為貴機構設定 Voice 自動總機

這項功能適用於 Voice Standard 和 Premier 訂閱方案。瞭解詳情

管理員可以透過 Google Voice 設定，將來電轉接給組織內適當的人員或部門。這種自動化的總機系統 (也就是自動總機) 可以播放訊息，並讓來電者選擇所需選項。

舉例來說，您可以設定像這樣的選單：「如需支援服務，請按 1。如需諮詢銷售人員，請按 2。如需轉接專人，請按 0。」

步驟 1：建立自動總機

1. 在 Google 管理控制台中，依序前往「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Google Voice」。

   前往 Google Voice。

   須具備 Google Voice 管理員角色。

2. 按一下「自動總機」。
3. 按一下「建立」。
4. 輸入自動總機的名稱，並視需要輸入說明。
5. 按一下「Create」(建立)。

步驟 2：新增問候語

在「初始問候語」部分中，輸入您想讓來電者聽到的第一句話。

1. 在「歡迎訊息」下方，點選「新增歡迎訊息」或「新增其他歡迎訊息」，然後選擇下列任一選項：
   • 使用文字轉語音 (TTS) 功能：輸入歡迎訊息 點選「預設」選擇語言、語音類型和訊息播放速度 點選「確定」。
   • 上傳自己的音訊檔案：上傳錄音訊息、選取語言，並視需要變更訊息內容，然後點選「儲存」。
2. (選用) 如要輸入使用者無法略過的公告，請按一下「新增特殊公告」，然後選擇所需選項。 比方說，您可以新增如下的訊息：「目前來電較多。」
3. 按一下 [完成]。

步驟 3：設定來電處理方式

在「來電處理方式」部分，選擇自動總機在來電者聽到問候語後執行的動作。

建立選單選項供來電者選擇。

1. 按一下「播放選單提示」圖示 。

2. (選用) 如要介紹選單選項，請點選「新增簡介」。

   例如：「請仔細聆聽以下選單，並選擇您需要的選項。」

   • 使用文字轉語音 (TTS) 功能：輸入歡迎訊息 點選「預設」選擇語言、語音類型和訊息播放速度 點選「確定」
   • 上傳自己的音訊檔案：上傳語音訊息、選取語言，並視需要變更語音訊息內容，然後按一下 [儲存]。

3. 點選「新增『<按鍵名稱>』鍵的提示」並輸入訊息，向來電者說明選項用途。

   例如：「如需技術支援，請按 1。」

4. (選用) 如要變更提示的數字或按鍵，請按一下向下箭頭 ，然後選擇可用的按鍵。

5. 在「選取動作」部分，點選向下箭頭圖示 ，然後從下表中選擇所需選項：

   播放重要訊息後的選項	說明
   繼續播放子選單	將來電者導向其他選單。如果選取這個選項，您也必須設定子選單。
   再次播放這個選單	重播選單說明。
   播放訊息	播放您輸入的訊息。如果選取這個選項，您也必須選擇下一個要執行的動作： 再次播放這個選單：重播選單說明。 掛斷來電者的通話：在訊息播放完畢後將來電掛斷。
   轉到語音信箱	播放您輸入的訊息，然後將來電者轉到語音信箱。你最多可以輸入 10 個用來接收語音留言的電子郵件地址。
   轉接來電者	您可以根據自身需求，用偏好語言輸入要在轉接電話前向來電者播放的訊息。接著選擇將來電者轉接至擁有 Google Voice 號碼的授權使用者、來電響鈴群組、自動總機，或其他電話號碼。

6. (選用) 如要新增更多選單選項，請按一下 [新增選項]。

7. (選用) 如要變更選項順序，請找到要調整的按鍵，向上或向下拖曳旁邊的「移動」圖示 。

8. 完成後，請按一下 [完成]。

設定要為來電者轉接的號碼

1. 點選「轉接來電者」圖示 。
2. 在「可選用的公告」中，輸入轉接來電前要播放的訊息。 例如：「請稍候，我們將為您轉接銷售部門」。
3. (選用) 如要使用英文 (美國) 以外的語言，請按一下「預設 英文 (美國) - en-US」，然後從清單中選擇所需語言。
4. 在「轉接類型」部分點選向下箭頭圖示 ，選擇所需轉接類型：
   • 使用者：輸入貴機構使用者的電子郵件地址，將來電者轉接給該使用者。如果所選使用者沒有電話號碼，會出現錯誤訊息。
   • 來電響鈴群組：點選向下箭頭 ，然後選取要為來電者轉接的來電響鈴群組。群組中至少要有一名成員有電話號碼，否則系統會顯示錯誤訊息。
   • 自動總機：點選向下箭頭 ，然後選擇要為來電者轉接的自動總機。如果所選自動總機沒有電話號碼，會出現錯誤訊息。
   • 電話號碼：輸入要為來電者轉接的電話號碼。如要使用不在美國境內的電話號碼，請點選向下箭頭 ，然後從清單中選擇國家或地區。

