportações. Para permitir que o usuário trabalhe com exportações em qualquer caso, não apenas nos dele ou nos que foram compartilhados com ele, também selecione Ver todos os casos. |
| Criar exportações e todas as outras ações de pesquisa e exportação | Selecione Gerenciar pesquisas e Gerenciar exportações. Para permitir que o usuário pesquise e exporte qualquer caso, não apenas os dele ou os que foram compartilhados com ele, selecione também Ver todos os casos. |
| Criar e remover guardas de documentos, consultar listas de guardas de documentos |
Selecione Gerenciar guarda de documentos. Para permitir que o usuário crie e remova guardas de documentos em qualquer caso, e não apenas nos próprios ou nos que foram compartilhados com ele, selecione também Ver todos os casos. |
| Acessar registros de auditoria de todos os casos, ver e arquivar relatórios | Selecione Acessar todos os registros. |
| Ver registros de auditoria e guardas de documentos dos casos que eles podem acessar, ver todos os relatórios de guardas de documentos | Selecione Gerenciar auditorias. |
| Criar, compartilhar, fechar e excluir casos | Selecione Gerenciar casos e pelo menos um dos seguintes: Gerenciar guardas de documentos, Gerenciar pesquisas, Gerenciar exportações ou Gerenciar auditorias. |
|
Privilégios de retenção |
|
| Ver, criar, editar e excluir regras de retenção | Selecione Gerenciar políticas de retenção. |
| Acessar as regras de retenção, mas não criar, editar ou excluí-las | Selecione Ver políticas de retenção. |
Resolver problemas com privilégios do Vault
O usuário não vê nenhum caso na página "Casos"
Se a função de administrador do usuário não incluir o privilégio Ver todos os casos, ele só poderá ver os casos próprios e os que foram compartilhados com ele. Se não tiver casos próprios ou compartilhados com ele, o usuário não verá casos.
Como corrigir: compartilhe os casos com o usuário. Consulte instruções em Compartilhar um caso.
O usuário não consegue abrir casos
Se a função de administrador tiver apenas o privilégio Ver todos os casos e nenhum outro, o usuário só poderá ver a lista, mas não abrir os casos.
Como corrigir: você tem duas opções:
- Atribua ao usuário outra função de administrador que inclua outro privilégio do Vault.
- Edite a função de administrador atribuída ao usuário para incluir outro privilégio do Vault.