Sau khi đăng ký Google Workspace, bạn và nhóm của mình có thể dùng Google Drive làm nơi duy nhất để lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp. Sau đây là cách bắt đầu.
Bước 1. Tìm hiểu những điều cơ bản về Google Drive
Google Drive là nơi tổ chức của bạn có thể di chuyển và lưu giữ tất cả tệp. Theo mặc định, bất kỳ người dùng nào trong tổ chức của bạn có giấy phép bao gồm Drive đều có thể sử dụng Drive. Bạn không cần tạo thư mục hoặc ổ đĩa cho các tệp này.
- Tìm hiểu cách hoạt động của bộ nhớ, nội dung tải lên và tính bảo mật của tệp:
- Di chuyển hàng loạt tệp từ các công cụ cộng tác hoặc chia sẻ tệp khác. Tìm hiểu cách: Giới thiệu về Google Workspace Migrate.
Bước 2. Kiểm soát việc chia sẻ nội dung với những người bên ngoài tổ chức của bạn (chia sẻ bên ngoài)
Bạn có thể kiểm soát mức độ mà người dùng có thể chia sẻ nội dung với người bên ngoài. Có thể chỉ một số người dùng mới có thể chia sẻ ra bên ngoài hoặc chỉ chia sẻ với một số tổ chức khác (miền đáng tin cậy).
Tìm hiểu cách: Quản lý tính năng chia sẻ ra bên ngoài cho tổ chức của bạn
Bước 3. Thiết lập bộ nhớ dùng chung để cộng tác hiệu quả hơn
Bộ nhớ dùng chung giống như các thư mục đặc biệt trong Drive, nơi các nhóm có thể dễ dàng cộng tác trên một nhóm tệp và thư mục, hoặc người dùng có thể truy cập vào một kho thông tin. Các tệp trong bộ nhớ dùng chung thuộc sở hữu của tổ chức chứ không phải của cá nhân, giúp bạn tránh vô tình xoá tệp khi người dùng rời khỏi tổ chức.
Theo mặc định, tất cả người dùng đều có thể tạo và quản lý bộ nhớ dùng chung cho nhóm dự án của họ. Đối với các dự án hoặc nhóm nhạy cảm, bạn có thể muốn kiểm soát chặt chẽ hơn đối với thành viên và nội dung của bộ nhớ dùng chung. Hoặc bạn có thể không muốn cho phép mọi người tạo bộ nhớ dùng chung. Ví dụ: nếu là một tổ chức giáo dục, bạn có thể cho phép giáo viên tạo bộ nhớ dùng chung nhưng không cho phép học viên.
Tìm hiểu cách: Thiết lập bộ nhớ dùng chung cho tổ chức
Bước 4. Thiết lập quyền truy cập vào Drive trên máy tính cho người dùng
Khi dùng Google Drive cho máy tính, người dùng có thể đồng bộ hoá nội dung giữa đám mây và thiết bị của họ để:
- Bắt đầu sử dụng Drive bằng cách đồng bộ hoá các tệp hiện có trên thiết bị lên đám mây.
- Mở các tệp được lưu trữ trong Google Drive (kể cả các tệp trong bộ nhớ dùng chung) trên máy tính bằng phần mềm mà họ thường dùng.
- Xem và sắp xếp các tệp trên Drive bằng hệ thống tệp của máy tính mà không cần dùng nhiều dung lượng ổ đĩa cục bộ.
- Lưu tệp và thư mục cụ thể để sử dụng khi không có mạng.
Tìm hiểu cách: Bật ứng dụng Google Drive cho máy tính
Bước 5. Đào tạo người dùng
Để đảm bảo người dùng khai thác tối đa Drive, sử dụng Drive một cách an toàn và cộng tác hiệu quả, hãy chia sẻ các tài nguyên sau với họ.
Bắt đầu tại Trung tâm kiến thức dành cho người dùng doanh nghiệp
- Trung tâm kiến thức về Drive dành cho người dùng doanh nghiệp – Để được trợ giúp về cách chuyển sang Drive, làm việc trong bộ nhớ dùng chung, sử dụng Drive cho máy tính và nhiều nội dung khác
- Trung tâm kiến thức về cộng tác và tài liệu – Để được trợ giúp về Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Trang trình bày và nhiều nội dung khác
Yêu cầu trợ giúp khi sử dụng Drive và Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu
- Thông tin trợ giúp về Drive cho người dùng
- Thông tin trợ giúp về Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu dành cho người dùng
Bước 6. (Không bắt buộc) Chế độ cài đặt nâng cao và chế độ cài đặt dành cho doanh nghiệp
Nếu tổ chức của bạn có các yêu cầu nâng cao về bảo mật dữ liệu hoặc quyền truy cập vào Drive, bạn có thể tuỳ chỉnh Drive để đáp ứng nhu cầu của mình.
Kiểm soát quyền truy cập và bộ nhớ
Cho phép truy cập vào Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày trên thiết bị di động
Nếu tổ chức của bạn sử dụng một giải pháp Quản lý thiết bị di động (MDM) của bên thứ ba, hãy cập nhật danh sách cho phép ứng dụng bằng các ứng dụng Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Hãy liên hệ với nhà cung cấp MDM của bạn để tìm hiểu cách thực hiện. Lưu ý: Giải pháp quản lý thiết bị đầu cuối của Google đã cho phép truy cập vào nhiều ứng dụng Google Workspace.