轉到語音信箱或掛斷通話

選擇下列任一選項：

• 如要在播放問候語後掛斷通話，請點選「掛斷來電者的通話」圖示 參考後續步驟自訂營業時間。
• 如要在播放問候語後將來電者轉入語音信箱，請依序點選「轉到語音信箱」圖示 「新增語音信箱問候語」，然後輸入訊息或上傳錄音訊息。最多可輸入 10 個電子郵件地址，用於接收語音信箱訊息 (訊息格式為轉錄稿和 MP3 檔案)。

步驟 4：自訂營業時間

如果來電者是在非營業時間來電，自動總機可播放另一個問候語，並以其他方式處理來電。您也可以針對非營業日期的假日指定適用選項。

設定營業時間

1. 按一下「編輯營業時間」。
2. 在「營業時間」部分，選擇貴機構的營業時間：
   • 全天候：(預設選項) 自動總機會一律使用您設定的標準選項，不會使用非營業時間適用的選項。
   • 自訂時間：選擇貴機構的營業時間。在非營業時間撥打電話的來電者會聽到非營業時間適用的選項。
3. 設定完營業時間後，請按一下 [完成]。

設定假日非營業日期

1. 在「假日非營業日期」部分，依序點選 選擇要對來電者播放非營業時間訊息的日期。
2. (選用) 如要新增更多日期，請重複執行步驟 1。
3. 完成後，請按一下 [完成]。

設定非營業時間動作

1. 在「非營業時間動作」部分，輸入要在非營業時間或假日非營業日期對來電者播放的公告。

   例如：「我們的營業時間為台灣標準時間上午 9 點至下午 5 點，請在營業時間來電。」

2. (選用) 如要使用英文 (美國) 以外的語言，請按一下「預設 英文 (美國) - en-US」，然後從清單中選擇所需語言。

3. (選用) 如要新增其他語言的公告，請按一下「新增」圖示 。

4. 在「選取動作」部分，點選向下箭頭圖示 ，然後從下表中選擇所需選項：

   播放公告後的動作	說明
   掛斷來電者的通話	自動總機會在播放公告後將來電掛斷。
   轉到語音信箱	播放您輸入的訊息，然後將來電者轉到語音信箱。你最多可以輸入 10 個用來接收語音留言的電子郵件地址。
   轉接來電者	您可以根據自身需求，用偏好語言輸入要在轉接電話前向來電者播放的訊息。接著選擇將來電者轉接至擁有 Google Voice 號碼的授權使用者、來電響鈴群組、自動總機，或其他電話號碼。

5. 完成後，請按一下 [完成]。

步驟 5：測試自動總機

建立自動總機或修改設定後，您可以在正式使用前先預覽變更。

1. 按一下「預覽」。

   

2. 提示出現時，請按一下 [撥號]。

   系統會在瀏覽器的新分頁中開啟 Google Voice。你可以在側邊面板查看和聆聽來電範例，該面板會顯示一分鐘。

3. 選擇下列任一選項：

   • 如要測試自動總機，請點選「撥號」圖示 並選擇選項。
   • 如要變更自動總機，請返回先前的步驟並進行變更。

步驟 6：發布自動總機

測試完自動總機後即可正式發布，以新增或取代舊版自動總機。

1. 按一下底部的「發布」。
2. 如果系統顯示訊息，指出設定過程有誤或遺漏資訊，請執行下列操作：
   1. 按一下 [關閉]。
   2. 修正錯誤。
   3. 嘗試重新發布。
3. 確認後，按一下 [發布]。

步驟 7：指派電話號碼

如要將來電者轉接到自動總機，你需要為總機指派尚未分配給使用者的 Google Voice 號碼。

1. 在「電話號碼」部分點選「指派號碼」，選擇下列任一選項：
   • 如要建立號碼，請選取「指派新號碼」。
   • 如要變更某一組自動總機號碼的用途，請選取「接管號碼」。
   • 如要重新指派現有號碼，請選取「重新指派現有號碼」，然後按照「重新指派 Google Voice 號碼」一節的步驟操作。

2. 點選「國家/地區」部分的向下箭頭圖示 ，從清單選擇國家或地區。

   如果您選擇的地點並非您的 Voice 地點，系統便會顯示錯誤訊息。詳情請參閱新增 Voice 地點。

3. 在「緊急救援地址」中，輸入貴機構的地址。

   系統會顯示一組可用的 Voice 號碼。

4. (選用) 如要尋找其他號碼，請點選清單中號碼旁的「變更」，然後點選「選取」。

5. 按一下「指派」。

在您輸入資訊時，系統會自動儲存變更。

(選用) 步驟 8：將去電顯示指派為自動總機

1. 在 Google 管理控制台中，依序前往「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Google Voice」。

   前往 Google Voice。

   須具備 Google Voice 管理員角色。

2. 按一下 [設定]。
3. 依序點選「政策」「去電顯示」。
4. 點選「依名稱或號碼新增來電顯示資訊」，選取所需自動總機號碼 按一下「儲存」。

如果沒有可新增的號碼，代表沒有可用的去電顯示。建立新的自動總機，即可取得更多號碼。