Preguntas frecuentes sobre la licencia de Vault

Depende de cómo configures las licencias después de comprar licencias del complemento de Vault. Cuando compras las licencias por primera vez, no se asignan automáticamente. Puedes configurar Vault para que asigne licencias automáticamente o asignar licencias a usuarios o unidades organizativas específicos. Más información

Si ya tienes Vault y usas la asignación automática de licencias, todos los miembros de tu organización tienen una licencia de Vault y los usuarios nuevos obtienen una licencia cuando los agregas, siempre y cuando tengas licencias disponibles para asignar. Para obtener más información, consulta Cómo funcionan las licencias.

Antes de quitar la licencia de Vault de un usuario, habla con los usuarios de Vault o con los equipos legales y de cumplimiento de tu organización para confirmar que no hay problemas con quitar la licencia. Cuando quitas una licencia de Vault de un usuario, ocurre lo siguiente:

• Los datos de ese usuario no se pueden buscar ni exportar en Vault.
• Se quitan todas las retenciones de los datos del usuario.
• Las políticas de retención de Vault no se aplican a los datos del usuario.
• Los datos que el usuario haya borrado, pero que Vault haya conservado, se borrarán definitivamente de los sistemas de Google.

Para obtener instrucciones, consulta Cómo asignar licencias de Vault.

Todos los usuarios que tenían una licencia de Vault antes del lanzamiento de las licencias parciales del dominio aún tienen una licencia de Vault.

Para asignar licencias de Vault solo a un subconjunto de usuarios, haz lo siguiente:

1. (Opcional) Para evitar que a los usuarios nuevos se les asigne automáticamente una licencia de Vault, desactiva la asignación automática de licencias. Más información
2. Quita las licencias de Vault de los usuarios que no quieres que las tengan. Puedes realizar cambios masivos por unidad organizativa o con una hoja de cálculo. Más información

No. Un usuario que realiza tareas en la interfaz de Vault solo necesita una licencia de Google Workspace y privilegios de Vault. El usuario solo necesita una licencia de Vault si deseas que sus datos estén sujetos a políticas de retención, conservaciones o búsquedas.

Sí. Los datos de un usuario sin licencia de Vault se pueden incluir en una búsqueda si se comparten o envían a un usuario con licencia. Por ejemplo:

• Un usuario sin licencia envía un mensaje o comparte un archivo con un usuario con licencia.
• Un usuario sin licencia deja un mensaje de voz o le envía un mensaje a un usuario con licencia a través de Google Voice para Google Workspace

Te recomendamos que tú y tu administrador de Google Workspace se comuniquen con frecuencia sobre los cambios en las licencias de Vault para que sepas cuándo se quita la licencia de Vault de un usuario.

Vault indica cuándo un usuario no tiene una licencia de Vault en las siguientes condiciones:

• Búsqueda: Cuando buscas cuentas específicas y se incluye un usuario que no tiene una licencia de Vault, Vault devuelve un error y muestra la cuenta de usuario.
• Retenciones: En el caso de las retenciones establecidas en cuentas específicas, se muestra un usuario en rojo con una línea tachada si ya no tiene una licencia. Sin una licencia, el usuario ya no está en espera.

Vault solo indica los usuarios sin licencia para las búsquedas y las retenciones aplicadas a cuentas específicas. No recibirás indicaciones de usuarios sin licencia en las búsquedas, las retenciones ni las reglas de retención basadas en otros permisos, como los establecidos en unidades organizativas, todas las cuentas, unidades compartidas o espacios de Chat.

Si un usuario que necesita una licencia no la tiene, puedes pedirle a tu administrador de Google Workspace que se la asigne.