Nếu bạn không cho phép các ứng dụng cho tổ chức của mình, thì người dùng vẫn có thể tải tệp lên và xuống bằng Google Drive. Tuy nhiên, họ không thể chỉnh sửa tài liệu, bảng tính hoặc trang trình bày trên thiết bị di động.
Đặt hạn mức bộ nhớ cho người dùng và bộ nhớ dùng chung
Tổ chức của bạn sẽ có bộ nhớ dựa trên phiên bản Google Workspace và số lượng người dùng. Nếu tổ chức của bạn có bộ nhớ gộp, bạn có thể muốn đặt hạn mức bộ nhớ cho mỗi người dùng và bộ nhớ dùng chung để một số người dùng không sử dụng quá mức bộ nhớ được phân bổ cho họ.
Tìm hiểu cách: Đặt hạn mức bộ nhớ
Hạn chế quyền truy cập khi không có mạng
Bạn có thể kiểm soát việc người dùng có thể hay không thể truy cập vào Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày khi máy tính của họ không kết nối Internet.
Theo mặc định, quyền truy cập ngoại tuyến được cho phép và người dùng có thể bật hoặc tắt quyền này cho tài khoản của riêng họ nếu cần. Bạn có thể tắt chế độ này đối với những người dùng làm việc trên các tệp nhạy cảm hoặc bí mật.
Tìm hiểu cách: Thiết lập quyền truy cập ngoại tuyến vào Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu
Quản lý những người trong tổ chức của bạn sử dụng Drive và Bộ công cụ chỉnh sửa tài liệu của Google
Hầu hết các phiên bản Google Workspace đều có Drive và các dịch vụ cộng tác như Google Tài liệu, Google Trang tính, v.v. Tuy nhiên, một số tổ chức có thể muốn kiểm soát những người có thể tạo tệp, tải tệp lên hoặc sử dụng Drive.
Tìm hiểu cách: Bật hoặc tắt tính năng tạo tài liệu
Kiểm soát quyền chia sẻ
Thiết lập quy tắc tin cậy để kiểm soát chặt chẽ hơn việc chia sẻ
Nếu tổ chức của bạn cần thêm các lựa chọn để hạn chế việc chia sẻ nội bộ và bên ngoài, bạn có thể thiết lập quy tắc tin cậy. Quy tắc tin cậy giúp bạn kiểm soát việc chia sẻ tệp giữa các đơn vị tổ chức, nhóm, người dùng cá nhân và miền.
Tìm hiểu cách: Tạo và quản lý quy tắc tin cậy đối với việc chia sẻ trên Drive
Đặt các lựa chọn truy cập chung để chia sẻ tệp với đối tượng mục tiêu
Bạn có thể giúp người dùng chia sẻ nội dung với các nhóm thích hợp (chẳng hạn như bộ phận hoặc phòng ban của họ trong tổ chức) bằng cách tạo đối tượng mục tiêu. Đối tượng mục tiêu giúp ngăn chặn tình trạng chia sẻ quá mức cho toàn bộ tổ chức.
Tìm hiểu cách: Đặt các lựa chọn truy cập chung để chia sẻ tệp trong Drive
Hạn chế quyền truy cập mà người dùng có thể cấp cho tệp
Khi người dùng gửi email hoặc lời mời theo lịch có tệp đính kèm, họ sẽ được nhắc cấp quyền truy cập cho người nhận nếu người nhận chưa có quyền truy cập. Bạn có thể giới hạn quyền truy cập mà người gửi có thể cấp để ngăn chặn tình trạng chia sẻ quá mức hoặc rò rỉ dữ liệu.
Tìm hiểu cách: Hạn chế quyền truy cập mà người dùng có thể cấp cho tệp
Thiết lập các tính năng nâng cao của Drive
Thiết lập nhãn phân loại
Bạn có thể giúp người dùng phân loại hoặc gắn nhãn cho tệp để theo dõi các loại tệp và quy trình phê duyệt, áp dụng chính sách và cải thiện khả năng tìm kiếm bằng cách thiết lập nhãn phân loại cho Drive. Các nhãn này thêm siêu dữ liệu vào tệp, chẳng hạn như mức độ nhạy cảm của tệp, trạng thái tài liệu hoặc ngày đến hạn.
Tìm hiểu cách: Bắt đầu với vai trò quản trị viên nhãn phân loại
Cho phép sử dụng mẫu tuỳ chỉnh trên Drive
Thương hiệu của tổ chức là rất quan trọng và một cách để quảng bá thương hiệu là thiết lập các mẫu tuỳ chỉnh cho Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Biểu mẫu và Sites. Bạn có thể cho phép mọi người trong tổ chức hoặc chỉ một số người dùng tạo mẫu tuỳ chỉnh.
Tìm hiểu cách: Cho phép sử dụng mẫu tuỳ chỉnh cho tổ chức của bạn
Thêm một lớp mã hoá khác cho tệp
Nếu tổ chức của bạn xử lý tài sản trí tuệ nhạy cảm hoặc hoạt động trong một ngành có quy định chặt chẽ, bạn có thể cho phép người dùng tạo tài liệu và các tệp khác được mã hoá phía máy khách mà máy chủ của Google không thể giải mã.
Tìm hiểu cách thực hiện: Giới thiệu về tính năng mã hoá phía máy khách