הפעלה או השבתה של היסטוריית הצ'אט בארגון

אדמינים יכולים לקבוע אם לשמור את היסטוריית הצ'אט של המשתמשים בארגון. אפשר להגדיר את ברירת המחדל ולאפשר למשתמשים לשנות את הגדרת ההיסטוריה של כל שיחה.

חשוב: ההוראות הבאות רלוונטיות לצ'אטים ישירים וקבוצתיים, ולא למרחבים. איך מפעילים את ההיסטוריה במרחבים

ההגדרות של היסטוריית הצ'אטים בארגון נמצאות במסוף Google Admin. מידע נוסף על הגדרות היסטוריה של צ'אטים

כדי להפעיל או להשבית את היסטוריית הצ'אטים בארגון, אפשר לצפות בסרטון או לפעול לפי השלבים הבאים.

  1. במסוף Google Admin, נכנסים לתפריט ואז אפליקציות ואז Google Workspace ואז Google Chat.

    כדי לעשות את זה צריך הרשאות אדמין להגדרות השירות.

  2. לוחצים על היסטוריית צ'אטים.
  3. בקטע יחידות ארגוניות, בוחרים את הדומיין או את היחידה הארגונית שרוצים להחיל עליהם את ההגדרות.

  4. בוחרים באפשרות הפעלה או השבתה של ההיסטוריה.

    • אם מפעילים את ההיסטוריה , אפשר להשתמש ב-Vault כדי לקבוע את משך הזמן שבו ההודעות יישמרו. ההודעות ייעלמו אחרי שתקופת השמירה ב-Vault תסתיים (אם הגדרתם תקופה כזו).
    • אם משביתים את ההיסטוריה , ההודעות נמחקות אחרי 24 שעות. אי אפשר להקפיא, לשמור או לחפש ב-Vault הודעות בצ'אט ישיר שנשלחו כשההיסטוריה מושבתת.
    • השבתת ההיסטוריה לא מסתירה תוכן מסריקות שמטרתן לזהות מידע אישי רגיש או התנהלות פוגעת. מידע נוסף מפורט בקטע 'פרטי היסטוריית הצפייה' שבהמשך.

  5. כדי לאפשר למשתמשים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם, מסמנים את התיבה המשתמשים יכולים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם.

  6. לוחצים על שמירה.

פרטי היסטוריה

שמירת הודעות בין שינויים בהגדרות ההיסטוריה

השינויים בהיסטוריה חלים רק על הודעות חדשות. לדוגמה:

  • אם היסטוריית הצ'אט מופעלת בשיחה, רק הודעות חדשות יישמרו.
  • אם היסטוריית הצ'אט מושבתת, ההודעות הישנות שנשמרו בעבר עדיין נשמרות.

כאן אפשר לקרוא על שמירת היסטוריית הצ'אט כשההיסטוריה מופעלת או מושבתת.

הגדרות היסטוריה למשתמשים באזורים גיאוגרפיים שונים לאחסון נתונים

אם ההיסטוריה מושבתת, אנשים מאזורים גיאוגרפיים שונים לא יכולים לשוחח בצ'אט. (ההיסטוריה מופעלת בכפייה אם ההגדרה 'היסטוריה של צ'אטים' היא מופעלת וההגדרה המשתמשים יכולים לשנות את ההיסטוריה שלהם לא מסומנת). אם אתם מאפשרים למשתמשים לשנות את הגדרות ההיסטוריה שלהם, ההיסטוריה תושבת אוטומטית כשאנשים מאזורים גיאוגרפיים שונים לאחסון נתונים יתכתבו בצ'אט.

ביקורת על הודעות אם ההיסטוריה מושבתת

כשההיסטוריה מושבתת, פרטי האירוע בשיחה מתועדים ביומן כדי שהאדמינים יוכלו לראות שהשיחה התקיימה. האדמינים עדיין יכולים לראות את תוכן ההודעה. כשההודעות משויכות לאירועים של מניעת אובדן נתונים (DLP), יומן האירועים של ה-DLP מפנה להודעה, והאדמינים יכולים לראות את ההודעה עד שהיא נמחקת אחרי 24 שעות. אחרי כן, יומן האירועים נשאר, עם תיעוד של מחיקת ההודעה.

כשההיסטוריה מושבתת, יכול להיות שהודעה עם משתתפים חיצוניים תישמר יותר מ-24 שעות אם משתמש יסמן אותה כשימוש לרעה או אם ידווחו עליה ל-Google בגלל ספאם, פישינג או תוכנות זדוניות.